Dauergutschriften
Damit Sie eine Dauergutschrift erstellen können, aktivieren Sie diesen Beleg-Typ zuerst. Begeben Sie sich dafür in die Einstellungen, öffnen den Bereich „Faktura“ und klicken dort auf den Untermenüpunkt „Einstellungen“. Rufen Sie den Reiter „Beleg-Typen“ auf und wählen die Checkbox „Dauergutschriften“ aus.
Dauergutschriften einsehen
Begeben Sie sich über den Hauptmenüpunkt „Faktura“ in den Bereich „Dauergutschriften“, um alle erstellten Dauergutschriften einsehen zu können.
Für einen Export aller Dauergutschriften klicken Sie auf den Button „Export“. Es wird eine CSV-Datei mit sämtlichen Daten zu allen Dauergutschriften-Belegen erstellt. Dazu zählen unter anderem Angaben zum Empfänger und dem Betrag.
Um die Seite zu aktualisieren und neu erstellte Dauergutschriften zu laden, klicken Sie auf den Button „Ansicht aktualisieren“.
Grenzen Sie die angezeigten Dauergutschriften ein, indem Sie nach bestimmten Kriterien über die Texteingabefelder suchen. Um mehr Filtermöglichkeiten zu erhalten, klicken Sie auf „Erweiterte Suche“.
Es öffnet sich eine Leiste mit verschiedenen Filterkriterien [Abb. 6/1]. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, führen Sie die Suche mit dem grünen Haken aus oder löschen diese mit einem Klick auf das rote Kreuz [Abb. 6/2].
Dauergutschriften anlegen
Im Kundendatensatz können Sie über den „Anlegen & Aktionen“-Bereich eine Dauergutschrift anlegen. Klicken Sie dazu auf den gleichnamigen Button.
Legen Sie anschließend in der „Beleg bearbeiten“-Maske alle grundlegenden Voreinstellungen bezüglich des Empfängers und des Bearbeiters fest [Abb. 8/1]. Zusätzlich können Sie eine individuelle Auftragsbeschreibung und einen Abschlusstext hinzufügen und dies optional mit einem Text-Editor formatieren [Abb. 8/2]. Bestimmen Sie als nächstes die Art der Zahlung sowie die Zahlungskonditionen über die beiden Drop-Down-Menüs [Abb. 8/3]. Abschließend sind noch Einstellungen zur Umsatzsteuerpflicht zu tätigen, um mit der Belegerstellung zu beginnen [Abb. 8/4].
Nach dem Abspeichern der Voreinstellungen gelangen Sie in die Ansicht zur Belegerstellung. Fügen Sie hier Ihre Artikelpositionen hinzu. Dies können Sie entweder über die Schnellsuchleiste [Abb. 9/1] erledigen oder über das Drop-Down-Menü auf der rechten Seite eine Kategorie auswählen und von dort die Artikel beziehen [Abb. 9/2]. Hier stehen Ihnen auch verschiedene Bausteine für Textpositionen zur Verfügung, um Zwischenüberschriften und zusätzliche Beschreibungen zu ergänzen.
Im Abschnitt über dem Bereich „Kunden“ haben Sie verschiedene Schaltflächen, mit denen Sie zur Dauergutschriften- oder Belegübersicht kommen, die Dauergutschrift bearbeiten können, zum Kundendatensatz gelangen beziehungsweise in dessen Kunden-Mappe. Sollten Sie die Provision Struktur des Belegs einsehen oder die Ansicht aktualisieren wollen, klicken Sie dort auf den entsprechenden Button.
Um eine abweichende Rechnungs- oder Lieferadresse zu hinterlegen, stehen Ihnen dafür zwei verschiedene Schaltflächen zur Verfügung [Abb. 11/1]. Vor Versand des Belegs können Sie sich diesen als „PDF Entwurf“ ausgeben lassen. Hierbei wird noch keine fortlaufende Belegnummer vergeben. Sollten Sie auf die Schaltfläche „Online PDF“ (zum Versenden des Dokuments per Mail) oder „Druck PDF“ (zum Versenden des Dokuments als ausgedruckten Brief) klicken, wird eine Dauergutschriftnummer vergeben [Abb. 11/2].
Das Schaubild zeigt eine beispielhafte Dauergutschrift eines Händlers für Netzwerktechnik. In der Voransicht können Sie alle Informationen überprüfen, bevor Sie den Beleg versenden. Als Briefpapier wurde in den Einstellungen ein Muster Briefpapier verwendet, welches individuell abgeändert werden kann. Unter Briefpapier erhalten Sie eine Vorgangsbeschreibung zur Änderung von diesem.
In der mittleren Spalte der Übersichtsmaske eines Dauergutschrift-Belegs finden Sie Informationen über Ihre Voreinstellungen bezüglich des Leistungsdatum, der Preise, des Bearbeiters [Abb. 13/1] und der Zahlart [Abb. 13/2]. Zusätzlich können Sie hier den Status des Belegs einsehen und diesen per Mausklick verändern. Zum „Stornieren“, „Weiterführen“ oder „Duplizieren“ des Belegs betätigen Sie die entsprechende Schaltfläche im oberen Bereich der Ansicht. Die Schaltfläche zum Stornieren des Beleges wird erst angezeigt, wenn der Status des Beleges nicht mehr auf „Entwurf“ steht und dementsprechend eine fortlaufende Belegnummer vergeben wurde. Zuvor wurde der Button mit „Löschen“ betitelt.
Sie haben die Möglichkeit, den vorhandenen Dauergutschriften-Beleg in einen selbigen mit anderem Leistungsdatum zu überführen. Zusätzlich können Sie über die Checkboxen die hinterlegte „Auftragsbeschreibung“ oder den „Abschlusstext“ löschen.
Belegbegleitende Informationen hinterlegen
Zum Hinterlegen eines individuellen Anschreibens finden Sie auf der rechten Seite der Bearbeitungsmaske den entsprechenden Bereich dazu. Hier können Sie auch eine spezielle Provision Struktur hinterlegen oder einen belegbegleitenden Vorgang beziehungsweise ein Projekt anlegen.