Such-Varianten
Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden Sie nach einem Klick auf den Untermenüpunkt „Matching-System“ den Bereich für die Bearbeitung der „Such-Varianten“ des „Matching-Systems“. Sie öffnen diesen durch einen Klick auf das gleichnamige Icon.
Fiktives Ausgangsszenario für die folgenden Beschreibungen
Die Einsatzszenarien für das ameax Matching-System sind extrem vielfältig. Im Folgenden erläutern wir das Prinzip am Beispiel des Unternehmensverkaufs. Hier tritt ein Makler auf, der zum Verkauf stehende IT-Unternehmen größeren IT-Systemhäusern zum Kauf anbietet.
Ein gut gefüllter Datenbestand an Interessenten, also Kunden des Vermittlers, wird hier als Kreis der Suchenden vorausgesetzt. Die zum Verkauf stehenden Unternehmen werden als sog. Objekte im Pool geführt.
Es gilt also, Elemente aus dem Kreis der Suchenden mit Elementen aus dem Pool zu einem Match zusammenbringen zu lassen.
Suchvarianten anlegen
Im Einstellungspunkt „Such-Varianten anlegen“ können Sie spezielle Suchfilter für den Einsatz im ameax Matching-System anlegen und definieren. Diese angelegte „Such-Variante“ kann anschließend z. B. direkt im Kundendatensatz (beim Suchenden) aufgerufen und ausgeführt werden. Auch die Anlage mehrerer Such-Varianten ist möglich, um für verschiedene Anfragen immer passend vorbereitet zu sein.
Die Ausarbeitung der Such-Variante im Detail
Beim Klick auf „Anlegen“ öffnet sich die Einstellungsmaske der Such-Variante. Tragen Sie dort zuerst eine frei wählbare Bezeichnung ein und bestimmen Sie, welcher Nutzer speziell für diese Variante die Fehler-Reports erhalten und über die Treffer informiert werden soll [Abb. 3/1].
Des Weiteren bestimmen Sie hier, für wen die Suche ist (Quelle/Suchender). Das Drop-Down-Menü bietet Ihnen dafür mehrere Auswahlmöglichkeiten. Zudem müssen Sie den Suchenden benennen, wie im Beispiel mit „Kunde“ und im Plural mit „Kunden“. [Abb. 3/2].
Als nächstes bestimmen Sie, wo gesucht wird (Ziel/Pool). Hier finden Sie dieselben Einstellungsmöglichkeiten, wie beim Suchenden [Abb. 3/3]. Wie Sie sehen, definieren Sie als Grundlage der Such-Variante immer zuerst die Richtung des Matching-Prozesses.
Zuletzt legen Sie fest, wie lange Ihnen ein Treffer/Match als „neu“ angezeigt werden soll [Abb. 3/4].
Neben den beschriebenen Hauptpunkten 1-4 finden Sie dazwischen noch weitere Checkboxen für Zusatzoptionen:
- Entwurf:
Aktivieren Sie diese Checkbox, speichern Sie die Such-Variante ab und geben diese aber noch nicht zur Verwendung frei. - Automatisches Aufräumen:
Diese Funktion entfernt automatisch als neu deklarierte Treffer, die allerdings beim aktuellen Suchlauf nicht mehr als Match gefunden wurden. - Alle Treffer in nur einer Liste zusammen anzeigen
Diese Auswahlmöglichkeit bewirkt, dass Ihre Treffer kombiniert in einer Liste innerhalb des Kundendatensatzes, beziehungsweise des Objekts angezeigt werden, egal ob der Datensatz den Suchenden oder den Pool darstellt. - Standard-Filter in Liste:
Hier können Sie eine Vorauswahl für den Filter treffen, welche Matches Ihnen in Ihrer Liste angezeigt werden. Dabei kann über das Drop-down-Menü bestimmt werden, dass nur Matches mit „Nicht finalem Status“ beziehungsweise „Finalem Status“ angezeigt werden sollen. Es ist auch möglich den finalen Status einzugrenzen und nur „Gewonnene“ oder „Verlorene“ Matches listen zu lassen. Der Filter kann in der Anzeigemaske natürlich wieder abgeändert werden, um nach einer anderen Kategorie von Treffern zu filtern.
Um die Such-Variante einsatzfähig zu machen, müssen Filter und Regeln definiert werden. Klicken Sie dazu auf den gleichnamigen Button in der Untermenüleiste der Übersichtsmaske der angelegten Such-Variante.
Darauf öffnet sich im unteren Teil der Seite die Einstellungsmaske „Filtern und Regeln“. Hier können Sie sehr genau definieren, wie Ihre Suche ablaufen soll. Sie haben dafür drei verschiedene Buttons, um eine Regel innerhalb des Filters zu ergänzen:
- „Regel hinzufügen“
Klicken Sie hierauf, um schon bestehende UND- bzw. ODER-Gruppe um eine weitere Regel zu ergänzen. Diese fungiert als Suchkriterium [Abb. 5/1].
- „UND-Gruppe hinzufügen“
Eine UND-Gruppe beschreibt eine „Gruppe“ von einer oder mehreren Regeln, die alle gleichzeitig auf ein Objekt oder Kunden zutreffen müssen, um einen Treffer zu liefern [Abb. 5/2].
- „ODER-Gruppe hinzufügen“
Eine ODER-Gruppe beschreibt eine „Gruppe“ von einer oder mehreren Regeln, von denen nur mindestens eine auf ein Objekt oder einen Kunden zutreffen muss, um einen Treffer zu liefern [Abb. 5/3].
Klicken Sie auf „Regel hinzufügen“, öffnet sich ein Drop-Down-Menü mit verschiedenen, vorgefertigten Regeln, die Sie wiederum per Klick einfügen könnnen. Je nach Anzahl der im System eingerichteten Zusatz-/Objektfelder können mehr oder weniger Wahlmöglichkeiten erscheinen. Fügen Sie zuerst eine Gruppe eine, müssen Sie diese anschließend mit Regeln befüllen.
Im gezeigten Beispiel aus [Abb. 7] wurde als Regel die Option „Plz-Postleitzahl ist nicht leer“ ausgewählt. Darauf erscheint ein weiteres Drop-Down-Menü, in dem Sie die Filterung nach der Postleitzahl genau eingrenzen können.
Geben Sie anschließend in der Zeile „Suchtext“ den Text ein, der als Grundlage des Filters verwendet werden soll.
Nach erfolgreicher Anlage einer oder mehrerer Regel/n, werden diese in der Einstellungsmaske angezeigt [Abb. 8]. Über die Drop-Down-Menüs könnten Sie die Filter noch anpassen.
In der der Übersichtsmaske der Such-Variante werden Ihre Filter und Regeln auf der rechten Seite dargestellt. Im Beispiel aus [Abb. 9] wird klar verdeutlicht, dass eine „UND-Gruppe“ ausgewählt wurde, da über den Regeln der Hinweis „Alle Regeln müssen zutreffen“ vermerkt ist.
Um sich bei der Aktivierung des Matching-Prozesses in einem Kundendatensatz Arbeit zu ersparen, klicken Sie auf den Button „Vorlage für Anlage“. Hier können Sie Inhalte für die Zeilen der Suchparameterangaben festlegen, die dann zum Start der Suche im Kundendatensatz automatisch eingesetzt werden.
In dieser Einstellungsmaske finden Sie wieder dieselben Auswahlmöglichkeiten, wie bei „Filter und Regeln“. Im gezeigten Beispiel wurde „Regel hinzufügen“ ausgewählt. Es erscheint ein Drop-Down-Menü, über welches Sie wiederum Ihre gewünschten Suchkriterien spezifizieren können.
Im Beispiel wird als Filterkriterium der Umsatz festgelegt. Dieser soll größer als oder gleich einem bestimmter/n Wert sein.
Haben Sie diesen Filter ausgewählt, erscheint ein Texteingabefeld in dem Sie die festlegen können, über welchem Wert der Umsatz liegen soll, damit ein Datensatz als Treffer angezeigt wird. In diesem Fall würden Objekte mit einem Umsatz von 500.000 Euro oder mehr vorgeschlagen werden.
Nach Abschluss der Eingaben in den Bereichen „Filter und Regeln“ sowie „Vorlage für Anlage“ werden Ihnen in der Übersichtsmaske der Such-Variante alle diesbezüglichen Informationen nochmals vor Augen geführt.
Um Ihren Treffer einen Status zuzuordnen, können Sie im unteren Teil der Einstellungsmaske verschiedene Status-Angaben deklarieren. Diese werden bei genierten Matches angezeigt, um deutlich zu machen, in welchem Status sich die Arbeit mit dem Matching-Treffer befindet (z. B „Angeboten“, „Abgelehnt“, „Verkauft“, etc.). Um einen Status anzulegen, klicken Sie auf gleichnamige Schaltfläche.
Sie gelangen in die Einstellungsmaske des Status. Hier können Sie einen Namen und eine Farbe einrichten. Über das Drop-Down-Menü können Sie festlegen, ob dieser Status ein finaler Status ist und wie dieser anzusehen ist. Als Auswahlmöglichkeit gibt es hier „Gewonnen“ oder „Verloren“. Wird der Status als final deklariert, ist dies das Ende des Matching-Prozesses. Im Kunden- bzw. Objektdatensatz können Sie nach den Status-Angaben filtern.
Eine fertige Auflistung verschiedener Status-Angaben könnte wie im Beispiel aus [Abb. 24] aussehen. Die Suche-Variante ist nun fertig zur Verwendung im Kunden- oder Objektdatensatz.
Optionalen Vorfilter erstellen und einsetzen
Bei Bedarf kann bei der Anlage der „Filter und Regeln“ oder auch im Bereich „Vorlage für Anlage“ ein zuvor definierter, sog. „Vorfilter“ eingesetzt werden. Dieser grenzt Ihren Pool von Anfang schon etwas ein, sodass Matches nicht aus dem gesamten Kreis der verfügbaren Elemente generiert werden. Ein Vorfilter ist nichts anderes als ein „Suchschema“, weswegen man diesen auch dementsprechend anlegt.
Öffnen Sie dazu Ihren Pool an Objekten und suchen Sie nach Objekten, die bestimmte Kriterien erfüllen, welche sie als mögliche Treffer für die gerade zu erstellende Such-Variante überhaupt erst qualifizieren. In diesem Beispiel wurde nach Objekten mit mehr als 500.000 Euro Umsatz gesucht.
Klicken Sie auf der rechten oberen Seite auf das Drei-Punkte-Menü und anschließend auf die Auswahlmöglichkeit „Aktuelle Suchfilter als neues Suchschema speichern“.
Hierauf gelangen Sie in die Einstellungsmaske, in der Sie die Spezifikationen des Suchschemas, wie Benennung oder Farbmarkierung festlegen können.
Das so angelegte Suchschema wird Ihnen wird Ihnen sowohl bei der Anlage der „Filter und Regeln“, als auch im Bereich „Vorlage für Anlage“ während der Erstellung einer Suchvariante angeboten. Sie können den Vorfilter über das Drop-Down-Menü im oberen Bereich auswählen und anwenden.
Sollte sich Ihr Pool nicht aus Objekten, sondern aus Kundendatensätzen zusammenstellen, wird das Suchschema für den Vorfilter nicht in der Objekt-Übersicht, sondern in der Kundensuchmaske angelegt. Eine detaillierte Anleitung hierzu finden unter „Suchen/Suchergebnis“.
Exkurs: Umkreissuche im Matching-System im Detail
Als Kriterium für ein passendes Match können Sie auch Ihren Standort mit definiertem Umkreis verwenden. Die Voraussetzung, dass Sie die Umkreissuche anwenden können, ist allerdings die Konstellation Suchender = Objekt und Pool = Kundendatenbank. Ein Beispiel dafür wäre, dass ein Makler für seinen Bestand an großen Gebrauchtmaschinen potentielle Kunden sucht, diese allerdings, aufgrund der sonst steigenden Transportkosten, nicht weiter als 50 Kilometer von deren Standort entfernt sein dürfen.
Um die Umkreissuche zu verwenden, legen Sie eine neue Regel bei „Filter und Regeln“ oder bei „Vorlage für Anlage“ an. Je nachdem, was Sie wählen, ist der Filter nach einem bestimmten Radius für die Suche schon unveränderbar vordefiniert oder gewisse Kriterien können bei Anlage im Objektdatensatz nochmal abgeändert werden (Ausgangspunkt, Umkreis in Kilometern).
Im gezeigten Beispiel wird die Umkreissuche als Filter für die Suche angelegt und kann bei Anlage im Objektdatensatz nicht mehr verändert werden. Zur Anwendung der Umkreissuche wählen Sie als Regel im Drop-down-Menü „Geo-Koordinaten“ aus.
Sie gelangen daraufhin in die Einstellungen der Regel. Hier können Sie vorab über das Drop-down-Menü bei „Filter“ auswählen, ob die Koordinaten nach Eingabe von „Latitude“ (Längenkoordinaten) und „Longitude“ (Breitenkoordinaten) oder über eine Postleitzahl erfolgen soll.
Wählen Sie die für Ihre Zwecke am besten geeignete Eingabemöglichkeit aus. Als Ausgangspunkt wird immer die Mitte des Gebiets gewählt. Dies kann in verschiedenen Fällen zu ungenau sein. In den darunterliegenden Eingabezeilen können Sie den Radius in Kilometern, die Postleitzahl sowie das Land deklarieren.
Die Umkreissuche wird Ihnen in der Bearbeitungsmaske der Such-Variante anschließend schon in einer Landkarte dargestellt [Abb. 26]. Ihr Ausgangspunkt wird durch einen Marker gekennzeichnet und der Umkreis mit einem Kreis in derselben Farbe des Markers [Abb. 26/1]. Unter der Karte können Sie Ihre Einstellungen zum Filter nochmal ansehen und überprüfen [Abb. 26/2]. Auch im Objektdatensatz selbst erhalten Sie nach Anlage der vordefinierten Suche die Umkreise in einer Karte veransschaulicht.
Sie haben auch die Möglichkeit, mehrere Ausgangspunkte für die Umkreissuche zu setzten. In der Landkarte werden diese getrennt voneinander dargestellt und auch farblich abgegrenzt [Abb. 27/1]. Um den jeweiligen Regeln einen bestimmten Umkreis zuordnen zu können, erhalten diese verschiedene Nummern, die in der Regel-Übersicht mit der zugehörigen Farbgebung dargestellt werden [Abb. 27/2].
Sollte es für Ihre Matches relevant sein, kann mit dem Matching-System auch eine Suche in einem bestimmten Bundesland, einer Region, einem Regierungsbezirk oder Landkreis gesucht werden.
Wählen Sie dafür im Drop-down-Menü eine der markierten Möglichkeiten aus. Je nachdem, ob Sie aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz kommen, bitte entsprechendes anklicken.
Im nächsten Schritt können Sie auswählen, ob Sie Ihre Suche nach Bundesland, Region, Regierungsbezirk oder nach einer bestimmten Stadt aus einem bestimmten Regierungsbezirk eingrenzen wollen.
Für die Such-Variante im Beispiel wurde sich für die Suche nach Treffern in einem bestimmten Landkreis und dessen Stadt entschieden, in diesem Fall Regensburg. Sie bekommen für den jeweiligen Regierungsbezirk, den Sie auswählen, die darin liegenden Städte und Landkreise angezeigt und können dann mittels des Drop-down-Menüs „Ja“ auswählen, um die Gebiete in Ihre Suche mit einzubeziehen.
In der Landkarte wird die Suche nach einem Landkreis mit mehreren Markern durchgeführt und dargestellt [Abb. 31/1]. Unter der Karte finden Sie die Regeln und die dazugehörige Farbe, um diese den Pins in der Karte zuzuordnen [Abb. 31/2].
Verkaufschancen im Matching-System
Bei der Anlage einer Suchvariante haben Sie die Möglichkeit als „Quelle“ oder „Ziel“ des Matching-Prozesses eine Verkaufschance zu verwenden. Dabei können Sie für eine Verkaufschance die Suche ausführen oder diese als Treffer anzeigen lassen. Das Bestücken der Suchvariante mit „Filter und Regeln“ und mit einer „Vorlage bei Anlage“ ist bereits oben genau erklärt.
Zur Veranschaulichung wird im Folgenden die Verkaufschance als Quelle verwendet und für diese ein Objekt (Lieferant) aus dem Datenbestand gesucht.
Um die Suche in einer Verkaufschance durchführen zu lassen, öffnen Sie diese. Auf der rechten Seite finden Sie den Bereich „Suchprofil“. Klicken Sie hier auf „Anlegen“, um eine Suchprofil zu erstellen. Der Button sowie der Bereich ist wie Ihre Suchvariante benannt.
Nach Klick auf die Schaltfläche „Anlegen“, erscheint die Maske zum Bearbeiten der Regeln, die Sie bei „Vorlage für Anlage“ hinterlegt haben. Bestimmen Sie hier die benötigten Regeln, fügen weitere hinzu oder löschen diese raus.
Das Suchprofil ist nun angelegt und wird Ihnen mit der Status-Angabe und dem Regelwerk im gleichnamigen Bereich angezeigt. Klicken Sie auf „Jetzt Suche ausführen“, um diese zu starten.
Nach erfolgreich durchgeführter Suche werden Ihnen passende Treffer gemäß Ihren Kriterien ausgegeben. Je nach Einstellung der Objekt-Zusatzfelder werden Ihnen mehr oder weniger Informationen in der Treffer-Liste angezeigt.