Briefpapier
Über die Bearbeitungsmaske „Briefpapier“ passen Sie die schriftliche Kommunikation mit Ihren Partnern individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens an. Gestalten Sie verschiedenste Vorlagen wie Briefe, Fax-Vorlagen oder Belege nach den Vorgaben Ihres Corporate-Designs. Die Bearbeitungsmaske „Briefpapier“ öffnen Sie über das Icon Einstellungen und das Untermenü „Nachrichten“. Das Symbol für Einstellungen befindet sich immer an der gleichen Position in der horizontalen Navigationsleiste. Unabhängig davon, in welchem Bereich des Systems Sie aktuell arbeiten.
Übersichtsmaske „Briefpapier“ öffnen
Berühren Sie das Icon „Einstellungen“ mit der Maus, öffnet sich das im Bild gezeigte Auswahlmenü. Wählen Sie nun per Mausklick den Menüpunkt „Nachrichten“ aus.
Anschließend öffnet sich der Bereich „Nachrichten“. Dieser enthält alle ihm zugeordneten Unterpunkte.
Briefpapier neu anlegen
Um eine neue Vorlage anzulegen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.
Es öffnet sich die Eingabemaske Briefpapier. In dieser Maske definieren Sie die verschiedensten Eigenschaften des Dokuments. Füllen Sie nun alle Felder entsprechend der internen Anforderungen aus und passen Sie die Informationen an den Verwendungszweck an. Wählen Sie die Vorlage zu einem späteren Zeitpunkt in einer der verfügbaren System-Anwendungen aus, um beispielsweise ein Angebot, ein Kundenanschreiben oder eine Gutschrift zu erstellen, übernimmt das System alle in der Vorlage hinterlegten Eigenschaften.
Feld „interner Name“:
Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung. So wählen Sie zukünftig das benötigte Dokument ohne umständliches Suchen aus.
Feld „Typ“:
Definieren Sie, ob es sich bei diesem Briefpapier um ein Anschreiben oder ein Dokument ohne Anschriftenfeld handelt.
Feld „Verwendung“:
In diesem Feld legen Sie fest, ob es sich um einen Brief, ein Fax oder einen Beleg handelt. Hier ist auch eine Mehrfachauswahl möglich. Für die Auswahl des gewünschten Formats klicken Sie mit der Maus in das entsprechende Feld, beispielsweise „Brief“. Ist die Vorlage auch für Fax und Belege gültig, klicken Sie nochmals in die Felder und wählen die nächsten Formate aus.
Feld „Layout-Modus“:
Hier ist zwischen dem PDF-Briefpapier und dem Logo zu unterscheiden. Bei dem PDF-Briefpapier muss im „Upload“ Feld eine PDF-Datei hochgeladen werden. Wenn Sie Logo auswählen muss eine „jpg“-Datei ausgewählt werden. Außerdem erscheint, wenn Sie Logo auswählen der in der [Abb. 4] rot hinterlegte Bereich. Diesen müssen Sie Ihren Ansprüchen entsprechend ausfüllen.
Block Adressfeld – „Absenderzeile“:
Soll die Vorlage oberhalb des Absenderfelds eine Absenderzeile (Ihr Firmenname und Anschrift) aufweisen, geben Sie bitte in das Feld „Absenderzeile“ den genauen Wortlaut ein.
Die Position und alle anderen Eigenschaften der Absenderzeile legen Sie im „Absender Block“ in den Feldern „Absender lang“ fest. Mithilfe von Parametern können Sie die Positionen der einzelnen Blöcke individuell anpassen.
Info Block:
Der Info Block enthält allgemeine Informationen, die ein fester und immer gleichbleibender Bestandteil Ihrer schriftlichen Kommunikation sind. Im Bereich „Info Block“ definieren Sie die Position und den Inhalt dieses Textblocks.
Geben Sie hier einen individuellen Freitext ein. Verwenden Sie für das Einfügen kopierter Texte immer die Schaltfläche „Aus MS Word einfügen“.
Formatierung Haupttextfeld und Upload von Dateien:
Alle anderen Blöcke sind selbsterklärend und dienen ausschließlich der genauen Positionierung und Formatierung von Datum, Ortsangabe, Betreff und dem Haupttextfeld.
Im Upload-Bereich laden Sie wahlweise das PDF-Briefvorlage hoch oder das Logo.
Sind alle Daten korrekt eingegeben, speichern Sie die Vorlage über den Button „Speichern“. Handelt es sich um eine bereits bestehende Datei oder bearbeiten Sie die Vorlage nach dem Speichern nochmals, klicken Sie bitte auf „Aktualisieren“.
Bereits vorhandene Vorlagen bearbeiten
Nach der Auswahl des Menüpunkts „Briefpapier“ öffnet sich die hier abgebildete Übersichtsmaske. Hier finden Sie alle bereits angelegten Vorlagen. Bei Bedarf wählen Sie eine Vorlage entsprechend der Auswahlkriterien aus, um Sie zu bearbeiten.
Sie haben auch die Möglichkeit, bereits vorhandene Vorlagen nach folgenden Kriterien zu filtern:
- Typ
- Verwendung
- Layoutmodus
- interner Name
- Absenderzeile
- Sortierung
Wenn Sie alle Filterkriterien eingetragen haben, bestätigen Sie mit einem Mausklick auf den grünen Haken die Suche. Nun zeigt das System alle Vorlagen an, die den ausgewählten Kriterien entsprechen.
Klicken Sie in der Spalte „interner Name“ auf die gesuchte Vorlage, um diese zu bearbeiten.
Über das rote Kreuz löschen Sie alle eingegebenen Inhalte und können eine neue Suche starten.