Vorgänge

Screenshot geöffneter Hauptmenüpunkt „Vorgänge“ mit markiertem Bereich „Vorgänge“
[Abb. 1]: Hier sehen Sie, wie Sie zur Übersicht der Einzelvorgänge gelangen.

Im Hauptmenüpunkt „Vorgänge“ finden Sie unter „Vorgänge“ eine Übersicht sämtlicher Einzelvorgänge. In diesem Bereich können neue Vorgänge angelegt und vorhandene bearbeitet werden. Außerdem haben Sie mit Hilfe entsprechender Filteroptionen die Möglichkeit, nur bestimmte und für Sie relevante Vorgänge, wie beispielsweise diejenigen mit hoher Priorität, anzeigen zu lassen.

Übersicht zum Bereich „Vorgänge“

Screenshot geöffneter Bereich „Vorgänge“ mit verschiedenen Markierungen
[Abb. 2]: Übersicht der Einzelvorgänge

Im Bereich „Vorgänge“ unter dem gleichnamigen Hauptmenüpunkt können verschiedene Aktionen durchgeführt werden. Zum einen können neue Vorgänge angelegt [Abb. 2/1], zum anderen können aber auch vorhandene bearbeitet werden.

Mit Hilfe des Filterbereichs ist es möglich, konkret nach einem Vorgang, zum Beispiel über dessen Bezeichnung oder Vorgangsnummer, zu suchen [Abb. 2/2]. Über die erweiterte Suche kann eine Vielzahl an Suchoptionen ausgeklappt werden, die wiederum dazu dienen, die Menge an Vorgängen nach gewünschten Kriterien zu filtern [Abb. 2/3]. So können Sie sich in der Suche beispielsweise Vorgänge anzeigen lassen, bei welchen in den letzten 7 Tagen eine Änderung durchgeführt wurde.

Im linken Bereich der Anzeigemaske finden Sie außerdem verschiedene Schaltflächen zur Schnellsuche, mit welchen Sie sich gezielt eine Übersicht aller im System befindlichen Vorgänge nach bestimmten Kriterien anzeigen lassen können. Dies sind beispielsweise Gruppierungen nach Prioritäten oder Funktionen („Offen“, „In Arbeit“, etc.) [Abb. 2/4].

Unterhalb dieses Bereichs finden Sie zudem auch noch die Stapel aller Benutzer und Teams [Abb. 2/5]. Indem Sie auf einen Benutzernamen oder Teamnamen klicken, gelangen Sie direkt in die jeweilige Stapelübersichtsmaske.

Anlage eines Vorgangs

Screenshot geöffneter Bereich „Vorgänge“ mit markiertem Button „Anlegen“
[Abb. 3]: So legen Sie einen neuen Vorgang ohne direkten Kundenbezug an.

Neben der Option, Vorgänge direkt im jeweiligen Kundendatensatz über den entsprechenden Funktions-Button aus der Leiste „Anlegen & Aktionen“ anzulegen (somit mit Kundenbezug), besteht auch im Bereich „Vorgänge“ im Hauptmenüpunkt „Vorgänge“ die Möglichkeit, Vorgänge anzulegen (ohne direkten Kundenbezug). Klicken Sie hierzu auf den Button „Anlegen“.

Screenshot Fenster zur Auswahl des zu verwendenden Schemas
[Abb. 4]: Legen Sie das Schema fest, welches für den zu erstellenden Vorgang verwendet werden soll.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie das zu verwendende Schema auswählen können.

Screenshot geöffneter Anlagebereich, in welchem die Details zum Vorgang definiert werden können
[Abb. 5]: Im Anlagebereich des Vorgangs können Sie alle wichtigen Details zum Vorgang festlegen.

Sobald Sie ein Schema anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie schließlich die genauen Details des Vorgangs festlegen:

  • Die spezifische Bezeichnung des Auftrags (die Vorgangsnummer wird automatisch ergänzt)
  • Die detaillierte Beschreibung des Auftrags
  • Die Priorisierung
  • Beobachter
  • Erinnerungsdatum
  • Fälligkeitsdatum

Außerdem können Sie in diesem Bereich bei Bedarf auch definieren, dass der Auftrag gleich im Bearbeitungsstapel des nächsten Kollegen aufgenommen werden soll. Diese Angaben werden beim Speichern automatisch vom System ergänzt:

  • Welcher Benutzer den Auftrag angelegt hat
  • Das Datum der Anlage
  • Der Standardstatus bei Anlage (z. B. Auftragserfassung)
  • Die aktuell zuständige Person
  • Der Prozess-Button, der die Überleitung zum nächsten Schritt ermöglicht

Über das Upload-Feld können zudem wichtige Dokumente und Dateien dem Vorgang beigefügt werden.

Letzte Vorgang-Aktivität

Screenshot des Bereichs „Bearbeitung“ aus der Übersicht eines Vorgangs
[Abb. 6]: Hier können Sie die letzten Interaktionen mit dem Vorgang einsehen.

Im Anzeigebereich „Bearbeitung“ eines Vorgangs ist ersichtlich, wann welcher Nutzer zuletzt mit einem Vorgang interagiert hat. Zudem wird Ihnen dargestellt, wer den Vorgang erstellt bzw. bearbeitet hat und zu welchem Zeitpunkt dies geschah.

Der Zeitstempel wird durch eine Vielzahl von Aktionen mit dem Vorgang aktualisiert. Dazu zählen:

  • Bearbeiten des Vorgangs
  • Priorität im Stapel ändern
  • Kommentar verfassen
  • Prozess-Button klicken
  • Checkboxen abhaken oder neue erstellen
  • Nachrichten aus dem Vorgang schreiben (Brief, E-Mail)
  • Zeitbuchungen durchführen
  • Ticket anlegen
Screenshot der Übersicht aller Vorgänge mit markiertem Drop-Down-Menü zur Sortierung der Einträge nach der letzten Aktivität
[Abb. 7]: Hier können Sie Ihre Vorgänge auf- oder absteigend nach Ihrer letzten Aktivität sortieren lassen.

In der Übersicht aller Vorgänge stehen Ihnen auf- und absteigende Sortierungsmöglichkeiten auf Basis des Zeitpunkts der letzten Aktivität zur Verfügung.

Anzeige des Statusverlaufs innerhalb von Vorgängen

Screenshot der Übersichtsmaske eines Vorgangs mit verschiedenen Markierungen im Bereich „Statusverlauf“
[Abb. 8]: Hier können Sie den detaillierten Statusverlauf eines Vorgangs einsehen.

Klicken Sie auf den Button „Statusverlauf“ in der Übersichtsmaske eines Vorgangs, um den detaillierten Verlauf der einzelnen Status anzusehen.

Die Anzeige stellt nicht nur dar, wann ein Mitarbeiter den Vorgang auf einen bestimmten Status gestellt hat, sondern auch, wie lange der Vorgang in diesem Status beim Bearbeiter verblieben ist.

Suchschema für Vorgänge

Screenshot aus „Vorgänge“ mit gekennzeichneter Leiste für Suchkriterien und Button für die Erstellung des Suchschemas
[Abb. 9]: Führen Sie zuerst eine Suche nach bestimmten Kriterien durch und speichern diese dann als Suchschema ab.

Um ein Suchschema für Vorgänge anzulegen, gehen Sie in den Hauptmenüpunkt „Vorgänge“. Hier haben Sie die Möglichkeit, für eine Filterung der Vorgänge mehrere Suchkriterien einzugeben und anschließend durch einen Klick auf den grünen Haken die Suche auszuführen [Abb. 9/1]. Nach ausgeführter Suche speichern Sie die Kriterien über den Button „Aktuelle Suche als Suchschema speichern“ ab [Abb. 9/2].

Screenshot der Anlagemaske eines Suchschemas
[Abb. 10]: Vergeben Sie hier eine Bezeichnung und eine Farbe für das Suchschema.

Daraufhin gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske des Suchschemas. Hier können Sie für dieses eine Bezeichnung und eine Farbe vergeben.

Screenshot aus „Vorgänge“ mit gekennzeichnetem Drop-Down-Menü zur Ausführung des Suchschemas
[Abb. 11]: Über das Drop-Down-Menü können Sie Ihre Suchschemas ausführen und gelangen automatisch in den zugehörigen Systembereich.

Über das Drop-Down-Menü neben der Schnellsuchzeile kann das soeben definierte Suchschema per Klick angewendet werden.

Hinweis: Vor einem Suchschemas wird jeweils vermerkt auf welchen Systembereich (Kunden, Vorgänge oder Objekte) sich dieses bezieht. Durch Auswahl eines Suchschemas gelangen Sie direkt in diesen Bereich und der Suchfilter wird dort ausgeführt.