Mein FileDrive
In das FileDrive können alle wichtigen Dateien zentral hochgeladen und gespeichert werden. Dies ermöglicht deren unkomplizierten Einsatz via Schnittstellen in den verschiedenen Bereichen und Modulen der ameax Unternehmenssoftware. Dabei bietet das FileDrive für jeden Nutzer eine eigene Plattform zum Ablegen von Dateien.
Das FileDrive kann nur benutzt werden, wenn diese Funktion in den FileDrive Einstelllungen aktiviert ist.
„Mein FileDrive“ öffnen
Um Ihr FileDrive aufzurufen, klicken Sie im Hauptmenü auf den Menüpunkt „Einstellungen“. Wählen Sie darauf im Untermenü „Mein Konto“ „Mein FileDrive“ aus.
Alle Dateien innerhalb des FileDrives werden in einer Ordnerstruktur angezeigt. Sie sehen dabei nur Ihre eigenen Ordner. FileDrive Ordner von anderen Benutzern werden nur angezeigt, wenn Ihnen über die Rechteinstellung der Zugriff auf diese gewährt wurde.
Wie genau Ordner im FileDrive angelegt und abgeändert werden, kann im Handbucheintrag FileDrive Ordner nachgelesen werden.
Dateien in das FileDrive hochladen
Über den Button „Dateien hochladen“ direkt unter der Überschrift gelangt man in den Upload-Bereich.
Dort wird der jeweilige Ordner, in welchem die Datei abgelegt werden soll, mit einem Klick auf das Dropdown-Auswahlfeld „FileDrive“ festgelegt. Sollte nur ein Ordner in Ihrem FileDrive vorhanden sein, so wird dieser automatisch gewählt.
Um bereits hochgeladene, gleichnamige Dateien zu überschreiben, muss die Checkbox „Vorhandene gleichnamige Dateien überschreiben?“ aktiviert werden.
Mit einem Klick auf den Bereich „Dateien auswählen oder hierhin ziehen“ öffnet sich das Upload Fenster. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und drücken Sie auf „Öffnen“. Dabei ist auch der Upload von mehreren Dateien gleichzeitig möglich. Das FileDrive unterstützt den Upload von allen gängigen Dateitypen.
Ebenfalls können Dateien hochgeladen werden, indem eine oder mehrere Dateien per Drag & Drop in das gleiche Feld gezogen werden.
Die dritte Möglichkeit um Dateien in Ihr FileDrive hochzuladen, ist der E-Mail-Versand dieser an die spezifische FileDrive E-Mail-Adresse. Sie finden sie direkt unter dem Upload-Bereich. Jeder Ordner besitzt eine eigene Adresse. Die Ablage per E-Mail kann einige Minuten dauern. Um zu überprüfen, ob die Dateien bereits eingeordnet wurden, genügt ein Klick auf den Button „Neu laden“.
Dateien im FileDrive auswählen und löschen
Innerhalb eines Ordners werden alle dort abgelegten Dateien angezeigt. Um eine bestimmte Datei auszuwählen, klicken Sie auf die Box „auswählen“ innerhalb der Dateidarstellung. Mit dem Funktions-Button „Alle auswählen“ werden alle Dateien innerhalb des jeweiligen Ordners markiert. Der Funktions-Button „Auswahl aufheben“ sorgt hingegen dafür, dass die Markierung der ausgewählten Dateien wieder aufgehoben wird.
Die Löschung von einzelnen Dateien erfolgt mit einem Klick auf das Mülltonnen-Icon innerhalb einer Dateidarstellung. Um mehr als eine Datei auf einmal zu löschen, werden die entsprechenden Dateien zuerst ausgewählt. Über den Dropdown-Button „Aktion wählen“ können Sie anschließend den Befehl „Löschen“ geben. In der sich öffnenden Sicherheitsabfrage muss der Löschbefehl nun noch mit einem Klick auf „OK“ bestätigt werden.
Selektion und Sortierung im FileDrive
Das FileDrive bietet die Möglichkeit, nach spezifischen Dateien zu suchen und die Standardsortierung seiner angezeigten Inhalte zu ändern. So kann eine Datei nach ihrer Datei-ID und dem Dateinamen gesucht werden. Um einen gewissen Dateientyp anzeigen zu lassen, wählen Sie diesen im Feld „Dateierweiterung“ aus. Eine Selektion von Dateien eines bestimmten FileDrive-Ordners ist über das Feld „FileDrive“ möglich.
Mit dem Feld „Gruppiert“ kann die Ansicht des FileDrive-Bereichs geändert werden. Die Option „Alle“ bewirkt, dass Ihre Dateien nicht mehr nach Ordnern gruppiert werden. Mit der Option „nach FileDrive“ wird hingegen wieder zur klassischen Ordnerstruktur gewechselt.
Die Dateien können nach Dateinamen, Datum, Dateiendung und Datei-ID sortiert werden. Wählen Sie hierzu die gewünschte Sortiermethode im Feld „Sortierung“ aus.
FileDrive mit Bezug auf Module und Funktionen
Sie finden Zugangspunkte zum Inhalt Ihres FileDrives an verschiedenen Stellen in der ameax Unternehmenssoftware:
- Bei Zusatzfeldern, die einen Datei-Upload vorsehen (in den Kunden-Stammdaten oder bei Ansprechpartnern)
- Innerhalb von Aktivitätseinträgen
- Bei der Erstellung von E-Mails
- Innerhalb eines Artikels
- Bei der Erstellung und Bearbeitung von Belegen
Zusätzlich zu den Inhalten, die Sie in Ihr FileDrive hochladen, stehen Ihnen dort auch Dateien aus den Modulen “Faktura”, “Aufgaben und Projekte” und “Objekte” zur Verfügung. Im Folgenden wird das Beziehen dieser Dateien beim Versand einer Nachricht an einen Kunden genauer erläutert.
Um Dateien aus den Modulen „Faktura“ oder „Aufgaben und Projekte“ über das FileDrive beispielsweise einer Nachricht hinzuzufügen, klicken Sie im Upload-Bereich für Anhänge auf das FileDrive Icon. Das Icon wird Ihnen an verschiedenen Stellen im System angezeigt und kann überall dort für den Bezug von Dateimaterial verwendet werden. In diesem Beispiel wird die Funktionsweise anhand des E-Mail-Versands veranschaulicht.
Nach Klick auf das Icon, gelangen Sie in Ihren FileDrive-Ordner. Hier können Sie über den obenliegenden Reiter den Systembereich wählen, aus dem Sie eine Datei beziehen wollen. Wählen Sie hier beispielsweise „Alle Belege“ aus, um auf die zum Kunden gehörenden Belege der Faktura zuzugreifen und diese anzuhängen.
Über den Reiter „Vorgänge“ haben Sie die Möglichkeit, alle Dateien an Ihre E-Mail anzuhängen, die zu Vorgängen beim Kunden hochgeladen wurden. Dabei sehen Sie ebenfalls in der mittleren Spalte der Dateiübersicht, mit welchem Vorgang die Datei in Verbindung steht.
Wählen Sie die Datei, die Sie benötigen, über die Checkbox aus und fügen diese über den Button „Übernehmen“ dem Anhang der E-Mail hinzu. Es ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.
Die ausgewählten Dateien werden im Bearbeitungsfenster der Nachricht angezeigt. Sie können diese hier bei Bedarf auch wieder aus de, Anhang entfernen.
Vorgänge mit Kommentaren
In verschiedenen Systembereichen können Sie über das FileDrive auf Dateien zugreifen, die in Kommentaren zu Vorgängen hinterlegt wurden. Klicken Sie dafür auf das FileDrive-Icon, um die Inhalte aus diesem zu beziehen. Im gezeigten Beispiel wird der Ablauf anhand des Versands einer E-Mail veranschaulicht.
Wählen Sie in der FileDrive-Ansicht den Reiter „Vorgänge“ aus, um die Dateien dieses Bereichs einzusehen. Datenmaterial, das als Kommentar zu einem Task hinterlegt wurde, wird mit einem Vermerk versehen.