Einstellungen zu den Objekten
Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden Sie nach einem Klick auf den Untermenüpunkt „Systemerweiterungen” den Bereich „Objekte“. Sie öffnen diesen durch einen Klick auf das gleichnamige Icon. In diesem Bereich können Sie neue Objekte anlegen oder vorhandene bearbeiten. Ein Objekt ist eine Kategorie beziehungsweise Gruppierung von inhaltlich zusammengehörigen Datensätzen. Bei der Anlage des Objekts kann dabei definiert werden, welche Eigenschaften und Informationen beim Objekt hinterlegt werden sollen. Objekte kann man innerhalb des Systems mit Kundendatensätzen verknüpfen, mit Hilfe des Matching-Systems einer Kundenanfrage zuordnen lassen und vieles mehr.
Objekte anlegen
Mit Hilfe der Funktionsleiste über der Auflistung der Objekte kann man für die bestehenden Einträge händisch die „Sortierung festlegen“ oder diese „alphabetisch sortieren“ lassen [Abb. 2/1]. Zur Neuanlage eines Objekts klicken Sie auf den „Anlegen“-Button. Um ein bestimmtes Objekt zu suchen, tragen Sie in die Suchzeile die entsprechende Bezeichnung ein und führen die Suche durch Betätigung des grünen Hakens aus [Abb. 2/2].
Nach einem Klick auf die Schaltfläche „Anlegen“ öffnet sich die Bearbeitungsmaske für die Voreinstellungen des Objekts. Weitere Details zu den einzelnen Bereichen und deren Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in den folgenden Abschnitten.
Vergeben Sie zuerst eine Bezeichnung für das Objekt und hinterlegen eine Farbe für die Hinterlegung des Objekt-Icons im Kundendatensatz bei der „Anlegen & Aktionen“ Leiste. Der gewünschte Farbton wird im Kundendatensatz auch über dem Abschnitt des Objekts in Form einer Trennlinie dargestellt. [Abb. 4/1]. Anschließend bestimmt man über das Drop-Down-Menü den Modus des Objekts. Hierfür stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, die sich in der Anzahl der Verknüpfungen unterscheiden [Abb. 4/2].
Sie können wählen zwischen:
- Universalobjekt:
Geeignet für Mehrfachverknüpfungen zwischen Kunden und Objekten. Das bedeutet, dass ein Objekt zeitgleich mit mehreren Kundendatensätzen verbunden werden kann (n:m) - Multiobjekt:
Kann nur mit einem Kunden gleichzeitig verknüpft werden, dem Kunden hingegen können mehrere Objekte zugewiesen werden (1:n) - Primärobjekt:
Kann nur mit einem Kunden gleichzeitig verknüpft werden, dem Kunde kann ebenfalls nur das eine Objekt zur selben Zeit zugewiesen werden (1:1) - Autarkes Objekt:
Ohne Kunden-Verknüpfung, ist Grundlage für verschiedene, spezielle Anwendungsmöglichkeiten.
Zusätzlich können Sie die Funktionen des Objekts mittels Checkboxen bestimmen [Abb. 4/3] und bei Bedarf eine Verkaufschance verwenden [Abb. 4/4]. Die Verkaufschancen dienen dazu, dass man das Objekt mit dem Modul Verkaufschancen verknüpfen kann und so eine Hochrechnung für die Wahrscheinlichkeit des Vertragsschlusses benennen kann.
Bestimmen Sie als nächstes folgende Einstellungen:
- Die Darstellung der Objektfelder und welche zusätzlichen Informationen ausgegeben werden sollen [Abb. 5/1].
- Die Einstellungen dazu, ob lediglich eine Beziehung je Kunde zugelassen werden soll.
- Die Verwendung von Aktivitäten und Wiedervorlagen [Abb. 5/2]
- Die Verfügbarkeit des Objekts im Dokumentenportal [Abb. 5/3]
- Aktivieren Sie bei Bedarf die Checkbox für die Objekt-Beiträge. Die Beiträge dienen dazu, Nachrichten mit Bildmaterial bei einem Objekt zu hinterlegen. Diese können ebenfalls im Dokumentenportal für den Kunden ersichtlich eingestellt werden [Abb. 5/4].
Treffen Sie zuletzt noch Einstellungen bezüglich der Statistik Felder und der Filterfunktionen. Dabei kann man über die verschiedenen Checkboxen die Ausgabe von Kunden-Daten [Abb. 6/1], Kunden Statusangaben [Abb. 6/2] und die Objekt-Felder [Abb. 6/3] regulieren.
Objektfelder erstellen
In der linken Spalte der Übersicht sehen Sie alle Ihre getroffenen Voreinstellungen. Diese kann man bei Bedarf über die „Bearbeiten“-Schaltfläche abändern. Zur Anlage von Objektfeldern klicken Sie auf das Plus-Icon im entsprechenden Bereich in der rechten Spalte der Übersichtsmaske.
Legen Sie ein „Objektfeld“ an, indem Sie diesem einen Titel vergeben. Bestimmen Sie hier zusätzlich den Typ des Feldes. Über das Drop-Down-Menü können Sie aus den verschiedenen Eingabetypen den passenden auswählen. In dieser Vorgangsbeschreibung werden zwei Typen der Auswahlmöglichkeiten veranschaulicht, alle anderen sind erfahrungsgemäß selbsterklärend. Hier wird ein Textfeld mit maximal 50 Zeichen verwendet [Abb. 8/1].
Im darunterliegenden Abschnitt kann ein Tooltip sowie eine Beschreibung hinterlegt werden, um dem Benutzer die Funktion beziehungsweise die Verwendung des Objektfeldes zu erklären. Der Tooltip ist ein Pop-up-Fenster, das den hinterlegten Text anzeigt, wenn man mit dem Mauszeiger auf das Fragezeichen klickt. Der Beschreibungstext wird unter dem Texteingabefeld dauerhaft eingeblendet [Abb. 8/2].
Sollte das Feld zwingend erforderlich sein, aktivieren Sie die Checkbox „Pflichtfeld“. Zum Hinterlegen einer Vorbelegung für das ausgewählte Objektfeld, tragen Sie diese in das entsprechende Texteingabefeld ein [Abb. 8/3]. Zuletzt bestimmen Sie noch, in welchen Bereichen das Objektfeld ausgegeben beziehungsweise verwendet werden soll [Abb. 8/4].
Im Beispiel gezeigt ist ein Objekt zur Verwaltung von Mitarbeitern. Das erstellte Objektfeld, wurde zur Eintragung des Namens deklariert. Unter „Filter/Suchfunktion“ und „Listenausgabe/Verwendung“ sehen Sie, in welchen Systembereichen das Objektfeld berücksichtigt und ausgegeben wird. Durch einen Klick auf das graue Kreuz oder den grünen Haken können Sie die Einstellung abändern. Zum Sortieren der Objektfelder, klicken Sie auf das Drag & Drop Icon am rechten Rand eines Objektfelds und verschieben mit gedrückter linken Maustaste die einzelnen Felder.
Kunden-Objektfelder erstellen
Zur Anlage von „Kunden-Objektfeldern“ klicken Sie auf das Plus-Icon im entsprechenden Bereich auf der rechten Seite der Übersichtsmaske.
Vergeben Sie einen Titel für Ihr Kunden-Objektfeld und einen Feld-Typ. In diesem Schaubild wurde ein „Auswahlfeld“ verwendet. Sie können hier verschiedene Auswahlmöglichkeiten in dem sich darunter öffnenden Textfeld „Typ-Optionen“ vergeben [Abb. 11/1].
Wenn Sie eine „Auswahlliste“ als Typ für das Objektfeld benutzen, dient eine Werteliste als Datenbasis für dessen Auswahloptionen. Wie man Wertelisten anlegt, erfahren Sie unter Wertelisten
Im darunterliegenden Abschnitt kann ein Tooltip sowie eine Beschreibung hinterlegt werden, um dem Benutzer die Funktion beziehungsweise die Verwendung des Objektfeldes zu erklären. Der Tooltip ist ein Pop-up-Fenster, das den hinterlegten Text anzeigt, wenn man mit dem Mauszeiger auf das Fragezeichen klickt. Der Beschreibungstext wird unter dem Texteingabefeld dauerhaft eingeblendet [Abb. 11/2].
Sollte das Kunden-Objektfeld zwingend erforderlich sein, aktivieren Sie die Checkbox „Pflichtfeld“. Zum Hinterlegen einer Vorbelegung für das ausgewählte Objektfeld, tragen Sie diese in das entsprechende Texteingabefeld ein [Abb. 11/3]. Zuletzt bestimmen Sie noch, in welchen Bereichen das Objektfeld ausgegeben bzw. verwendet werden soll [Abb. 11/4].
Bearbeitergruppe anlegen/zuweisen
Zur Anlage von „Bearbeitergruppen“ klicken Sie auf das Plus-Icon im entsprechenden Bereich auf der rechten Seite der Übersichtsmaske.
Tragen Sie in der sich anschließend öffnenden Maske den Titel der Bearbeitergruppe ein und sichern Ihre Einstellungen mit der „Speichern“-Schaltfläche ab. Sollten Sie den Vorgang abbrechen wollen, finden dazu ebenfalls den entsprechenden Button.
Statusangaben und Beziehungen anlegen
Zur Anlage von „Objekt-Statusangaben“ klicken Sie auf das Plus-Icon im entsprechenden Bereich auf der rechten Seite der Übersichtsmaske. Diese Angaben dienen dazu, den Status des Objekts zu beschreiben. Beispielsweise ob es „verfügbar“ oder „vergeben“ ist.
Vergeben Sie eine Bezeichnung für Ihren Status und eine Farbe. Bestimmen Sie über die darunterliegenden Checkboxen, ob diese Statusangabe als Standardwert fungieren soll beziehungsweise das Objekt mit dem jeweiligen Status aktiv oder inaktiv sein soll. Im Schaubild wurden bereits zwei beispielhafte Objekt-Statusangaben angelegt.
Zur Anlage von „Beziehungen“ klicken Sie auf das Plus-Icon im entsprechenden Bereich auf der rechten Seite der Übersichtsmaske.
Vergeben Sie für Ihre Beziehung eine Bezeichnung und eine Farbe zur Identifizierung. Legen Sie zudem über die Aktivierung der Checkbox fest, ob der Beziehungswert als Standardwert dienen soll.
Zur Anlage von Statusangaben klicken Sie auf das Plus-Icon im entsprechenden Bereich auf der rechten Seite der Übersichtsmaske. Diese Angaben geben den Status des Objekts im Hinblick auf dessen Kunden-Beziehung an. Beispielsweise ob man sich gerade im Vermittlungsprozess befindet oder das Objekt „Mitarbeiter“ dem personalsuchenden Unternehmen vorgeschlagen wurde.
Im Schaubild wurden bereits Statusangaben für ein Objekt eines Personalvermittlers hinterlegt. Zur Anlage eines neuen Status, klicken Sie auf das Plus-Icon des entsprechenden Bereichs. Bestimmen Sie anschließend über das Drop-Down-Menü der Anlagemaske eine von Ihnen zuvor festgelegte Beziehung und vergeben der Statusangabe eine Bezeichnung sowie eine Farbe. Definieren Sie abschließend, wie viel Prozent Ihres Prozesses mit diesem Status erledigt sind [Abb. 19/1]. Im Bereich darunter sehen Sie alle Ihre Statusangaben, absteigend nach dem prozentualen Fortschritt sortiert, aufgelistet [Abb. 19/2].
Prozess-Buttons anlegen
Zur Anlage von Prozess-Buttons klicken Sie auf das Plus-Icon im entsprechenden Bereich auf der rechten Seite der Übersichtsmaske.
Tragen Sie im oberen Bereich eine Bezeichnung ein und setzen einen Haken in der Checkbox, um den Prozess-Button in der Liste anzuzeigen. Man kann dann direkt in der Übersichtsmaske den Prozess-Button betätigen. Über das Drop-Down-Menü haben Sie die Möglichkeit, ein Datenblatt mit allen Angaben des Objekts in Form eines PDF-Dokuments zu erstellen. Soll zusätzlich eine E-Mail erstellt werden, um das PDF-Dokument versenden, wählen Sie das entsprechende Kontrollkästchen aus [Abb. 21/1]. Weitere Informationen zu Prozess Buttons und deren Anlage finden Sie unter Prozess-Buttons.
Hinterlegen Sie im Abschnitt „Datenblatt-PDF“ ein Briefpapier für das Datenblatt und bestimmen über die Checkboxen welche Informationen aufgenommen werden sollen. Auch zum Einbinden von Bildern oder Datei-Vorschauen stehen Ihnen Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Im Abschnitt „E-Mail“ können Sie die Voreinstellungen für die Nachricht festlegen. Deklarieren Sie Ihren Ansprechpartner, wählen eine Textvorlage aus und hinterlegen bei Bedarf gesonderte E-Mail-Adressen als Empfänger. Die E-Mail wird vorerst als Entwurf angelegt, wenn die entsprechende Checkbox ausgewählt ist [Abb. 21/3].
Den entsprechenden Handbucheintrag zur Stammdaten-Eingabemaske finden Sie unter Stammdaten-Eingabemaske.
Beitrags-Kategorien anlegen
Zur Anlage von Kategorien für Ihre Objekt-Beiträge (dies sind Beiträge, die zu Objekten systemintern veröffentlicht werden können, um etwas zu beschreiben oder eine Neuigkeit zu verbreiten) klicken Sie auf den „Anlegen“-Button im entsprechenden Bereich auf der rechten Seite der Übersichtsmaske. Der Nutzen und die Anlage solcher Beiträge werden im Text weiter unten erklärt. In der sich öffnenden Bearbeitungsmaske vergibt man einen Titel sowie eine Farbe und speichern Ihre Einstellung ab. Mit den Schaltflächen “Aktualisieren” und “Abbrechen” können Sie die Ansicht aktualisieren oder den Vorgang abbrechen.
Objekt-Datensatz anlegen
Zum Anlegen eines neuen Objekt-Datensatzes begeben Sie sich in den neu entstandenen Untermenüpunkt des Bereichs „Objekte“ aus der Hauptmenüleiste. Dieser ist gleichnamig mit der von Ihnen vergebenen Bezeichnung für das Objekt. Klickt man in der Übersichtsmaske auf die „Anlegen“-Schaltfläche, kann man einen neuen Datensatz erstellen.
Vergeben Sie dem Objekt eine Bezeichnung und einen Objekt-Status, der von Ihnen zuvor angelegt wurde. Füllen Sie zusätzlich die hinterlegten Objekt-Felder aus und speichern Ihre Einstellungen ab. Im Schaubild wurde das Objekt zur Verwaltung der verfügbaren Bewerber erstellt und ein zur Veranschaulichung ein fiktiver Mitarbeiter angelegt.
Man gelangt anschließend in die Übersichtsmaske des Objekts. Auf der linken Seite sehen Sie die soeben hinterlegten Informationen. Auf der rechten Seite kann man, sofern aktiviert, einen Beitrag anlegen oder das Objekt mit einem Kunden verknüpfen. Zudem sind alle Aktivitäten und Wiedervorlagen, die mit Bezug auf das Objekt erstellt wurden, ersichtlich.
Beitrag erstellen
Um einen Beitrag anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Icon. Es öffnet sich die entsprechende Bearbeitungsmaske des Beitrags. Zuerst bestimmt man den Benutzer sowie die Kategorie, hinterlegt einen Titel und eine Beschreibung [Abb. 26/1]. Sie können Ihren Beitrag auch mit Bildmaterial bestücken, fügen Sie dafür im entsprechenden Feld die Dateien ein [Abb. 26/2].
Soll der Beitrag nur ab beziehungsweise bis zu einem bestimmten Datum gültig sein, tragen Sie diese Angabe im unteren Bereich der Maske ein. Wenn keine Eintragung erfolgt, ist dieser durchgehend verfügbar. Legen Sie abschließend über die beiden Drop-Down-Menüs fest, ob der Beitrag nur ein Entwurf oder aktiv sein soll und treffen eine Einstellung im Hinblick auf die Benachrichtigung.
Kundenverknüpfung hinterlegen
Zum Verknüpfen eines Objekts mit einem Kunden, klicken Sie auf das Plus-Icon des Bereichs „Kunden-Liste“. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske, geben Sie hier den Namen Ihres Kunden ein. Bereits nach wenigen eingetragenen Zeichen erhalten Sie aufgrund der Volltext-Suche passende Vorschläge.
Nach Klick auf die „Speichern“-Schaltfläche gelangen Sie automatisch in den Kundendatensatz. Wählen Sie über die drei Drop-Down-Menüs das Objekt, das Sie verknüpfen wollen, eine Verkaufschance und den zugehörigen Status aus. Eine Verkaufschance kann allerdings nur verknüpft werden, wenn das entsprechende Modul gebucht ist. Die Statusangaben haben Sie zuvor im Einstellungsbereich des Objekts angelegt.
Das verknüpfte Objekt wird Ihnen im Kundendatensatz in einem gesonderten Bereich dargestellt. Dabei können Sie die allgemeinen Informationen und den Status einsehen.
Wenn Sie auf einen verknüpften Objektdatensatz bei der Anlage einer Wiedervorlage oder einer Aktivität verweisen wollen, wählen Sie das gewünschte Objekt über die Checkbox aus. Diese Funktion ist nur möglich, wenn Sie zuvor die Wiedervorlagen und Aktivitäten in den Einstellungen des Objekts aktiviert haben.
In der Übersichtsmaske des Objekts werden Ihnen Objekt-Beiträge und Kunden-Verknüpfungen, wie beispielsweise im Schaubild gezeigt, ausgegeben.