Postfach
Im „Postfach“ wird die gesamte vorhandene Korrespondenz mit allen Kunden angezeigt, d. h. E-Mails oder ausgegangene Briefe. Erreichbar ist dieser, auch als „Haupt-Postfach“ bezeichnete, Bereich unter dem Hauptmenüpunkt „Nachrichten“ unter „Postfach“.
Das „Haupt-Postfach“
Hier werden alle erstellten, gesendeten und empfangenen E-Mails und Briefe (nur ausgehend) angezeigt. Im oberen Teil der Maske befindet sich eine Filterfunktion [Abb. 2/1]. Folgend eine Übersicht der wichtigsten Inhalte des „Haupt-Postfachs“:
- Datumsangaben zu den Nachrichten [Abb. 2/2]
- Typ der Nachrichten (E-Mail oder Brief) [Abb. 2/3]
- Hinweise zu einem „Medien-Link“ [Abb. 2/4], sofern vorhanden
- Möglichkeiten zum Archivieren und Löschen von Nachrichten [Abb. 2/5 und 2/6].
Über das Dropdown-Menü [Abb. 2/7] ist eine Aktion auswählbar, die gleichzeitig auf mehrere, markierte Nachrichten [Abb. 2/8] angewendet werden kann (Massenbearbeitung).
Nachricht bearbeiten
Durch Klicken in den Datumsbereich einer Nachricht wird diese geöffnet [Abb. 2/2] und es können verschiedene Aktionen ausgeführt werden:
- Eine Wiedervorlage erstellen (siehe “Wiedervorlagen“) [Abb. 3/1]
- „To do“-Markierung hinzufügen/entfernen [Abb. 3/2]
- Ins Archiv verschieben [Abb. 3/3]
- Löschen [Abb. 3/4]
- Manuell verknüpfen [Abb. 3/5]
- Kundendatensatz anzeigen, zu dem die Nachricht gehört [Abb. 3/6]
Im mittleren Bereich des Fensters wird der Inhalt der Nachricht angezeigt [Abb. 3/7]. Des Weiteren erstellen Sie hier eine Notiz zur Nachricht oder bearbeiten diese [Abb. 3/8]. Die Funktion „Medien-Link Aufrufe“ [Abb. 3/9] zeigt an, wie oft ein in der Nachricht befindlicher „Medien-Link“ (siehe „Medien-Link“) aufgerufen wurde.
Nachrichten, welche „Ins Archiv“ verschoben wurden, werden in der Auflistung der aktuellsten Nachrichten nicht mehr angezeigt. Dies dient der Übersichtlichkeit. Nachrichten im Archiv können über den Filter jederzeit wieder dargestellt werden.
Automatische und Manuelle Zuordnung von Nachrichten
Die ameax Unternehmenssoftware ordnet alle eingehenden sowie ausgehenden E-Mails gleich anhand der Absenderadresse oder Empfängeradresse dem richtigen Kundendatensatz zu. Details dazu, wie ein- und ausgehenden E-Mails verarbeitet werden können, finden Sie unter „Mail-Accounts“.
Kann die Software keine exakt übereinstimmende E-Mail-Adresse in Ihrer Datenbank für eine passende Zuordnung finden, so werden die entsprechenden Nachrichten erst einmal im Hauptpostfach “zwischengelagert”.
Wird nun eine E-Mail-Adresse in einem Kundendatensatz oder bei einem Ansprechpartner ergänzt, so löst dies im Hintergrund ebenfalls immer die automatische Zuordnungsfunktion aus. Somit wird sofort der zugeordnete Ansprechpartner bei der Mail angezeigt und diese mit dem entsprechenden Datensatz verknüpft.
Die automatische E-Mail-Zuordnung wird grundsätzlich immer bei der Ergänzung und/oder Änderung von E-Mail-Adressen bei Kunden- und Ansprechpartnerdatensätzen ausgelöst.
Über die Funktion „Manuell verknüpfen“ [Abb. 3/5] können Nachrichten auch ohne übereinstimmende E-Mail oder Postadresse einem Kundendatensatz zugeordnet werden.
Manuelles Verknüpfen
Klicken Sie in der Bearbeitungsmaske der Nachricht auf „Manuell verknüpfen“ [Abb. 3/5], öffnet sich eine zusätzliche Eingabeleiste [Abb. 4]. Durch einen Klick auf „Kunde anlegen“ [Abb. 4/1] kann ein neuer Kunde angelegt und die E-Mail diesem gleich zugeordnet werden. Mit „Abbrechen“ [Abb. 4/2] wird der Vorgang abgebrochen und durch Auswählen eines Kunden [Abb. 4/3] aus einer Liste werden Sie in die Übersichtsmaske des Kundendatensatzes weitergeleitet.
Haben Sie aus der Liste aus [Abb. 4/3] einen Kunden durch einen Klick auf dessen Namen ausgesucht, stehen Ihnen wiederum in einer angezeigten Eingabeleiste drei Optionen zur Auswahl:
- „Kunde auswählen“ [Abb. 5/1]: Klicken Sie hier, um die Zuordnung der E-Mail zu diesem Kundendatensatz zu bestätigen.
- „Kunde anlegen“ [Abb. 5/2]: Hierdurch besteht die Möglichkeit, statt die E-Mail dem gewählten Kundendatensatz zuzuordnen, doch noch einen komplett neuen für die Zuordnung anzulegen.
- „Abbrechen“ [Abb. 5/3]: Bricht den Zuordnungsvorgang an dieser Stelle ab.
Massenbearbeitungsfunktionen im Postfachbereich
Das Dropdown-Menü „…Aktion wählen“ am unteren linken Rand des Postfachfensters stellt Ihnen folgende Funktionen für die Massenbearbeitung zur Verfügung:
- „To do“-Markierung setzen
- „To do“-Markierung entfernen
- Als ungelesen markieren
- Als gelesen markieren
- Zuordnung zurücksetzen
- Löschen
- In das Archiv verschieben
Durch vorhergehendes Markieren von Nachrichten in der Übersicht [Abb. 2/8] und die anschließende Auswahl der gewünschten Funktion wird diese gleichzeitig bei allen markierten Nachrichten angewendet.