Benutzer

Screenshot Einstellungsbereich „Benutzer“
[Abb. 1]: Der Einstellungsbereich „Benutzer“

Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden Sie nach einem Klick auf den Untermenüpunkt „Berechtigungen“ den Bereich „Benutzer“, in dem Sie Benutzer-Accounts anlegen und bearbeiten können. Sie öffnen diesen durch einen Klick auf das gleichnamige Icon.

Benutzer anlegen

Screenshot des Einstellungsbereichs „Benutzer“ mit markierter Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Benutzers
[Abb. 2]: Hier legen Sie einen neuen Benutzer an.

Benutzer können im gleichnamigen Untermenüpunkt des Einstellungsbereichs angelegt und bearbeitet werden. Dazu wählen Sie in den Einstellungen den Navigationspunkt „Berechtigungen“ und anschließend „Benutzer“.

Neue Benutzer werden über den Button „Anlegen“ erstellt. In der sich öffnenden Eingabemaske vergibt man die individuellen Zugangsdaten.

Screenshot Eingabemaske zum Anlegen eines neuen Benutzer-Accounts
[Abb. 3]: Hier legen Sie einen neuen Benutzer-Account an.

Dazu wird zuerst ein Benutzername festgelegt. Dieser wird künftig auch im AkquiseManager angezeigt.
Im Feld E-Mail geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein. Alle benutzerabhängigen System-Meldungen werden grundsätzlich an diese gesendet.

Ein automatisch generiertes Passwort ist bereits hinterlegt. Dieses kann selbstverständlich individuell geändert werden. Beachten Sie jedoch die eingestellten Kennwortkriterien in Ihrem AkquiseManager. Mehr dazu unter „Passwort ändern“.

Mit der Aktivierung der Box „Zugangsdaten senden“ sendet das System dem neuen Benutzer die Login Daten nach dem Speichern der Eingaben.

Ebenfalls können Sie ein Kürzel und eine farbliche Markierung für den Benutzer auswählen.
Im Dropdownmenü „Rechtegruppen“ wird der Status des Benutzers festgelegt. Standesmäßig wählt man hier zwischen den Einstellungen „Administratoren“ und „User“. Auch andere, selbst definierte Rechtegruppen können hier zum Einsatz kommen (siehe „Rechtegruppen“).

In der darunterliegenden Box schaltet man einen Benutzer aktiv. Ist der Haken dort nicht gesetzt, so kann sich der Benutzer nicht mehr im System anmelden. Alle Aktivitäten des Benutzers bleiben jedoch weiterhin im System nachvollziehbar.

In den Punkten „Betreuergruppe“, „Postfach“ und „FileDrive“ können Sie direkt wählen, ob dem Benutzer eine eigene, gleichnamige Betreuergruppe, ein eigener Mail-Account mit der zuvor angegebenen E-Mail-Adresse, sowie ein eigenes FileDrive angelegt werden soll. Zudem besteht hier die Möglichkeit, dem Benutzer einen bereits bestehenden FileDrive Ordner zu zuweisen.

All diese Optionen können auch im Nachgang manuell in den jeweiligen Einstellungen aktiviert werden.

Um die Benutzeranlage abschließen zu können, muss im Bereich „Personen & Adressdaten“ die Anrede, der Vorname und der Nachname des Benutzers eingetragen werden. Weiterhin können die Benutzerdaten um den Titel, die Straße, die Postleitzahl, den Ort und das Land ergänzt werden. Für die Nutzer einer SIP-basierten Telefonanlage geben Sie im Feld „SIP ID“ die nutzerspezifische SIP User ID ein und ergänzen im gleichnamigen Feld den SIP Benutzernamen.

Der neue Benutzer wird nur gespeichert, falls Sie alle nötigen Angaben korrekt gemacht haben. Wurde eine dieser Angaben vergessen, so wird ein Eingabefehler ausgegeben. Dort wird detailliert dargestellt, warum der Benutzer nicht gespeichert werden konnte.

Benutzerdaten einsehen und bearbeiten

In der allgemeinen Benutzerübersicht werden alle angelegten Benutzer angezeigt [Abb. 1]. Hier sehen Sie sofort die Rechtegruppe, den Status, die E-Mail-Adresse, den Vor- und Nachnamen, die Anschrift, den letzten Login, die letzte Passwortänderung, die zuletzt gewählte Kampagne sowie die ID des jeweiligen Benutzers. Mit einem Klick auf den Mülltonen Icon kann der gewählte Benutzer direkt gelöscht werden.

Wichtig: Das Löschen von Usern, die bereits eine gewisse Zeit im System gearbeitet haben, wird nicht empfohlen! Hierdurch werden auch die Angaben gelöscht, welche Aktivitäten, Wiedervorlagen und Termine von diesem angelegt wurden. Benutzerkonten, die nicht mehr benötigt werden, sollten immer nur deaktiviert werden.

Screenshot Anzeigemaske eine Benutzer-Accounts mit Markierungen
[Abb. 4]: Hier können Sie einen Benutzer-Account bearbeiten.

Die Bearbeitung eines Benutzers erfolgt mit einem Klick auf den gewünschten Benutzernamen. In dem sich darauf öffnenden Fenster erfolgt die Bearbeitung [Abb. 3/1] der Stammdaten gleich der Anlage eines neuen Benutzers. Es können also, mit Ausnahme der Passwortvergabe, alle Stammdaten dort abgeändert werden.

Screenshot Eingabemaske eine Benutzer-Accounts
[Abb. 5]: Hier können Sie einen Benutzer-Account bearbeiten.

Zudem werden die Geodaten, der letzte Login, die letzte Passwortübersicht sowie die zuletzt gewählte Kampagne angezeigt. Ebenfalls kann hier herausgefunden werden, wer den Benutzer zuletzt bearbeitet oder angelegt hat und wann das geschehen ist.

Screenshot des Drei-Punkte-Menüs innerhalb der Anzeigemaske eines Benutzer-Accounts
[Abb. 6]: Das Drei-Punkte-Menü innerhalb der Anzeigemaske eines Benutzer-Accounts

Über das Drei-Punkte-Symbol rechts neben der Benutzernummer erhalten Sie weitere Bearbeitungsfunktionen.

Über den Punkt „Neues Passwort versenden“ wird dem Benutzer automatisch ein neues, vom System generiertes, Kennwort an seine hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt. Das Passwort manuell zu ändern funktioniert über den Punkt „Passwort ändern“. Dort kann entweder manuell ein neues Passwort eingegeben oder eines generiert werden. Zudem werden auf Wunsch die neuen Zugangsdaten per E-Mail verschickt.

Die Daten um ein Telefon-Protokoll mit Ihrer Telefon Software einzurichten, finden Sie bei „Telefon-Protokoll einrichten“.

Schließlich können über den Punkt „Wiedervorlagen umbuchen“ die Wiedervorlagen, die der entsprechende Nutzer bereits angelegt hat, zu einem anderen Benutzer übertragen werden. Wählen Sie dafür zuerst den gewünschten Ziel-Benutzer. Danach können Sie wählen, ob nur offene Wiedervorlagen oder alle Wiedervorlagen umgebucht werden sollen. Zudem kann eine Zuordnung je nach Betreuergruppe und Kampagnenstatus vorgenommen werden.

Screenshot der Bereiche zum Vergeben eines Feed- oder API-Passworts innerhalb der Anzeigemaske eines Benutzer-Accounts
[Abb. 7]: Die Bereiche zum Vergeben eines Feed- oder API-Passworts innerhalb der Anzeigemaske eines Benutzer-Accounts

In der der Benutzermaske können noch weitere Einstellungen vorgenommen werden:

  • Feed-Zugriff:
    Im Bereich „Feed-Zugriff“ kann ein Passwort generiert werden, um z. B. Daten des AkquiseManager-Kalenders einseitig z. B. in den Kalender von Microsoft Outlook zu übertragen.
    Wichtig: Log-in-Name und Kennwort werden Ihnen aus Sicherheitsgründen nur bei Erstellung zusammen als Klartext dargestellt. Kopieren und speichern Sie sich darum beides am besten separat ab, sodass Ihnen die Angaben auch später noch zur Verfügung stehen. Wird das Passwort nicht gespeichert, so müsste über den gleichen Button ein neues erstellt werden, falls Sie von einer neuen/zusätzlichen Instanz aus den Feed aufgerufen möchten.
  • API-Zugriff:
    Ein API-Passwort, sowie die entsprechenden Zugangsdaten, finden Sie im Bereich „API-Zugriff“. Eine vollständige API-Dokumentation kann über den gleichnamigen Button aufgerufen werden.
Screenshot Anzeigemaske eine Benutzer-Accounts
[Abb. 8]: Bereich zum Durchführen benutzerspezifischer Bearbeitungen in verschiedenen Systembereichen

Parallel zu den jeweiligen Hauptfunktionen können benutzerspezifische Bearbeitungen in folgenden Bereichen stattfinden:

  • Betreuergruppen-Zuordnung
  • Objekt-Bearbeitergruppen-Zuordnung
  • Hierarchie/Vorgesetzte
  • FileDrive
  • Mail-Account Zugriff
  • Kategorie Zuordnung
  • Kampagnen-Zugriff (siehe „Kampagnen Einstellungen„)
  • Planzahlen

Wie Sie dort Änderungen durchführen lesen Sie in den jeweiligen Handbucheinträgen.

Weiterhin können im Bereich „Benutzerspezifische Systemeinstellungen“ die vom Nutzer bevorzugt oder alternativ genutzte CTI-Software (falls vorhanden) ausgewählt und der „Home Redirect“ eingestellt werden.

Um nicht immer über die Übersicht zum nächsten Benutzer springen zu müssen, kann mit dem Pfeilicon neben dem Drei-Punkte-Menü zum nächsten oder vorherigen Benutzer gewechselt werden [Abb. 3/2].