ameax Newsletter-System
Newsletter bieten einem Unternehmen die ideale Chance, stetig mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben. Man kann zahlreiche Personalisierungen einbauen, gezielt auf Interessen oder Vorlieben eingehen und so dem Empfänger das Gefühl einer möglichst persönlichen Betreuung geben. Mit einem Newsletter bleiben Sie Ihren Kunden im Gedächtnis und motivieren durch Handlungsaufforderungen zu Käufen.
Allgemein Wissenswertes zum ameax Newsletter-System
Für einen reibungslosen Versand
Für die regelmäßige Kommunikation mit Ihren Kunden empfehlen wir, Newsletter anstatt Serien-E-Mails zu verschicken, um einen möglichst hohen Versandprozentsatz zu erreichen. Wenn Sie Newsletter über das Newsletter-System versenden, werden diese auch wirklich als „Newsletter“ deklariert, was die freie Passage bis zum Empfänger begünstigt. Serien-E-Mails können zwar ähnlich gestaltet werden, allerdings sind die Formatierungsmöglichkeiten eingeschränkt. Je mehr Formatierungen in diesen verwendet und Links integriert werden, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Nachricht nicht direkt im Posteingang landet. Nach dem Versenden des Newsletters stehen Ihnen auch verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Diese werden in der [Abb. 15] genauer beschrieben.
Die Buchung
Unsere Grafikdesigner entwerfen auf Basis der Corporate Identity-Vorgaben Ihrer Webseite für Sie unter Berücksichtigung unserer technischen Gegebenheiten ein Newsletter-Template, das als Vorlage/Schablone für alle ausgehenden Newsletter dient. Sollten Sie Änderungswünsche am Entwurf haben, werden diese im Bereich des Möglichen realisiert. Nach der Abnahme des Templates Ihrerseits wird es von unseren Programmierern in Ihre Datenbank übertragen. Ab diesem Zeitpunkt ist das Newsletter-System für Sie nutzbar. Sie arbeiten zukünftig immer von dieser Vorlage aus, welche Sie immer duplizieren. Für den nächsten zu versendenden Newsletter wird jedes Duplikat entsprechend angepasst und bearbeitet.
Hauptmenüpunkt Nachrichten
Über den Hauptmenüpunkt „Nachrichten“ kommen Sie in den Bereich „Newsletter“.
Übersichtsmaske des Newsletters
In der Übersichtsmaske aller Newsletter finden Sie neben verschiedener Informationsspalten zum Status und dem Versand der Newsletter folgende Aktionsmöglichkeiten:
- Anlegen [Abb. 2/1]:
Hier können neue Newsletter angelegt werden. - Bearbeiten [Abb. 2/2]:
Mit einem Klick auf den Betreff wird der entsprechende Newsletter geöffnet und steht anschließend zur Bearbeitung bereit. - Filtern [Abb. 2/3]:
Über diese Filterleiste können Sie nach Newslettern suchen. - Erweiterte Suche [Abb. 2/4]:
Mit der erweiterten Suche stehen Ihnen noch mehr Filterkriterien zur Verfügung [Abb. 3]. - Sortieren [Abb. 2/5]:
Sie haben die Möglichkeit, die Übersichtsanzeige der Newsletter nach verschiedenen vordefinierten Kriterien zu sortieren.
Erweiterte Suche
Nach einem Klick auf die Schaltfläche „Erweiterte Suche“ [Abb. 2/4] kann man zusätzlich zu den normalen Filterkriterien auch nach der „ID“ (einzigartige Identifikationsnummer eines jeden Newsletters) suchen.
Vorhandene Newsletter
Nachdem Sie einen bestehenden Newsletter [Abb. 2/2] geöffnet haben, kommen Sie in seine spezifische Übersichtsmaske. Hier stehen Ihnen verschiedene Funktions-Buttons zur Verfügung:
- „Zurück zur Listenansicht“ [Abb. 5/1]
- „bearbeiten“ [Abb. 5/2]
- „Test-E-Mail“ [Abb. 5/3]
- „Status ändern“ [Abb. 5/4]
- „Jetzt senden“ [Abb. 5/5]
- „Empfänger-Vorschau“ [Abb. 5/6]
- „Duplizieren“ [Abb. 5/7]
- „Newsletter löschen“ [Abb. 5/8]
- „Editor“ [Abb. 5/9]
Newsletter bearbeiten
Nach einem Klick auf die Schaltfläche „bearbeiten“ öffnet sich die folgende Bearbeitungsmaske [Abb. 5/2]. Diese ist identisch mit der Anlagemaske. Es werden folgende Angaben eingetragen:
- „Betreff“
Der Betreff des Newsletters wird an dieser Stelle eingetragen. Dies ist auch gleichzeitig der Betreff der E-Mail, wenn der Newsletter verschickt wird. - „Absender-E-Mail“
Die Newsletter-E-Mail wird mit dieser Absenderkennung verschickt. - „Absender Name“
Dieser Name wird dem Empfänger beim Erhalten des Newsletter in seinem Postfach angezeigt. - „Antwort E-Mailadresse“
Optional kann man eine E-Mail-Adresse angeben, an die Antworten an den Newsletter-Absender geschickt werden können. - „URL-Parameter“
Zusätzlich zu den internen Auswertungsmöglichkeiten im System, können auch externe angesteuert werden. Hierbei handelt es sich um ein Tracking-System im Newsletter. Dadurch kann festgestellt werden, wie oft ein Newsletter geöffnet oder ein Link angeklickt wurde. Beim Anklicken eines Links, kann man Parameter an diesen anhängen, um bestimmte externe Auswertungen durchzuführen. - „Versand-Datum“
Legen Sie das Datum des Newsletter-Versands fest.
- „Versand-Uhrzeit“
Legen Sie die Uhrzeit des Newsletter-Versands fest.
- „Welche Verteilerliste verwenden“
Über das Anhaken der Checkbox können die gewünschten Verteilerlisten ausgewählt werden. - „Sprachauswahl“
Wenn der Haken nicht gesetzt wurde, werden nur Empfänger in der Sprache „Deutsch“ verwendet.
Test-E-Mail
Zur Überprüfung des Newsletters können Sie eine Test-E-Mail versenden [Abb. 5/3]. Geben Sie hierzu die Mail-Adresse, an die der Test-Newsletter gehen soll, in das entsprechende Feld ein. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, den Newsletter auf Spam-Verdacht überprüfen zu lassen. Lesen Sie dafür die Hinweise in der grauen Informationsbox durch und handeln entsprechend der Anleitung.
Status ändern
Über das Drop-Down-Menü können Sie den Status des Newsletters von „Entwurf“ auf „Versandbereit“ abändern. So wissen alle Mitarbeiter, ob der Newsletter schon fertig gestaltet ist oder ob er sich noch in Bearbeitung befindet [Abb. 5/4].
Jetzt senden
Durch das Anhaken der Checkbox wird ausgewählt, ob der Newsletter verschickt werden soll [Abb. 5/5]. Mit „Speichern“ geht der Newsletter in den Versandlauf und mit „Abbrechen“ wird die Einleitung des Versandprozesses abgebrochen.
Empfänger-Vorschau
Eine Übersicht der Empfänger wird an dieser Stelle angezeigt, ebenso wie die Anzahl der Adressaten [Abb. 5/6]. Empfänger werden dem Newsletter beispielsweise über die Selektionen hinzugefügt. Eine weitere Möglichkeit ist, wenn sich Interessenten auf Ihrer Webseite in ein Web Formular zur Anmeldung des Newsletters eingetragen, werden diese auch automatisch der Empfängerliste hinzugefügt. Sie können im Einstellungsbereich mehrere Verteilerlisten hinzufügen und je nach Bedarf die passende auswählen.
Duplizieren
Nach einem Klick auf die Schaltfläche „Duplizieren“ [Abb. 5/7] öffnet sich diese Eingabemaske. Hier kann für den duplizierten Newsletter ein „neuer Betreff“ eingegeben und eine andere „Sprache“ ausgewählt werden. Wie in der Einleitung beschrieben, empfehlen wir keinen neuen Newsletter zu erstellen, sondern immer von einer vorhandenen Vorlage auszugehen und diese zu duplizieren.
Newsletter löschen
Falls der Newsletter nicht mehr benötigt wird, kann er gelöscht werden. Hierfür klicken Sie auf den entsprechenden Button [Abb. 5/8] und bestätigen die Meldung daraufhin mit „Ok“. Mit „Abbrechen“ kehren Sie zurück in die Übersicht des Newsletters, ohne ihn zu löschen.
Editor
Um den Inhalt des Newsletters zu überarbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Editor“ [Abb. 5/9]. Anschließend öffnet sich der Bereich aus [Abb. 12].
Die Schaltfläche „Neu Schreiben“ [Abb. 13/4] bewirkt, dass Änderungen am Grundtemplate vorgenommen werden können. Bei den „Optionen“ [Abb. 13/5] kann man, wenn man mehrere Templates hat, das Template ändern.
Es können hier über die Buttons in der Untermenüleiste neue Inhalte (Container) hinzugefügt werden:
- „Text-Block“
- „Vollbild“
- „2-Bilder“
- „Linie“
- „Abstand“
- „Kleiner Abstand“
- „Text mit Bild und Button“
Sie haben die Möglichkeit, einen Container und dessen Inhalte über das „Mülleimer“-Icon zu löschen, falls Sie einen oder mehrere davon nicht mehr brauchen [Abb. 13/1]. Sollten Sie diesen nur vorübergehend nicht benötigen, können Sie den Status auf „Passiv“ setzen. Daraufhin wird dessen Inhalt im versendeten Newsletter nicht angezeigt. Falls der Inhalt zu einem späteren Zeitpunkt wieder gebraucht wird, stellen Sie den Status auf „Aktiv“ [Abb. 13/2]. Die Sortierung der Container können Sie ändern, indem Sie die gewünschte Position als Zahl in der entsprechenden Eingabefläche eintragen [Abb. 13/3]. Hier werden standardmäßig Fünferschritten ausgewählt. Wenn Sie beispielsweise einen Container an der zweiten Stelle platziert haben wollen, geben Sie eine Zahl zwischen fünf und zehn ein damit der Container an der richtigen Stelle erscheint.
Die Container werden in „Kopfbereich“, „Inhalt“ und „Fußbereich“ eingeteilt. Mit einem Klick auf das Pfeilsymbol in der entsprechenden Zeile können Sie einen Container von dem einen Bereich in den vor- bzw. nachgehenden schieben. Ein Beispiel ist hier durch die Pfeiltaste nach unten wird ein Container von dem „Kopfbereich“ in den „Inhalt“ geschoben.
Im Bereich „Downloads“ in der Untermenüleiste können PDF-Dokumente hochgeladen werden die Ihnen anschließend zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen. Die Downloads können später über den Container „Text mit Bild und Button“ in den Newsletter integriert werden. Dasselbe Prinzip findet sich im Bereich „Bilder“ wieder. Die PDF-Dokumente ebenso wie die Bilder sind jederzeit wieder löschbar. Sie können Ihr Bildmaterial hier hochladen und anschließend die Bilder in den Containern „Vollbild“ oder „2-Bilder“ verwenden.
Es besteht erneut die Option, eine Test-E-Mail zu verschicken. Die Vorgehensweise hierzu wurde im oberen Abschnitt schon erläutert [Abb. 7].
Unter dem Editor sieht man eine Vorschau des Newsletters. Das Grundgerüst bestehend aus der farblichen Umrandung, dem farblich abgegrenzten Impressumsblock und dem Link zum Abbestellen des Newsletters ist immer identisch. Die entsprechenden Inhalte in der Mitte werden vor dem Versenden vom Bearbeiter über die Container gefüllt.
Die Änderungen werden durch das Verlassen des Bearbeitungsbereichs automatisch abgesichert.
Statistik
Nach der Versendung des Newsletters stehen Ihnen verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- „Grunddaten“ [Abb. 15/1]
Hier werden die Details zum Newsletter wie die Sprache, der Betreff und der Versand angezeigt. Außerdem hat man die Möglichkeit, eine Vorschau des Newsletters im Browser-Fenster anzuschauen.
- „Empfänger“ [Abb. 15/2]
Die Verteilerlisten, an die der Newsletter verschickt wurde, werden hier angezeigt.
- „Adresse“ [Abb. 15/3]
Die Anzahl der Adressen an die der Newsletter versendet wurde, wird hier dargestellt. Außerdem die Anzahl der E-Mail-Adressen bei denen es einen „SoftBounce“ (Leichten Fehler) gab.
- „Bestätigten Zeiten“ [Abb. 15/4]
Eine Aufzählung der einzelnen Versand- und Fehlerzeiten wird hier angezeigt.
- „Summen“ [Abb. 15/5]
Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Anzahl der:
- versendeten E-Mails
- unzustellbaren E-Mails
- angekommenen E-Mails
- geöffneten E-Mails
- angeklickten E-Mails
- Abbestellungen des Newsletters
- Click-Through-Rate (Klickrate)
- „Geöffnet“ [Abb. 15/6]
Statistik wie viele den Newsletter im E-Mail-Programm und wie viele ihn im Browser geöffnet haben. Eine detaillierte Auswertung über die „Zugriffe nach Datum“ wird unter dem Statistikbereich dargestellt. Hier kann man auswerten wie oft, an welchem Datum und auf welche Weise (per E-Mail-Programm oder Browser) der Newsletter angeklickt wurde.
- „Klicks“ [Abb. 15/7]
Dabei handelt es sich um eine Auswertung welche Links in dem Newsbeitrag wie oft angeklickt wurden.