Gutschriften
Damit Sie eine Gutschrift erstellen können, aktivieren Sie diesen Beleg-Typ zuerst. Begeben Sie sich dafür über den allgemeinen Einstellungsbereich in den Menüpunkt „Faktura“ und klicken dort auf den Untermenüpunkt „Einstellungen“. Wählen Sie den Reiter „Beleg-Typen“ aus und aktivieren die Checkbox „Gutschriften“. Vergeben Sie bei Bedarf ein Format für einen individuellen Dateinamen der Gutschrift-Belege und bestimmen über die verschiedenen Checkboxen weitere Einstellungen. Die Einstellungsmöglichkeiten sind anhand der Bezeichnung erfahrungsgemäß selbsterklärend.
Gutschriften einsehen
Begeben Sie sich über den Hauptmenüpunkt „Faktura“ in den Bereich „Gutschriften“, um alle erstellten Gutschriften einsehen zu können.
Schaltflächen der Untermenüleiste
Um alle Gutschriften, die mit dem Status „versandbereit“ deklariert sind, auf einmal zu versenden, klicken Sie auf den Button „Versandbereite versenden“. Die Belege werden an die hinterlegte E-Mail-Adresse versandt.
Für einen Export aller Gutschriften klicken Sie auf den Button „Export“. Es wird eine CSV-Datei mit sämtlichen Daten zu allen Gutschriftbelegen erstellt. Dazu zählen unter anderem Angaben zum Empfänger und dem Betrag.
Um die Seite zu aktualisieren und neu erstellte Gutschriften zu laden, klicken Sie auf den Button „Ansicht aktualisieren“.
Grenzen Sie die angezeigten Gutschriften ein, indem Sie nach bestimmten Kriterien über die Texteingabefelder filtern. Um mehr Filtermöglichkeiten zu erhalten, klicken Sie auf „Erweiterte Suche“.
Es öffnet sich eine Leiste mit verschiedenen Filterkriterien [Abb. 7/1]. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, führen Sie die Suche mit dem grünen Haken aus oder löschen diese mit einem Klick auf das rote Kreuz [Abb. 7/2].
Gutschrift erstellen
Im Kundendatensatz können Sie über den „Anlegen & Aktionen“-Bereich eine Gutschrift anlegen. Klicken Sie dazu auf den gleichnamigen Button.
Legen Sie anschließend in der „Beleg bearbeiten“-Maske alle grundlegenden Voreinstellungen bezüglich des Empfängers und des Bearbeiters fest [Abb. 9/1]. Zusätzlich können Sie eine individuelle Auftragsbeschreibung und einen Abschlusstext hinzufügen und dies optional mit einem Text-Editor formatieren [Abb. 9/2]. Bestimmen Sie als nächstes die Art der Zahlung sowie die Zahlungskonditionen über die beiden Drop-Down-Menüs [Abb. 9/3]. Abschließend sind noch Einstellungen zur Umsatzsteuerpflicht zu tätigen, um mit der Belegerstellung zu beginnen [Abb. 9/4].
Nach dem Abspeichern der Voreinstellungen gelangen Sie in die Ansicht zur Belegerstellung. Fügen Sie hier Ihre Artikelpositionen hinzu. Dies können Sie entweder über die Schnellsuchleiste [Abb. 10/1] erledigen oder über das Drop-Down-Menü auf der rechten Seite eine Kategorie auswählen und von dort die Artikel beziehen [Abb. 10/2]. Hier stehen Ihnen auch verschiedene Bausteine für Textpositionen zur Verfügung, um Zwischenüberschriften und zusätzliche Beschreibungen zu ergänzen.
Im Abschnitt über dem Bereich „Kunden“ haben Sie verschiedene Schaltflächen, mit denen Sie zur Gutschrift- oder Belegübersicht kommen, die Gutschrift bearbeiten können, zum Kundendatensatz gelangen beziehungsweise in dessen Kunden-Mappe. Sollten Sie die Provisionsstruktur des Belegs einsehen oder die Ansicht aktualisieren wollen, klicken Sie dort auf den entsprechenden Button.
Um eine abweichende Rechnungs- oder Lieferadresse zu hinterlegen, stehen Ihnen dafür zwei verschiedene Schaltflächen zur Verfügung [Abb. 12/1]. Vor Versand des Belegs können Sie sich diesen als „PDF Entwurf“ ausgeben lassen. Hierbei wird noch keine fortlaufende Gutschriftnummer vergeben. Sollten Sie auf die Schaltfläche „Online PDF“ (zum Versenden des Dokuments per Mail) oder „Druck PDF“ (zum Versenden des Dokuments als ausgedruckten Brief) klicken, wird eine Gutschriftnummer vergeben [Abb. 12/2].
Das Schaubild zeigt eine beispielhafte Gutschrift eines Händlers für Netzwerktechnik. In der Voransicht können Sie alle Informationen überprüfen, bevor Sie den Beleg versenden. Als Briefpapier wurde in den Einstellungen ein Muster Briefpapier verwendet, welches individuell abgeändert werden kann. Unter Briefpapier erhalten Sie eine Vorgangsbeschreibung zur Änderung von diesem.
Im Bereich „Gutschrift“ sehen Sie alle Voreinstellungen des Belegs. Sie haben zudem zwei Schaltflächen zum „Stornieren“ und „Duplizieren“ des Gutschrift-Belegs [Abb. 14/1]. Buttons zur Statusänderung finden Sie neben den Zahlungskonditionen im Abschnitt „Zahlart & Status“ [Abb. 14/2]. Der „Stornieren“ Button ist erst vorhanden, nachdem der Status des Belegs nicht mehr auf „Entwurf” steht und eine fortlaufende Belegnummer vergeben wurde. Zuvor nennt sich die Schaltfläche „Löschen”.
Setzen Sie den Status der Gutschrift nach Versand auf „warte auf Zahlung“ und verbuchen nachdem Sie die Rückzahlung veranlasst haben die Zahlung. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Zahlungseingang“.
Es öffnet sich ein Fenster zum Verbuchen des ausgegangenen Betrags als Zahlungsausgang. Tragen Sie in das Texteingabefeld „Betrag“ nichts ein, wird automatisch der Gesamtbetrag verbucht und der Status auf „fertig“ gesetzt. Sollten Sie lediglich eine Teilzahlung gesendet haben, tragen Sie diese in das Feld „Betrag“ ein, hinterlegen eine Datumsangabe und setzen über die Checkbox bei Bedarf den Status der Gutschrift auf „fertig“. Der noch offene Restbetrag wird dann automatisch errechnet und als noch offen deklariert. Wird nun der offene Betrag noch überwiesen, öffnen Sie das Eingabefenster erneut und klicken auf die „Buchen“-Schaltfläche. Der Restbetrag wird vollständig erfasst.
Die Zahlungen in Verbindung mit der Gutschrift werden Ihnen im Bereich „Zahlungen“ aufgelistet. Da der Betrag vollständig ausgegangen ist, wurde der Status auf „fertig“ gesetzt.
In der rechten Spalte der Bearbeitungsmaske einer Gutschrift haben Sie die Möglichkeit, bereits ein Anschreiben anzulegen, Vorgänge oder Projekte zu hinterlegen beziehungsweise eine spezielle Provision Struktur zu definieren.