Textvorlagen
Über den Einstellungsbereich „Textvorlagen“ erstellen Sie Textvorlagen für Ihre E-Mails und ordnen diese verschiedenen Kategorien und Kampagnen zu.
Klicken Sie im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ auf den Untermenüpunkt „Nachrichten“ und wählen Sie „Textvorlagen“ aus, um neue Textvorlagen zu erstellen oder vorhandene zu bearbeiten.
Übersichtsmaske Textvorlagen
In der Übersichtsmaske Textvorlagen sind folgende Aktivitäten möglich:
- neue Textvorlagen anlegen [Abb. 2/1]
- bereits angelegte Textvorlagen bearbeiten [Abb. 2/2]
- Textvorlagen filtern [Abb. 2/3]
- Textvorlagen einer anderen Kategorie zuordnen [Abb. 2/4]
- Textvorlagen löschen [Abb. 2/5]
Neue Textvorlagen anlegen
Klicken Sie in der Übersichtsmaske „Textvorlagen“ auf „Anlegen“ und es öffnet sich die entsprechende Anlagemaske mit verschiedenen Feldern für Ihre Eingaben.
- Feld „Kategorie“
Wählen Sie über das Drop-Down-Menü die gewünschte Textvorlagen-Kategorie aus. (siehe Handbucheintrag „Textvorlagen Kategorien“) - Feld „interner Name“
Vergeben Sie in diesem Feld eine für die Textvorlage unternehmensintern verwendete Bezeichnung. - Feld „Benutzer“
Kategorisieren Sie die Textvorlage über das Drop-Down-Menü als „Allgemeine Vorlage“ oder ordnen Sie sie einem der Systemusern zu, sodass nur diese sie verwenden kann. - Feld „Betreff“
Geben Sie in dieses Feld den Betreff der Textvorlage ein, der später auch für den Adressaten ersichtlich ist. - Feld „Text“
Sie können Textvorlagen mit oder ohne Formatierung erstellen. Soll die neu angelegte Textvorlage HTML-Formatierungen enthalten, klicken Sie bitte das Feld „HTML-Vorlage“ an. Darauf öffnet sich ein Textfeld mit verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten sowie das Feld „Media“.
- Textvorlage mit formatiertem Inhalt
Ist ein formatierter Inhalt gewünscht, können Sie den eingegebenen Text direkt im Eingabefeld formatieren. Alternativ fügen Sie den in einem anderen Dokument erstellten Text in das Bearbeitungsfeld ein. Verwenden Sie zum Einfügen immer die Funktion „Aus MS-Word einfügen“. Über diese Filterfunktion wird eine Quellcode-Bereinigung durchgeführt, welche wichtig für die spätere, korrekte Darstellung beim Empfänger ist. Es wird sehr empfohlen, diese Filterfunktion bei jeder Textübertragung aus externen Quellen zu verwenden, egal, ob aus Word oder anderen.
- Feld „Media“
Bei der Erstellung von formatierten Texten öffnet sich oben rechts das Feld „Media“. Laden Sie die für die Ausgestaltung Ihrer Vorlage erforderlichen Bilddateien direkt über das „Media-Hosting“ hoch. Details zum Thema Media-Hosting finden Sie im entsprechenden. Handbucheintrag.
- Checkbox „Strenger Modus“
Über die Aktivierung der Checkbox „Strenger Modus“ verhindern Sie, dass das System unsichtbare und unerwünschte Formatierungen übernimmt. Die detaillierte Erklärung zu diesem Thema lesen Sie direkt unterhalb der aktivierten Checkbox in der Anlagemaske.
Zum Sichern der Daten und Verlassen der Anlagemaske, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“. Wenn die Eingaben nur gesichert werden sollen und Sie möchten in der Anlagemaske weiter verweilen, „aktualisieren“ Sie die Maske. Sofern die Angaben verworfen werden sollen, wird der Button „Abbrechen“ betätigt.
Nachdem Sie die Textvorlage gespeichert haben, öffnet sich die neu erstellte Vorlage im Ansichtsmodus.
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Vorlage zu bearbeiten. (Nummerierung hier sehr wichtig, gibt zwei Stifte im Bild)
- Laden Sie Dateien hoch, die der Textvorlage als Anhang hinzugefügt werden sollen.
- Ordnen Sie die Textvorlage gewünschten Vertriebskampagnen zu. (siehe Handbucheintrag „Kampagnen“)
- Mit einem Klick auf das Plus-Zeichen neben „Objekt-Verknüpfung“ verknüpfen Sie die Textvorlage mit einem bestimmten Objekt. (siehe Handbucheintrag „Objekte“)
- Mit einem Klick auf „Zurück zur Übersicht“ gelangen Sie in die Übersichtsmaske „Textvorlagen“.
Auflistung der Textvorlagen filtern
In der Übersichtsmaske „Textvorlagen“ sehen Sie alle bisher angelegten Vorlagen als Liste dargestellt. Die Filterfunktion unterstützt Sie vor allem bei langen Listen, die benötigten Textvorlagen schnell zu finden. Filtern Sie die Textvorlagen über verschiedene Texteingabefelder oder Drop-Down-Menüs.
Filtern über die Texteingabe
Filtern Sie die Vorlagen entsprechend dieser Eingabefelder:
- „interner Name“
- „Betreff“
- „Text“
- „Rich-Text“
Bestätigen Sie die Eingabe mit dem grünen Haken. Über das rote Kreuz entfernen Sie die eingegebenen Filterkriterien und sehen wieder die Gesamtliste.
Filtern über Drop-Down-Menüs
Eine weitere Filtermöglichkeit ist das Filtern der Textvorlagen nach „Kategorie“ und/oder „Benutzer“. Wählen Sie dafür die über die Drop-Down-Menüs „Kategorie“ und „Benutzer“ angezeigten Kriterien aus. Nach der Auswahl erhalten Sie automatisch jene Textvorlagen aufgelistet, die den ausgewählten Kriterien entsprechen.
Textvorlagen bearbeiten
Um eine Textvorlage zu bearbeiten, klicken Sie im Einstellungsbereich in der Spalte „interner Name“ auf den entsprechenden Datensatz. Dieser öffnet sich nun im Ansichtsmodus, der verschiedene Möglichkeiten für Änderungen an der Textvorlage bietet:
- Inhalte der Textvorlage bearbeiten [Abb. 10/1]
- Für die Vorlage erforderliche Dateien hochladen [Abb. 10/2]
- Textvorlage allen oder ausgewählten Kampagnen zuordnen [Abb. 10/3]
- Vorlage mit einem bestimmten Objekt verknüpfen [Abb. 10/4]
Details zu den Themen „Kampagnen“ und „Objekte“ finden Sie in den entsprechenden Handbucheinträgen.
Um die Inhalte der ausgewählten Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol.
Nun können Sie die Textvorlage entsprechend Ihren Anforderungen anpassen. Im Bearbeitungsmodus sind alle Eingabefelder freigegeben, sodass Sie die gewünschten Änderungen ohne Einschränkungen umsetzen können.
Zum Sichern der Daten und Verlassen der Bearbeitungsmaske, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“. Wenn die Eingaben nur gesichert werden sollen und Sie möchten in der Bearbeitungsmaske verweilen, aktualisieren Sie diese. Den Button „Abbrechen“ betätigen Sie, sofern die Angaben verworfen werden sollen. Zum Löschen der Textvorlage, auf die entsprechende Schaltfläche klicken.
Textvorlagen duplizieren
Klicken Sie in der Übersichtsmaske in der Spalte „interner Name“ auf den Datensatz, den Sie duplizieren möchten und es öffnet sich der Ansichtsmodus der Textvorlage. Über „Duplizieren“ kopieren Sie die Vorlage.
Die duplizierte Vorlage wird geöffnet, allerdings wird der Inhalt noch nicht angezeigt. Sie erhalten eine Systemmeldung, die Sie darüber informiert, dass die Textvorlage dupliziert wurde und nun bearbeitet werden kann. Bestätigen Sie diese Meldung mit einem Klick auf „Ok“ und die Inhalte der duplizierten Textvorlage sind sichtbar und für die Bearbeitung freigegeben.
Textvorlagen Kategorien zuordnen
Über das Drop-Down-Menü „Aktion wählen“ ordnen Sie ausgewählte Textvorlagen einer neuen Textvorlagen-Kategorie dazu. Haken Sie dafür die Checkbox neben einem oder mehreren Datensätzen an, die in eine neue Kategorie verschoben werden sollen. Wenn Sie die Checkbox links außen in der Spaltenbenennungszeile aktivieren, werden alle Datensätze ausgewählt. Im Anschluss daran wählen Sie über das Drop-Down-Menü am Ende der Auflistung die gewünschte Aktion aus.
Textvorlagen löschen
Sie können eine oder mehrere Textvorlagen gleichzeitig löschen. Markieren Sie die Vorlagen, die Sie nicht mehr benötigen über die Checkbox und wählen Sie anschließend über das Drop-Down-Menü „Aktion auswählen“ die Aktion „Löschen“ aus. Sobald Sie die Zwischenabfrage bestätigt haben, ist die Textvorlage endgültig gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.