Faktura Einstellungen

Screenshot der Einstellungsmaske „Faktura“
[Abb. 1]: So gelangen Sie zu den Einstellungen der Faktura.

Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden Sie unter „Faktura“ den Bereich „Einstellungen“. In diesem Abschnitt können Sie Grundeinstellungen für die ameax Faktura vornehmen. Die Inhalte der meisten Reiter und Unterpunkte erklären sich erfahrungsgemäß von selbst und werden daher nur kurz behandelt.

Stammdaten

Übersichtsmaske der Stammdaten mit verschiedenen Markierungen
[Abb. 2]: Hier hinterlegen Sie die Stammdaten für Ihre Faktura.

Bei „Stammdaten“ werden die Firmendaten, Bankverbindung(en) sowie die Angaben zum „SEPA/Lastschrift“ hinterlegt.
Im Detail werden so bei „Firmendaten“ die allgemeinen Hintergrundinformationen zum Unternehmen aufgeschlüsselt [Abb. 2/1]. Im Bereich Bankverbindung haben Sie die Möglichkeit, eine beziehungsweise mehrere Bankverbindungen zu hinterlegen [Abb. 2/2]. Unter „SEPA/Lastschrift“ wird die SEPA Gläubiger-Identifikationsnummer eingetragen [Abb. 2/3]. Im letzten Abschnitt des Reiters „Stammdaten“ können Sie durch das Aktivieren der Checkbox,  „Kleinunternehmerregelung: Umsatzsteuerbefreit gemäß UStG §19“ einstellen, dass bei Provisionsausschüttungen oder Gutschriften festgelegt werden kann, dass deren Empfänger umsatzsteuerabzugsberechtigt ist und ihm ein entsprechend korrekt ausgestellter Beleg ausgestellt werden kann (siehe hierzu „Provisionen“) [Abb. 2/4].

Allgemeines

Screenshot des Reiters „Allgemeines“ mit verschiedenen Markierungen
[Abb. 3]: Übersicht des Reiters „Allgemeines“.

Der Reiter „Allgemeines“ bietet folgende Einstellungsbereiche:

  • Preis-Einstellungen [Abb. 3/1]:
    • Hauptwährung
    • Preise Nachkommastellen
    • Menge Nachkommastellen
    • Vorauswahl: Positionen Brutto ausweisen und rechnen
    • Rohertrag anzeigen (nicht auf PDF-Belegen ersichtlich!)
    • Beim Weiterführen von Belegen den Einkaufspreis aus dem Beleg dem aktuellen Artikeleinkaufspreis vorziehen
    • Bei gesetzlicher Änderung des Mehrwertsteuer-Sätze bei Bruttobelegen die Positions-Bruttopreise automatisch anpassen
    • Optionen Positionspreise verbergen
    • Vorauswahl: Option Positionspreise verbergen
    • Optionen Gesamtsumme verbergen
    • Vorauswahl: Option Gesamtsumme verbergen
  • Versandarten:
    • Versandarten
  • Rabatt-Einstellungen [Abb. 3/2]:
    • Warengruppe-Rabatte
    • Option: Rabatt ausgeben in Positionen einstellen
  • Allgemeine Beleg-Funktionen:
  • Positions-Funktionen [Abb. 3/3]:
    • Zwischensummen
    • Mengen- und Preisberechnungsformeln
    • Mengen-Datumsrechner
    • Manuelle Positionen
    • Text Positionen
    • Artikelpositionen nach dem Hinzufügen zur Bearbeitung öffnen
    • Referenz in Positionen
  • Leasing [Abb. 3/4]:
    • Leasingkonditionen verwalten
      • Funktion einzelne Belegpositionen vom Leasing auszuschließen
  • Bestellwesen:
    • Bestellungen aus Bestellvorschlägen direkt per E-Mail versenden
  • GOB [Abb. 3/6]: (Wir empfehlen Ihnen, hier keinen Haken zu setzen)
    • Belegdatum editierbar machen
    • Belegnummer editierbar machen
    • Beleg Positionen nachträglich editierbar machen
    • Angebote können gelöscht werden
    • Lieferscheine können gelöscht werden

Beleg-Typen

Einstellungsmaske des Reiters „Beleg-Typen“ mit verschiedenen Markierungen
[Abb. 4]: Übersicht des Reiters „Beleg-Typen“.

Es können bei „Beleg-Typen“ die zu verwendenden Belege ausgewählt, Einstellungen vorgenommen und deren Abschlusstexte eingerichtet werden.

Abonnements

Ansicht des Bereichs „Provisionen“ in dem Sie die Provisionseinstellungen verwalten
[Abb. 5]: Übersicht des Reiters „Abonnements“.

Im Reiter „Abonnements“ können Sie einstellen, ob Sie wiederkehrende Rechnungen im System verwenden wollen. Außerdem wird eingerichtet, ob/wann diese automatisch oder manuell versendet werden sollen.

Provisionen

Screenshot des Reiters „Provisionen“
[Abb. 6]: Übersicht des Reiters „Provisionen“.

Bei „Provisionen“ wird erstmal grundlegend verwaltet, ob Sie im System mit Provisionen arbeiten möchten. Wenn Sie den Haken in der Checkbox gesetzt haben, können Sie die Einstellungen spezifizieren. Hier empfehlen wir, alle Bereiche in Ruhe anzuschauen und die Eingaben zu tätigen.
Genauere Informationen finden Sie unter „Provisionen“.

Zahlungsmethoden

Screenshot des Reiters „Zahlungsmethoden“
[Abb. 7]: Übersicht des Reiters „Zahlungsmethoden“.

Dieser Abschnitt ist dafür gedacht zu regeln, mit welchen „Zahlungsmethoden“ Sie in Ihrer Firma arbeiten. Nur die gewählten werden Ihnen anschließend als Option für die Zahlung einer Rechnung angeboten.

Logistik

Einstellungsmaske des Reiters „Logistik“
[Abb. 8]: Übersicht des Reiters „Logistik“.

Unter „Logistik“ kann eingestellt werden ob eine Schnittstelle zu „DHL Polling-Software/DHL Easylog“ aktiviert werden soll.

Fortlaufende Kosten

Einstellungsmaske des Reiters „Fortlaufende Kosten“
[Abb. 9]: Übersicht des Reiters „Fortlaufende Kosten“.

Die Checkbox „Fortlaufende Kosten aktivieren“ steht mit den „Abonnements“ im Zusammenhang. Hier können Sie die Standard-Einheit der Fortlaufenden Kosten eintragen. Da es sich bei den Abos um Wiederkehrende Rechnungen handelt braucht man im Gegenzug die Aktivierung der Fortlaufenden Kosten.

Zahlungskonditionen & Mahnung

Einstellungsmaske des Bereichs „Zahlungskonditionen & Mahnung“
[Abb. 10]: Übersicht des Reiters „Zahlungskonditionen & Mahnung“.

Bei „Zahlungskonditionen & Mahnung“ können Sie die jeweilige Anzahl der Tage des Zahlungsziels hinterlegen. Genauere Informationen finden Sie unter „Einstellungen Mahnwesen“ und „Arbeiten mit dem Mahnwesen“.

SEPA Zahlungsverkehr

Ansicht des Bereichs „SEPA Zahlungsverkehr“ mit verschiedenen Markierungen.
[Abb. 11]: Übersicht des Reiters „SEPA Zahlungsverkehr“.

Im Reiter „SEPA Zahlungsverkehr“ werden diesbezüglich Grundeinstellungen vorgenommen. Wenn Sie Zahlungen per SEPA erlauben, aktivieren Sie diese Checkbox. Anschließend können Sie die Einstellungen spezifizieren.

Fibu

Einstellungsmaske des Bereichs „Fibu“
[Abb. 12]: Übersicht des Reiters „Fibu“.

Im Bereich „Fibu“ stellen Sie Einstellungen bezüglich der Finanzbuchhaltung ein. Der Inhalt des Reiters ist erfahrungsgemäß selbsterklärend.

Belegversand

Einstellungsmaske des Bereichs „Belegversand“
[Abb. 13]: Übersicht des Reiters „Belegversand“.

Im Bereich „Belegversand“ stellen Sie Einstellungen bezüglich des Versenden von Belegen ein. Der Inhalt des Reiters ist erfahrungsgemäß selbsterklärend.

PDF Belege

Einstellungsmaske des Bereichs „PDF Belege“
[Abb. 14]: Übersicht des Reiters „PDF Belege“.

Unter „PDF Belege“ führen Sie alle Grundeinstellungen für Belege in der Faktura durch. Wenn diese zuerst zum Download angeboten werden sollen, anstatt direkt angezeigt zu werden, aktivieren Sie die entsprechende Schaltfläche [Abb. 14/1].
Um eine „PDF Kopie“ beispielsweise bei Angeboten, Rechnungen usw. zu erhalten, setzen Sie den Haken an der dafür vorgesehenen Stelle [Abb. 14/2].
Um genauere Beleginformationen, wie die Mengen/Gewichtssummen auf Lieferscheinen oder den Barcode für Belegnummern auf PDFs auszugeben, klicken Sie die entsprechenden Checkboxen an [Abb. 14/3].
Einstellungen für die Positionsfelder wie beispielsweise „Positionsnummern“, „Artikelnummer“, „Artikelbilder und Datenblätter“, stellen Sie ebenfalls bei den „PDF Belegen“ ein [Abb. 14/4].
Positionsbreiten der PDF-Belege wie z.B. die Spalten für Anzahl, Einheit, Einzelpreis usw. können Sie individuell hinterlegen [Abb. 14/5].
Das Briefpapier [Abb. 14/6] wird durch das Setzen eines Hakens eingestellt.
Im letzten Abschnitt wird Ihnen durch das Aktivieren der Checkbox „Vorangegangene Belege ausweisen“ angezeigt, ob es schon Belege gab oder ob es dies der erste Beleg ist.

Positions-Templates

Einstellungsmaske des Bereichs „Position-Templates“
[Abb. 15]: Übersicht des Reiters „Position-Templates“.

Im Reiter „Positions-Templates“ können Sie Ergänzungstexte für die Positionsartikelbeschreibungen hinterlegen. Pflegen Sie die gewünschten Erweiterungen in die Eingabefelder ein. Diese erscheinen dann beim Hinzufügen eines Artikels oder beim Kopieren bzw. Weiterführen eines Belegs.

Artikel

Einstellungsmaske des Bereichs „Artikel“
[Abb. 16]: Übersicht des Reiters „Artikel“.

Im Bereich „Artikel“ kann die Art der Artikelnummernvergabe per Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Einstellungen zu „Artikelfelder und Funktionen“ können Sie einzeln per Checkbox aktivieren.  

Artikel Zweckform-Etiketten

Einstellungsmaske des Bereichs „Artikel Zweckform-Etiketten“
[Abb. 17]: Übersicht des Reiters „Artikel Zweckform-Etiketten“.

Dieser Reiter ist erfahrungsgemäß selbsterklärend.

API

Einstellungsmaske des Bereichs „API“
[Abb. 18]: Übersicht des Reiters „API“.

Dieser Reiter ist erfahrungsgemäß selbsterklärend.

Automatische Beleganhänge

Screenshot aus dem Einstellungsbereich „Faktura“ im Untermenüpunkt „Einstellungen“
[Abb. 19]: Wählen Sie hier die markierten Checkboxen aus, um die automatischen Beleganhänge zu aktivieren.

Um die automatischen Beleganhänge zu aktivieren, öffnen Sie den Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ und dort den Bereich „Faktura“. Wählen Sie hier den Untermenüpunkt „Einstellungen“ aus und klicken auf den Reiter „Beleg-Typen“, um in die benötigte Einstellungsmaske zu gelangen. Sie können hier für jede Art von Belegen aktivieren, dass verfügbare PDF-Dateien, welche als Informationsmaterial bei Artikeln hinterlegt wurden, automatisch dem Beleg beigefügt werden. Im gezeigten Beispiel wird das Vorgehen anhand eines Angebots veranschaulicht. Bei allen weiteren Belegtypen funktioniert dies simultan.

Aktivieren Sie die Checkbox „Artikel PDF-Dateien an Beleg anfügen“, um die Dokumente dem Beleg hinzuzufügen [Abb. 1/1]. Setzen Sie den Haken in der Checkbox „Dateien beim Hinzufügen von Artikeln direkt in den Beleg kopieren“, so bewirken Sie, dass zusätzlich zum Einfügen in den Beleg die Dateien auch in der Erstellung des Beleges gesondert als Anhänge nochmal aufgeführt werden.

Screenshot bei der Anlage/Bearbeitung eines Artikels mit markiertem Bereich „Dateien hochladen“
[Abb. 20]: Fügen Sie hier Ihren Artikeln Informationsmaterialien hinzu.

Um einem Artikel eine Infobroschüre, ein Datenblatt oder ähnliches anzuhängen, öffnen Sie den Hauptmenüpunkt „Faktura“ und begeben sich hier in den Untermenüpunkt „Artikel“. Wählen Sie dort den gewünschten Artikel aus. Auf der rechten Seite der Bearbeitungsmaske eines Artikels haben Sie die Möglichkeit, Dateien hochzuladen bzw. per Drag and Drop hineinzuziehen oder diese von Ihrem File-Drive zu beziehen.

Screenshot bei der Erstellung eines Beleges mit markiertem Bereich „Anhänge“
[Abb. 21]: Hier können Sie die automatischen Beleganhänge einzeln ansehen und bei Bedarf löschen.

Bei der Belegerstellung werden die beigefügten Dateien automatisch durch die Auswahl des entsprechenden Artikels in das Angebot eingebunden. Sollten Sie die zweite Checkbox auch ausgewählt haben, werden Ihnen die Dateien unter „Anhänge“ bei der Erstellung des Belegs gesondert aufgelistet. Sie können diese überprüfen und bei Bedarf löschen.

Screenshot der Meldung, dass eine Datei durch den Artikel hinzugefügt wurde
[Abb. 22]: Sie werden vom System benachrichtigt, wenn durch die Auswahl eines Artikels eine mit ihm verbundene Datei dem Beleg hinzufügt wurde.

Sie bekommen zudem vom System eine Benachrichtigung, wenn eine Datei-Anlage beim Artikel gefunden und diese im Anhang hinterlegt wurde. Bestätigen Sie dies anschließend mit „Ok“.

Screenshot eines Angebots mit angehängter Infobroschüre des angebotenen Artikels
[Abb. 23]: Die Anhänge werden nach dem eigentlichen Beleg dem Dokument beigefügt.

Ein Beleg könnte wie im Beispielbild oben aussehen. Hier wurde ein fiktives Angebot eines Immobilienmaklers nachgestellt. Das Exposé der Immobilie wurde automatisch dem Angebot beigefügt, damit der potentielle Käufer sofort alle benötigten Informationen in nur einem Dokument erhält.