Automailer

Screenshot Hauptmenüpunkt „Nachrichten“ mit dem markierten Untermenüpunkt „Automailer“
[Abb. 1]: Hier gelangen Sie zum Bereich „Automailer“.

Im Hauptmenüpunkt „Nachrichten“ finden Sie im Untermenüpunkt „Automailer“ eine Übersicht aller angelegten Automailer-Kampagnen. Mit dem Automailer werden vorbereitete E-Mails oder E-Mail-Serien automatisch in einem vordefinierten Intervall versendet, z. B. sobald ein Kunde einen bestimmten Status erreicht.

Übersicht über den Bereich „Automailer“

Screenshot Übersichtsmaske „Automailer“
[Abb. 2]: Hier sehen Sie alle erstellten Automailer-Kampagnen und können neue erstellen.

In der Übersicht sind alle vorhanden Automailer-Kampagnen zu sehen. Folgende Funktionen/Informationen werden hier angeboten/angezeigt:

  • Button „anlegen” [Abb. 2/1]:
    Hierüber werden neue Automailer-Kampangen angelegt.
  • Filterfunktion [Abb. 2/2]:
    Zum Sortieren/Filtern der Automailer-Kampangen
  • Informationsspalte „interne Bezeichnung“ [Abb. 2/3]:
    Ist eine für den internen Gebrauch verwendete Bezeichnung der Automailer-Kampagne.
    Durch Klicken auf den Namen kann die Kampagne bearbeitet werden.
  • Informationsspalte „Wochentage“ [Abb. 2/4]:
    Zeigt an, an welchen Tagen Mails durch den Automailer verschickt werden.
  • Informationsspalte „Aktiv“ [Abb. 2/5]:
    Zeigt an, ob der Automailer aktiv ist oder nicht.
  • Informationsspalte „Kampagne” [Abb. 2/6]:
    Gibt an, welcher Vertriebskampagne der Automailer zugeordnet ist.
  • Informationsspalte „Status-Update” [Abb. 2/7]:
  • Zeigt an, welcher Status dem Kunden nach dem Versand einer E-Mail zugeordnet wird.
  • Informationsspalte „ID” [Abb. 2/8]:
  • Gibt an, welche interne ID-Nummer die Automailer-Kampagne besitzt.
  • Funktion „Löschen“ [Abb. 2/9]:
  • Ermöglicht es, die Automailer-Kampange zu löschen.

Automailer Konfiguration

Screenshot Einstellungsmaske Automailer
[Abb. 3]: Hier werden alle grundlegenden Einstellungen zu einer Automailer-Kampagne durchgeführt.

Durch Klicken auf „anlegen“ [Abb. 2/1] öffnet sich die Konfigurationsmaske zum Erstellen einer Automailer-Kampagne mit folgenden Bearbeitungsmöglichkeiten:

  • „Kampagne“ [Abb. 3/1]:
    Auswahl der Vertriebskampagne zu welcher der Automailer gehören soll
  • „Automailer“ [Abb. 3/2]:
    Festlegung der „internen Bezeichnung“ sowie des neuen Vertriebskampagnenstatus nach dem Versand
  • „Aktivieren/Deaktivieren“ [Abb. 3/3]:
    Hier aktivieren oder deaktivieren Sie den Automailer.
  • „SMS-Versand“ [Abb. 3/4]:
    Über diese Checkbox aktivieren oder deaktivieren Sie den bevorzugten SMS-Versand.
  • „auslösende Status“ [Abb. 3/5]:
    Durch Aktivierung der entsprechenden Checkbox legen Sie fest, bei welchem erreichten Vertriebsstatus das Automailer-System eine E-Mail versendet.
  • „erlaubte Wochentage für Versand“ [Abb. 3/6]:
    Hier werden die Wochentage für den Versand der E-Mails festgelegt
  • „Funktions-Button-Leiste“ [Abb. 3/7]:
    „Speichern“ speichert die Einstellungen und schließt die Maske. Durch Klicken auf „Aktualisieren“ werden die vorgenommenen Einstellungen gespeichert, ohne die Maske zu verlassen. Mit „Abbrechen“ werden keine Einstellungen gespeichert und die Maske wird verlassen.

Automailer Konfigurationsübersicht

Screenshot Automailer Konfigurationsübersicht
[Abb. 4]: Hier sehen Sie alle Informationen zur Automailer Kampagne.

In dieser Übersicht sehen Sie alle vorgenommenen Einstellungen der Automailer-Kampagne, wie z. B. die Bezeichnung [Abb. 4/1], die erlaubten Wochentage für den Versand [Abb. 4/2] und wer die Automailer-Kampagne erstellt sowie bearbeitet hat [Abb. 4/3]. Im Berreich „Automailer-Empfänger“ [Abb. 4/4] werden alle Empfänger der E-Mails des ausgewählten Automailers angezeigt (siehe „Automailer-Empfänger„). Unter „Automailer-Nachrichten“ [Abb. 4/5] werden die im nächsten Abschnitt beschriebenen, für den Automailer erstellten Nachrichten angezeigt. Hier können auch mehrere Nachrichten gelistet sein, welche in einem vorgegeben Abstand zueinander vom Automailer-System automatisch verschickt werden sollen.

Konfiguration der Automailer-Nachricht

Screenshot Einstellungen bzgl. einer zu versendenden E-Mail
[Abb. 5]: Hier werden alle Einstellungen bzgl. einer zu versendenden E-Mail.

Klicken Sie in der Automailer-Konfigurationsübersicht bei „Automailer-Nachrichten“ [Abb. 4/5] auf das „+“-Icon, um der Automailer-Kampagne eine neue E-Mail-Vorlage hinzuzufügen. Die sich darauf öffnende Maske „Automailer-Nachrichten“ stellt folgende Konfigurationen zur Verfügung:

  • „Nachricht“ [Abb. 5/1]:
    Wählen Sie eine bereits erstellte Textvorlage (siehe „Textvorlagen“).
  • „Account“ [Abb. 5/2]:
    Auswahl des E-Mail-Accounts von dem die E-Mail versendet wird (siehe „Mail-Accounts„)
  • „Signatur“ [Abb. 5/3]:
    Auswahl einer E-Mail-Signatur für den Versand (siehe „Signaturen„)
  • „Wartezeit in Tagen“ [Abb. 5/4]:
    Geben Sie an, wie viele Tage bis zum Versand der E-Mail gewartet werden soll.
  • „Wiederholungen“ [Abb. 5/5]:
    Geben Sie an, wie oft sich der Versand dieser E-Mail an einen Empfänger wiederholen soll.
  • „Sortierung“ [Abb. 5/6]:
    Hier legen Sie die Reihenfolge des Versands fest. Es wird hier in Zehnerschritten gezählt, sodass die Reihenfolge bei Bedarf einfach geändert werden kann. Soll ein E-Mail beispielsweise von der vierten (Zähler 40) an die zweite Stelle (Zähler 20) geschoben werden, so setzen Sie hier die Zahl „11“ ein.
  • „Versand-Zeit“ [Abb. 5/7]:
    Hier stellen Sie die gewünschte Versand Uhrzeit ein. Für den Versand einer Nachricht zum nächstmöglichen Zeitpunkt stellen Sie die Optionen „Wartezeit in Tagen“ und „Versand-Uhrzeit Stunde“ jeweils auf „0“ sowie den Eintrag bei „Versand-Uhrzeit Minute“ auf „Zufällige Minuten“.
  • „Kampagnenstatus nach Versand setzten“ [Abb. 5/8]:
    Auswahl des Vertriebskampagnen-Status, auf den der Kundendatensatz gesetzt werden soll, nachdem die E-Mail versandt wurde
  • „Aktivieren/Deaktivieren“ [Abb. 5/9]:
    Durch diese Checkbox wird der Versand dieser speziellen E-Mails aktiviert oder deaktiviert.
  • „Funktions-Button-Leiste“ [Abb. 5/10]:
    „Speichern“ speichert die Einstellungen und schließt die Maske. Durch Klicken auf „Aktualisieren“ werden die vorgenommenen Einstellungen gespeichert, ohne die Maske zu verlassen. Mit „Abbrechen“ werden keine Einstellungen gespeichert und die Maske wird verlassen.

SMS-Versand über den Automailer

Screenshot Einstellungen – Nachrichten – SMS
[Abb. 6]: Hier hinterlegen Sie alle Daten des Anbieters smskaufen.com.

Um SMS über das Automailer-System verschicken zu können, benötigen Sie als Grundlage einen Account beim Anbieter „smskaufen.com“ (siehe „Nachrichten Einstellungen“).