Tipps zum Umgang mit Aktivitäten und Wiedervorlagen
Aktivitäten als aussagekräftige Dokumentationen in Kundendatensätzen und Wiedervorlagen als zuverlässige Erinnerungsfunktion gehören zu den wichtigsten Eckpfeilern des ameax AkquiseManagers. Nur durch diese ist effektives und effizientes Arbeiten im Rahmen des CRMs überhaupt erst möglich. Die Bedienung der beiden Funktionen wird in den Handbuchbereichen „Aktivität“ und „Wiedervorlage“ genau erklärt. Detaillierte Auswertungsmöglichkeiten der jeweiligen Eintragungen finden Sie im Statistikbereich. Ein paar zusätzliche Tipps und Tricks im Umgang mit diesen wichtigen Eckpfeilern des AkquiseManager CRMs haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Stark im Team: Aktivitäten und Wiedervorlagen gemeinsam anlegen
Die Stammdatenübersichtsmaske ist so konfiguriert, dass bei der Anlage einer Aktivität auch immer gleich die Eingabemaske für eine Wiedervorlage mit angeboten wird. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um direkt eine Wiedervorlage anzulegen, bei der automatisch ein Bezug zur zugehörigen Aktivität hergestellt und dort angezeigt wird (Voraussetzung ist die Aktivierung der entsprechenden Funktion in den Wiedervorlagen-Einstellungen). Dies erleichtert später die Orientierung beim Erledigen der Wiedervorlagen, denn Sie sehen auf einen Blick, welche Informationen oder Hintergründe für die Bearbeitung nötig sind.
Falls Sie versehentlich das Setzen der Wiedervorlage beim Anlegen der Aktivität vergessen haben, kann der Bezug auch im Nachgang noch hergestellt werden. Dafür wird die Wiedervorlage separat beispielsweise über den entsprechenden Funktions-Button eingetragen und dabei über ein dafür vorgesehenes Drop-Down-Menü die passende Aktivität für die Verknüpfung ausgewählt.
Nicht vergessen, Wiedervorlagen auf „erledigt“ zu setzen
Machen Sie immer kenntlich, wenn eine Aufgabe, an die Sie eine Wiedervorlage erinnert hat, abgeschlossen wurde, indem Sie sie als erledigt abhaken. So wird vermieden, dass Arbeiten von Ihnen selbst oder anderen Kollegen doppelt angegangen werden.
Wiedervorlagen erledigen, nicht löschen
Erledigte Wiedervorlagen verschwinden nicht völlig aus dem System. Deren Informationen stehen selbst dann noch beispielsweise im Statistikbereich oder in der Timeline zur Verfügung, obwohl sie in der Stammdatenübersicht gar nicht mehr zu sehen sind. Werden Wiedervorlagen erledigt, stellt das Systems sie als Zeichen dafür während des aktuellen Arbeitstags in grauer Schrift in den entsprechenden Bereichen dar. Über Nacht werden sie zur besseren Übersichtlichkeit aus der offenen Anzeige entfernt. Darum ist es wichtig, sie im Bedarfsfall mit Hilfe der dafür vorgesehenen Checkbox als erledigt abzuhaken und sie nicht zu löschen. Nur so bleiben die mit ihr verbundenen Angaben im Hintergrund erhalten. Nutzen Sie die Löschfunktion nur zur Korrektur von Fehleingaben oder versehentlich mehrfach angelegten Wiedervorlagen.
Eine erledigte Wiedervorlage hat als Resultat immer eine Aktivität
Verbinden Sie das Abhaken am besten gleich mit der Anlage einer Aktivität, die nicht nur aussagt, dass Sie Aufgabe bearbeitet haben, sondern auch Details dazu beinhaltet (siehe dazu Regel Nummer vier der „Fünf goldenen Regeln des AkquiseManagers“: „Eine Wiedervorlage wird durch eine Aktivität erledigt, die dann ihrerseits eine neue Wiedervorlage nach sich zieht“) So bleibt der Wiedervorlagenbereich im Kundendatensatz übersichtlich sowie aufgeräumt und jeder Kollege kann bei Bedarf nahtlos erledigte Tätigkeiten nachvollziehen.
Wiedervorlagen als punktuelle Erinnerung
Unterscheiden Sie immer zwischen Wiedervorlagen und Terminen. Es handelt sich gedanklich zwar um ähnliche Gegebenheiten, jedoch gilt folgende Faustregel: Wiedervorlagen haben einen zeitlich gesehen punktuellen Charakter, während Termine von längerer Dauer sind. Das bedeutet, dass beispielsweise die Erinnerung daran, einen kurzen Anruf zu tätigen oder Feedback-E-Mail zu schreiben als Wiedervorlage angelegt wird. Ein Termin erstreckt sich über einen länger andauernden Zeitraum: das einstündige Morgenmeeting, das zweistündige Präsentationsgespräch.
Möchten Sie auf Nummer sichergehen, können Sie zusätzlich zum Termin eine als zeitkritisch priorisierte Wiedervorlage anlegen. Diese weist Sie auch in Ihrer To-Do-Liste darauf hin, dass im Kalender ebenfalls Aufgaben auf ihre Erledigung warten.
Arbeitsersparnis: Termine direkt im Zuge der Anlage einer Wiedervorlage ergänzen
Als zeitkritisch priorisierte Wiedervorlagen besitzen Angaben zur Uhrzeit. Zu dieser Zeit sollten sie erledigt werden. Sie können auf zwei Arten interpretiert/verwendet werden:
- Zeitkritische Wiedervorlagen ohne ergänzende Terminanlage
Sie sagen aus, dass ein kurz dauerndes Ereignis zu einem bestimmten Zeitpunkt stattzufinden hat: der Rückruf zum schnellen Informationsaustausch um 15:00 Uhr, das verabredete Telefonat zum vereinbaren eines persönlichen Termins um 13:00 Uhr nach der Mittagspause. - Zeitkritische Wiedervorlagen mit ergänzender Terminanlage
Durch die Aktivierung der entsprechenden Checkbox bei der Anlage der Wiedervorlage wird automatisch eine Termineintragung ergänzt. Sie erhält als Titel den Betreff der Wiedervorlage und als Startzeitpunkt die dort eingetragene Uhrzeit. Die Dauer des Termins, welcher auf diese Weise erfasst wird, kann als Standardeinstellung in den Systemeinstellungen festgelegt werden, zum Beispiel eine Stunde. Eine manuelle Anpassung bei der Anlage ist ebenfalls möglich. Mit dieser Herangehensweise sparen Sie sich einen separaten Arbeitsschritt und sorgen mit der Wiedervorlage dafür, dass der Termin möglichst nicht vergessen werden kann.
Detaillierte/weitere Informationen zur Einrichtung der oben beschriebenen Funktionen finden Sie unter „Termine“.
Bearbeiter und Ansprechpartner immer pflegen
Achten Sie darauf, dass bei der Anlage von Wiedervorlagen und Aktivitäten immer die Angaben zu den Ansprechpartnern beim Kunden und dem Systemnutzer, der die Aktivität angelegt hat oder der die Wiedervorlage bearbeiten soll, eingetragen sind. Nur so kann immer nachvollzogen werden, wer mit wem Kontakt hatte und für wen sich daraus noch offene Aufgaben ergeben.
Für diese Regel gibt es nur wenige Ausnahmen. Eine davon sind Aktivitäten oder Wiedervorlagen, die sich ein User als Gedankenstütze oder persönliche Notiz angelegt hat. Diese haben unter Umständen nicht immer einen Ansprechpartner beim Kunden als Bezug.
Priorisierungen gezielt und mit Maß einsetzen
Nutzen Sie die dreistufige Prioritätsanzeige bei Wiedervorlagen gezielt und maßvoll. Werden zu viele Wiedervorlagen unnötig als „hoch“ oder „zeitkritisch“ priorisiert, um künstlichen Druck aufzubauen, stumpfen die Bearbeiter ab. Sie sind nicht mehr in der Lage zu unterscheiden, was wirklich wichtig ist und was nicht. Dadurch verliert die Anzeige ihren Sinn, alle Aufgaben werden wieder gleich behandelt und wirklich wichtige Dinge gehen unter.
Nutzen Sie die Wiedervorlagen-Heat-Map zur besseren Steuerung der Auslastung
Vor allem bei Kaltakquisetätigkeiten gibt es immer klare Kapazitätsgrenzen bezüglich der maximalen Menge an Wiedervorlagen, die an einem Tag erledigt werden können. Um die Auslastung gleichmäßig zu verteilen, ist es von Vorteil, die Wiedervorlagen-Heat-Map zu verwenden. Durch farbliche Markierungen wird Ihnen bei der Anlage einer Wiedervorlage angezeigt, an welchen Tagen weniger oder bereits (zu) viele Aufgaben für die Bearbeitung vorgesehen sind.
Prägnant und dennoch aussagekräftig – so sollen Aktivitäten und Wiedervorlagen sein
So viel Text wie nötig, aber so wenig wie möglich – Gehen Sie am besten nach dieser Richtlinie bei der Erstellung von Aktivitäten und Wiedervorlagen vor. Achten Sie darauf, dass die hinterlegten Informationen bei der Dokumentation oder hinsichtlich einer offenen Aufgabe so geschrieben sind, dass auch andere Kollegen die Sachverhalte schnell verstehen, ohne nachfragen zu müssen. Achten Sie dabei auf Vollständigkeit! Vor allem im Vertretungsfall ist dies für einen reibungslosen Arbeitsablauf besonders wichtig.
Kunden nicht ohne Wiedervorlage kalt werden lassen
Regel Nummer vier der „Fünf goldenen Regeln des AkquiseManagers“ besagt ebenso, dass ein Kunde ohne Wiedervorlage ein „toter Kunde“ ist. Dies meint, dass vor allem bei vertriebsorientierten Unternehmen jeder Kundendatensatz immer mit mindestens einer aktiven Wiedervorlage ausgestattet sein sollte, welche einen daran erinnert, in regelmäßigem Kontakt zu bleiben. Durch eine einfache Frage nach dem Befinden des Kunden (beispielsweise hinsichtlich Produktzufriedenheit oder evtl. nötiger Nachbestellungen) ruft man sich nicht nur als sich kümmernder Kundenbetreuer positiv in Erinnerung, sondern kann bestimmt noch den einen oder anderen Folgeverkauf generieren.
Ergänzende Eingabefelder in Aktivitäten und Wiedervorlagen
Die Standardeingabeflächen von Aktivitäten und Wiedervorlagen können um weitere Felder ergänzt werden. Somit sind Sie in der Lage, spezifische Informationen, die Ihr Unternehmen für die täglichen Arbeitsabläufe benötigt, ebenfalls dort unterzubringen. Hierfür stehen die verschiedensten Arten von Feldtypen zur Verfügung. Nach deren Inhalten kann anschließend an verschiedenen Stellen des Systems gesucht und gefiltert werden.