Aufträge

Screenshot der Übersicht „Aufträge“ des Bereichs Faktura
[Abb. 1]: Hier sehen Sie alle mit dem Modul „Faktura“ erstellten Aufträge.

Klicken Sie im Hauptmenüpunkt „Faktura“ auf den Untermenüpunkt „Aufträge“ um in die Übersicht aller erstellten Aufträge zu gelangen. Zusätzlich werden Ihnen hier Informationen wie der Name des Empfängers, der Beleg-Status, der Betrag, eine Belegansicht als PDF zum Aufrufen sowie der Bearbeiter ausgegeben.

Aufträge einsehen

Screenshot der Hauptmenüleiste mit geöffnetem Untermenü bei „Faktura“
[Abb. 2]: Klicken Sie auf „Aufträge“, um den entsprechenden Bereich zu öffnen.

Begeben Sie sich über den Hauptmenüpunkt „Faktura“ in den Bereich „Aufträge“, um alle erstellten Aufträge einsehen zu können.

Schaltflächen der Untermenüleiste

Screenshot der Übersicht aller Aufträge des Bereichs Faktura mit markiertem „Export“-Button
[Abb. 3]: Sie können sich alle Informationen zu Ihren Aufträgen als CSV-Datei exportieren lassen.

Zum Exportieren aller Aufträge, klicken sie auf den „Export“-Button. Sie erhalten eine CSV-Datei mit sämtlichen Daten zu allen Auftragsbelegen. Dazu zählen unter anderem Angaben zum Empfänger und dem Betrag.

Screenshot der Ansicht „Aufträge“ des Bereichs Faktura mit markiertem „Ansicht aktualisieren“-Button
[Abb. 4]: Aktualisieren Sie die Ansicht und laden alle neu erstellten Aufträge.

Um die Seite zu aktualisieren und neu erstellte Aufträge zu laden, klicken Sie auf den Button „Ansicht aktualisieren“.

Screenshot des Bereichs „Aufträge“ des Bereichs Faktura mit markiertem „Erweiterte Suche“-Button
[Abb. 5]: Öffnen Sie eine erweiterte Suchleiste mit vielfältigen Filtermöglichkeiten.

Grenzen Sie die angezeigten Aufträge ein, indem Sie nach bestimmten Kriterien über die Texteingabefelder suchen. Um mehr Filtermöglichkeiten zu erhalten, klicken Sie auf „Erweiterte Suche“.

Screenshot der Auftragsübersicht mit verschiedenen Markierungen bei den erweiterten Filtermöglichkeiten
[Abb. 6]: Über diese Leiste können Sie Ihre Ansicht eingrenzen und filtern.

Es öffnet sich eine Suchleiste mit verschiedenen Möglichkeiten zur Eingrenzung Ihrer Ergebnisse. Geben Sie dazu in den entsprechenden Eingabefeldern Ihre Suchkriterien ein [Abb. 6/1]. Mit dem grünen Haken führen Sie Ihre Suche aus. Zum Löschen Ihrer Eingabe klicken Sie auf das rote Kreuz. [Abb. 6/2].

Auftrag erstellen

Screenshot des „Anlegen & Aktionen“ Bereichs eines Kundendatensatzes mit markiertem „Auftrag“-Button
[Abb. 7]: Über den entsprechenden Button legen Sie ein Auftrag für den Kunden an.

Im Kundendatensatz können Sie über den „Anlegen & Aktionen“-Bereich einen Auftrag anlegen. Kicken Sie dazu auf den gleichnamigen Button.

Screenshot der „Beleg bearbeiten“-Maske mit verschiedenen Markierungen
[Abb. 8]: Legen Sie hier die nötigen Voreinstellungen für Ihren Beleg fest.

Legen Sie anschließend in der „Beleg bearbeiten“-Maske alle grundlegenden Voreinstellungen bezüglich des Empfängers und Bearbeiters fest [Abb. 8/1]. Zusätzlich können Sie eine individuelle Auftragsbeschreibung und einen Abschlusstext hinzufügen und diese optional mit einem Text-Editor formatieren [Abb. 8/2]. Bestimmen Sie als nächstes die Art der Zahlung sowie die Zahlungskonditionen über die beiden Drop-Down-Menüs [Abb. 8/3]. Abschließend sind noch Einstellungen zur Umsatzsteuerpflicht zu tätigen, um mit der Auftragserstellung zu beginnen. Sollten Sie bereits eine Verkaufschance angelegt haben, weisen Sie diese über ein Drop-Down-Menü dem Beleg zu [Abb. 8/4]. Weitere Informationen zum Modul Verkaufschancen finden Sie in Handbuch unter Verkaufschancen.

Screenshot der Bearbeitungsmaske eines Auftrags mit verschiedenen Markierungen zum Hinzufügen von Artikeln
[Abb. 9]: Fügen Sie Artikel und Textpositionen Ihrem Auftrag hinzu.

Nach dem Abspeichern der Voreinstellungen, gelangen Sie in die Ansicht zur Belegerstellung. Fügen Sie hier Ihre Artikelpositionen hinzu. Dies können Sie entweder über die Schnellsuchleiste [Abb. 9/1] erledigen oder über das Drop-Down-Menü auf der rechten Seite eine Kategorie auswählen und von dort die Artikel beziehen [Abb. 9/2]. Hier stehen Ihnen auch verschiedene Bausteine für Textpositionen zur Verfügung, um Zwischenüberschriften und zusätzliche Beschreibungen zu ergänzen.

Screenshot der Aktionen-Leiste über den Angaben zum Kunden
[Abb. 10]: Durch Klick auf den entsprechenden Button gelangen Sie in den jeweiligen Systembereich.

Im Abschnitt über dem Bereich „Kunden“ haben Sie verschiedene Schaltflächen, mit denen Sie zur Auftrags- oder Belegübersicht kommen, den Auftrag bearbeiten können, zum Kundendatensatz gelangen bzw. in dessen Kunden-Mappe. Sollten Sie die Provision Struktur des Belegs einsehen oder die Ansicht aktualisieren wollen, klicken Sie dort auf den entsprechenden Button.

Screenshot der Belegerstellungsübersicht mit verschiedenen Markierungen zum Ändern der Anschrift und Ausgabe als PDF
[Abb. 11]: Vergeben Sie eine individuelle Anschrift und kontrollieren den Beleg.

Im Schaubild wird Ihnen die Auftragserstellung am Beispiel eines Einzelhändlers für Netzwerktechnik gezeigt. Sollte der Kunde eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse haben, können Sie über die jeweiligen Schaltfläche diese gesondert vergeben [Abb. 11/1]. Vor Versand des Belegs können Sie sich diesen als „PDF Entwurf“ ausgeben lassen, es wird noch keine fortlaufende Auftragsnummer vergeben. Sollten Sie die Schaltfläche „Online PDF“ (zum Versenden des Dokuments als Mail) oder „Druck PDF“ (zum Versenden des Dokuments als ausgedruckten Brief) klicken, wird eine Auftragsnummer vergeben [Abb. 11/2].

Screenshot eines beispielhaften Auftragsbelegs
[Abb. 12]: So könnte ein beispielhafter Auftragsbeleg aussehen.

Über den „PDF Entwurf“-Button gelangen Sie in die PDF-Ansicht des Belegs und können diese auf Ihre Vollständigkeit überprüfen. Als Briefpapier wurde in den Einstellungen ein Muster Briefpapier verwendet, welches individuell abgeändert werden kann. Unter Briefpapier erhalten Sie eine Vorgangsbeschreibung zur Änderung von diesem.

Screenshot bei der Erstellung eines Auftrags mit Status „in Bearbeitung“
[Abb. 13]: Sehen Sie hier Ihre Voreinstellung ein und ändern den Status.

Im Bereich „Auftrag“ stehen Ihnen verschiedene Schaltflächen zur Verfügung, klicken Sie auf eine dieser zum „Löschen“, „Weiterführen“ oder „Duplizieren“ des Auftragsbelegs. Sie sehen hier Ihre Voreinstellungen bezüglich des Bearbeiters und der Zahlungsmethode (Zahlart). Zusätzlich wird Ihnen der von Ihnen vergebene Status des Auftrags angezeigt, welchen Sie über die Buttons ändern können. Dabei wird Ihnen lediglich der nächstmögliche Status und nicht alle verfügbaren zum Klicken im Bereich „Status ändern auf“ angezeigt.

Da der Status auf „In Bearbeitung“ ist, wurde automatisch eine fortlaufende Auftragsnummer zugewiesen.

Screenshot der „Beleg weiterführen“-Ansicht
[Abb. 14]: Wählen Sie aus, in welchen Beleg Sie den Auftrag weiterführen wollen.

Über das Drop-Down-Menü können Sie Ihren Beleg in eine „Rechnung“, einen „Lieferschein“ oder „Stornobeleg“ weiterführen. Durch Anklicken der Checkboxen löschen Sie Ihre „Auftragsbeschreibung“ oder Ihren „Abschlusstext“ aus dem weitergeführten Beleg.

Screenshot bei der Auftragserstellung mit Status „fertig“
[Abb. 15]: Der Auftrag ist eigentlich fertig, kann allerdings wieder reaktiviert werden.

Auch im Status fertig können Sie den Beleg weiterführen. Optional haben Sie die Möglichkeit wieder auf „In Bearbeitung“ zurückzukehren, falls der Auftrag irrtümlich mit dieser Statusangabe versehen wurde.

Screenshot des Bereichs zum Anlegen eines Vorgangs, Projekts oder einer Provision Struktur bei der Auftragserstellung
[Abb. 16]: Legen Sie Vorgänge und Projekte an bzw. hinterlegen ein individuelles Anschreiben und eine Provision Struktur.

In der rechten Spalte der Bearbeitungsmaske eines Auftrags haben Sie die Möglichkeit, bereits ein individuelles Anschreiben anzulegen, Vorgänge und Projekte zu hinterlegen oder eine spezielle Provision Struktur zu definieren.