„Umsätze und Mengen“
Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden Sie nach einem Klick auf den Untermenüpunkt „Systemerweiterung“ den Bereich für die Erstellung von „Umsätzen und Mengen“-Modulen. Sie öffnen diesen durch einen Klick auf das gleichnamige Icon.
Mit dem Modul „Umsätze und Mengen“ können Sie Umsätze oder Absatzmengen einlesen und im zugehörigen Kundendatensatz anzeigen lassen. Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig und nicht nur auf die beiden Beispiele beschränkt.
Kurzbeschreibung des Moduls „Umsätze & Mengen“
Mit dem neuen Modul „Umsätze und Mengen“ haben Sie bestimmte Zahlenwerte innerhalb eines Kundendatensatzes immer direkt im Blick. Die einfach und klar strukturierte Tabelle gibt Ihnen beispielsweise jederzeit Auskunft über Absatzmengen oder Umsätze, die Sie bei einem Kunden verkauft oder getätigt haben. Sie können sich bei der Ansicht nach Wahl zwischen den Anzeigen nach Tagen, Monaten oder Quartalen entscheiden, je nachdem, was Ihnen am aussagekräftigsten erscheint.
Unter dem Hauptmenüpunkt „Statistik“ haben Sie im Bereich „Umsätze und Mengen“ zudem die Möglichkeit, sich diese Daten nach Ihren Bedürfnissen auszuwerten.
Ergänzende Informationen zum Modul „Umsätze und Mengen“ finden Sie unter „Arbeiten im ameax AkquiseManager CRM-System – Umsätze und Mengen“.
Aktivierung des Moduls „Umsätze & Mengen“ und der Zusammenfassungsfunktion
Um das Modul „Umsätze & Mengen“ zu aktivieren, öffnen Sie in den Einstellungen unter „Allgemein“ den Bereich „Module und Funktionen“. Setzen Sie unter dem Reiter „CRM“ bei der Funktion „Umsätze & Mengen“ einen Haken.
Bei den Umsätzen und Mengen lässt sich neben den Umsatzzahlen z. B. über verschiedene, einzelne Hersteller auch eine Zusammenfassung über mehrere Hersteller integrieren. Aktivieren Sie hierzu bei der Funktion „Zusammenfassung über alle integrieren“ die Checkbox.
Wurde die Zusammenfassungsfunktion in den Einstellungen aktiviert, erscheint im Kundendatensatz unter den einzelnen Modulen eine Gesamtansicht, welche die vorherigen Daten zusammenfasst.
Um die Umsatzzahlen in der PDF-Ausgabe eines Kundendatensatzes zu integrieren, ggf. auch mit einer Zusammenfassung, öffnen Sie in den Einstellungen unter „CRM“ den Bereich „Grundeinstellungen“. Aktivieren Sie unter dem Reiter „Drucken und PDF“ die Option „Umsätze und Mengen verwenden“. Legen Sie die von Ihnen gewünschte Gruppierung fest (Monat oder Quartal) und setzen Sie, falls Sie eine Zusammenfassung wünschen, bei dieser Option ebenfalls einen Haken. Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben.
In [Abb. 6] sehen Sie einen Ausschnitt aus einer PDF-Datei, welche innerhalb eines Kundendatensatzes erstellt werden kann. Wurde die entsprechende Funktion zur Integration der Zusammenfassung in der PDF-Ausgabe in den Einstellungen unter „Drucken und PDF“ aktiviert, erscheint auch in der PDF-Ausgabe der Bereich „Gesamt“, welcher die darüberstehenden Daten zusammenfasst.
Die Anlage eines neuen Moduls
Sie können für die verschiedensten Arten von Daten jeweils verschiedene Module anlegen. Sie sind sowohl in Anzahl und der verwendeten Einheit der dort eingetragenen Zahlen variabel einzurichten. Klicken Sie hierfür unter „Einstellungen“, „Systemerweiterung“ auf den Punkt „Umsätze und Mengen“ sowie anschließend im sich öffnenden Fenster auf den Button „anlegen“.
In der Anlagemaske finden Sie folgende Eingabefelder vor:
- Bezeichnung:
Tragen Sie hier den Namen des Moduls ein, unter welchem es später in den Kundendatensätzen angezeigt werden soll. - Typ:
Legen Sie hier fest, ob der Inhalt der Tabelle nur aus ganzen oder auch aus Dezimalzahlen bestehen soll. - Einheit:
Die verwendete Einheit können Sie durch eine Freitexteingabe selbst definieren. - Divisor:
Legen Sie hier den entsprechenden Divisor für die Anzeige fest: 1, 1.000 oder 1.000.000 - Nachkommastellen:
In diesem Feld können Sie festlegen, wie viele Nachkommastellen verwendet werden sollen. - Genauigkeit:
Hier stellen Sie ein, wie genau die Werte in der Tabelle aufgelöst werden sollen. Sie haben die Wahl von der genauesten Zeiteinteilung „Tag“ bis zur gröbsten Einheit „Jahr“. - Typ:
In diesem Feld stehen Ihnen die Optionen „Vorzeitraum“ und „Vorjahreszeitraum“ zur Verfügung. Wählen Sie den für Sie passenden Typ. - Schwellenwert:
Legen Sie hier bei Bedarf einen Schwellenwert in Prozent fest. - Kundenbezug:
Über dieses Feld definieren Sie, welches Kriterium beim Import für die Zuordnung der Zahlen verwendet werden soll. Wir empfehlen als leichteste Art die Kundennummer. Ist dies nicht möglich, weil z. B. Kunden in zwei verschiedenen Niederlassungen unter anderen Nummern geführt werden, so bietet sich als Alternative auch die Verwendung des Inhalts eines eigens für diesen Zweck definierten Zusatzfelds an. Dieses kann z. B. bei jedem Kundendatensatz eine für alle Filialen identische Kennung beinhalten, welche für die Übermittlung der Werte festgelegt wird. - Identifier verwenden:
Diese Option ist eine Hilfestellung für programmiertechnisch versierte Nutzer. Mit ihr kann die genaue Einordnung von Daten durch einen Unique-Key (z. B. einer Rechnungsnummer) durchgeführt werden, sollten z. B. nur Teildatumsangaben in der Importtabelle vorhanden sein. - Nicht zuordenbare Daten verwerfen:
Das Moduls „Umsätze und Mengen“ hat eine Besonderheit, welches es von den reinen Objekten abhebt. Daten, die beim Importvorgang keinem Datensatz zugeordnet werden können, weil das Zuordnungskriterium fehlt oder fehlerhaft ist, werden für einen etwaigen späteren Einsatz „auf der Rückhand behalten“. Wird erst nach dem Import ein Kundendatensatz mit dem passenden Zuordnungskriterium angelegt oder ein bereits bestehender korrigiert, so wird dies vom System erkannt und die Zuordnung der zwischengespeicherten Daten sofort nachgeholt. Wird diese Option jedoch aktiviert, ist diese Komfortfunktion unterdrückt. Daraufhin werden alle Daten, die nicht direkt beim Importvorgang zugeordnet werden können, ignoriert und nicht zwischengespeichert.
Der Datenimport in das „Umsätze und Mengen“-Modul
Für den Datenimport in ein angelegtes Modul wählen Sie dieses unter „Einstellungen“, „Systemerweiterung“ im Bereich „Umsätze und Mengen“ aus. Klicken Sie in der Übersichtsmaske des Moduls auf den Button „Import“ [Abb. 8/1].
Der Klick auf den Button „Datenbank optimieren“ [Abb. 8/2] führt zum Entfernen der Importdaten, welche bei einem vorhergehenden Import nicht zugeordnet werden konnten und immernoch zwischengespeichert werden. Diese Aktion funktioniert allerdings erst dann, wenn die Option „Nicht zuordenbare Daten verwerfen“ vorher (temporär) aktiviert wurde (siehe „Die Anlage eines neuen Moduls“).
Im Bereich „Daten“ auf der rechten Seite der Übersichtsmaske bekommen Sie einen Überblick über die Datensätze, bei denen zuletzt ein Import von Zahlen in das Modul durchgeführt wurde. [Abb. 8/3]
Im Fenster für den Import, welches sich beim Klick auf den gleichnamigen Button in der Übersichtsmaske des Moduls öffnet, lesen Sie Ihre Excel-/CSV-Datentabelle unter dem Punkt „Datei hochladen“ ein. Drücken Sie anschließend auf „Verarbeiten“.
Ein Beispiel für den Aufbau einer Importtabelle sehen Sie in [Abb. 10]. Schreiben Sie in Zeile 1 der Tabellenspalten mit den verschiedenen Dateninhalten die jeweiligen Spaltenbenennungen, die am Ende von [Abb. 9] zu sehen sind. Nach dem Speichern der so aufbereiten Tabelle kann der Import durchgeführt werden. Nicht nur Importe von Tageszahlen sind durchführbar, sondern auch von Werten, die sich auf Monate- oder Jahre beziehen.
Filterung der Daten nach dem Import
In der Übersichtsmaske eines angelegten Moduls haben Sie im Bereich „Daten“ über die Filterfunktion die Möglichkeit, auch nach denjenigen Daten zu filtern, welche beim Importvorgang keinem Kunden zugeordnet werden konnten.