Das zentrale Adressbuch

Screenshot geöffnetes zentrales Adressbuch
[Abb. 1]: Im zentralen Adressbuch können Sie E-Mail-Adressen für den Gebrauch innerhalb des Nachrichtensystems hinterlegen.

Im zentralen Adressbuch lassen sich E-Mail-Adressen hinterlegen, welche Sie überall in der ameax Unternehmenssoftware für den Versand von Nachrichten verwenden können. Sie finden das zentrale Adressbuch unter „Einstellungen“ bei „Nachrichten“ als gleichnamigen Bereich.

Aktivierung des zentralen Adressbuchs

Screenshot geöffneter Einstellungsbereich zur Aktivierung des zentralen Adressbuchs
[Abb. 2]: Aktivierung des zentralen Adressbuchs

Die Funktion des zentralen Adressbuchs muss vor der Nutzung in den Einstellungen bei „Allgemein“ unter „Module und Funktionen“ im Reiter „CRM“ aktiviert werden. Setzen Sie hierzu bei der Option „Zentrales-Adressbuch“ einen Haken und speichern Sie anschließend Ihre Eingabe.

Zentrale E-Mail-Adresse anlegen

Screenshot geöffnetes Adressbuch mit markiertem Button zur Anlage eines neuen Empfängers
[Abb. 3]: Hier sehen Sie, wie Sie einen neuen Empfänger zum Adressbuch hinzufügen können.

Möchten Sie eine zentrale Adresse anlegen, nutzen Sie am besten die Schnellsuchfunktion, um in den Einstellungsbereich „Adressbuch“ zu gelangen. Alternativ können Sie diesen Bereich auch in den Einstellungen unter „Nachrichten“ öffnen. Dort haben Sie die Möglichkeit, über „anlegen“ einen Empfänger-Namen mit zugehöriger E-Mail-Adresse zu ergänzen. Zentrale Adressen sind ausschließlich E-Mail-Adressen.

Wurden zentrale E-Mail-Adressen angelegt, stehen Ihnen diese durch das „Zentrale Adressbuch“ nun an entsprechenden Stellen in der ganzen ameax Unternehmenssoftware zur Verfügung. Dies gilt für alle Nachrichten-Funktionen, bei denen Sie einen Empfänger auswählen können.

Integration von Ansprechpartnern ins Adressbuch

Screenshot geöffneter Einstellungsbereich, in welchem die Funktion zur Integration der Ansprechpartner ins zentrale Adressbuch aktiviert werden kann
[Abb. 4]: Hier ist zu sehen, wie die Funktion zur Integration der Ansprechpartner ins zentrale Adressbuch aktiviert werden kann.

In den Einstellungen unter „Allgemein“ im Bereich „Module und Funktionen“ lässt sich im Reiter „CRM“ eine Funktion aktivieren, welche dafür sorgt, dass im Anlage- bzw. Bearbeitungsbereich von Ansprechpartnern die Option zur Integration des Ansprechpartners ins zentrale Adressbuch angeboten wird.

Aktivierung der Funktion

Screenshot geöffneter Einstellungsbereich mit markierter Funktion zur Integration der Ansprechpartner ins zentrale Adressbuch
[Abb. 5]: Integration der Ansprechpartner ins zentrale Adressbuch

Um die Funktion zur Integration von Ansprechpartnern ins zentrale Adressbuch zu aktivieren, öffnen Sie in den Einstellungen unter „Allgemein“ den Bereich „Module und Funktionen“. Setzen Sie unter dem Reiter „CRM“ bei der Option „Kunden/Ansprechpartner im Zentralen-Adressbuch verwenden“ einen Haken und speichern Sie abschließend Ihre Eingabe.

So veröffentlichen Sie einzelne Ansprechpartner im zentralen Adressbuch

Screenshot geöffneter Bereich zur Bearbeitung eines Ansprechpartnerdatensatzes mit markierter Option zur Veröffentlichung des Ansprechpartners im zentralen Adressbuch
[Abb. 6]: Im Rahmen der Anlage oder Bearbeitung eines Ansprechpartners besteht die Option, diesen Ansprechpartner ins zentrale Adressbuch zu veröffentlichen.

Sobald die entsprechende Funktion in den Einstellungen aktiviert wurde, erscheint im Anlage- bzw. Bearbeitungsbereich eines Ansprechpartners die Option „In zentralem Adressbuch veröffentlichen“. Indem Sie die Checkbox bei dieser Funktion aktivieren, wird dieser Ansprechpartner ins zentrale Adressbuch übernommen. Das bedeutet, dass dieser für alle Benutzer, egal, welcher Rechtegruppe sie angehören, im Adressbuch einsehbar ist.

Übersicht der ins Adressbuch integrierten E-Mail-Adressen

Screenshot geöffnetes Adressbuch mit markiertem Bereich „Ansprechpartner Adressbuch“
[Abb. 7]: Innerhalb des Adressbuchs werden die Ansprechpartner, welche ins zentrale Adressbuch integriert wurden, im separaten Bereich „Ansprechpartner Adressbuch“ aufgelistet.

In den Einstellungen unter „Nachrichten“ finden Sie den Bereich „Adressbuch“. Die Übersicht der dort hinterlegten E-Mail-Adressen ist zweigeteilt. Im oberen Teil der Übersicht finden Sie alle manuell hinterlegten E-Mail-Adressen. Unter dem Punkt „Ansprechpartner Adressbuch“ werden sämtliche Ansprechpartner aufgelistet, für welche die Option „In zentralem Adressbuch veröffentlichen“ aktiviert wurde. Die Ansprechpartner werden automatisch in alphabetischer Abfolge sortiert. Über das Papierkorb-Icon lassen sich einzelne Eintragungen aus dem zentralen Adressbuch wieder entfernen.

Auswahl der Adressbuchinhalte bei der Erstellung von Nachrichten

Screenshot geöffnetes Fenster zur Erstellung einer Nachricht mit markiertem Adressbuch-Ansprechpartner
[Abb. 8]: Die Ansprechpartner, welche ins zentrale Adressbuch integriert wurden, stehen bei der Nachrichtenerstellung als Empfänger zur Auswahl.

Bei der Erstellung von Nachrichten stehen neben den üblichen Empfängern zusätzlich auch die E-Mail-Adressen, welche ins zentrale Adressbuch integriert wurden, zur Auswahl.