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Bestandsbuchungen

Screenshot Hauptmenüleiste mit markiertem Button „Warenbestandsbuchungen“ unter dem Punkt „Faktura“
[Abb. 1]: Hier finden Sie die Warenbestandsbuchungen.

Unter dem Punkt „Faktura“ in der Hauptmenüleiste finden Sie den Bereich „Bestandsbuchungen“. Hier kann sowohl der Wareneingang verbucht, als auch die Inventur und Lagerumbuchungen durchgeführt werden. Dafür ist es möglich, einzelne Produkte anhand ihrer Artikelnummer auszuwählen (über den Scanner-Modus oder manuell) oder bestimmte Warengruppen (über den Filter-Modus).

Hinweis: Bestände können auch in der Artikelverwaltung korrigiert werden.

So können Warenbestandsbuchungen durchgeführt werden

Nachfolgend werden die verschiedenen Warenbestandsbuchungen (Inventur, Wareneingang, Lagerumbuchung, Reservierung, Warenausgang) einzeln dargestellt und erläutert.

Inventur

Screenshot geöffnete Inventurbuchung mit markierten Eingabefeldern
[Abb. 2]: Hier sehen Sie, wie Sie Inventurbuchungen durchführen können.

Klicken Sie für die Durchführung einer Inventur auf den entsprechenden Button in der Menüleiste der Maske „Bestandsbuchungen“. Wählen Sie hier zuerst den gewünschten Artikel anhand der zugehörigen Artikelnummer aus und bestätigen dies mit der „Enter“-Taste. Darauf wird Ihnen der systemseitige Bestand angezeigt. Anschließend wählen Sie das entsprechende Lager, für das Sie die Inventurdaten eintragen möchten aus, indem Sie die zugehörige Checkbox aktivieren. Im sich öffnenden Eingabefeld zum ausgewählten Lager können Sie nun den tatsächlichen Bestand des Artikels eingeben. Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben.

Wareneingang

Screenshot geöffnete Wareneingangsbuchung mit markierten Eingabefeldern
[Abb. 3]: So führen Sie Wareneingangsbuchungen durch.

Klicken Sie für die Durchführung einer Wareneingangsbuchung auf den entsprechenden Button in der Menüleiste der Maske „Bestandsbuchungen“. Wählen Sie wieder zuerst den Artikel aus, für den Sie den Wareneingang verbuchen möchten, und bestätigen dies mit „Enter“. Anschließend können Sie für das entsprechende Lager den jeweiligen Wareneingang buchen, indem Sie die Artikel in das Eingabefeld eintragen. Speichern Sie zum Schluss Ihre Eingaben.

Lagerumbuchung

Falls mehrere Lager bzw. Standorte vorhanden sind, können hin und wieder Lagerumbuchungen notwendig sein.

Screenshot geöffneter Bereich zur Eingabe des Ausgangs- und Eingangslagers im Rahmen der Lagerumbuchung
[Abb. 4]: Bei einer Lagerumbuchung wählen Sie zuerst das Ausgangs- und das Eingangslager aus.

Um eine Lagerumbuchung durchzuführen, klicken Sie auf „Lagerumbuchung“ in der Menüleiste der Maske „Bestandsbuchungen“ und wählen zuerst das Ausgangs- und Eingangslager aus.

Screenshot geöffnete Lagerumbuchung mit markierten Eingabefeldern
[Abb. 5]: Hier sehen Sie, wie Sie Lagerumbuchungen vornehmen können.

Anschließend geben Sie die Anzahl ein, die Sie gerne vom Ausgangslager in das Eingangslager umbuchen möchten, und speichern diese Eingabe.

Reservierung

Screenshot eines Auftrags und des Bestands des entsprechenden Artikels mit markierter automatisch gebuchter Reservierung
[Abb. 6]: Durch die Erstellung von Aufträgen werden Reservierungen gebucht.

In den Beständen wird automatisch eine Reservierung gebucht, wenn Sie einen Kundenauftrag über eine bestimmte Stückzahl eines oder mehrerer Artikel erstellen. Die Anzahl der einzelnen Artikel wird dann in der Bestandsübersicht automatisch für diesen Auftrag als „reserviert“ angezeigt.

Screenshot der geöffneten Bestandsübersicht mit markierter Reservierungsübersicht
[Abb. 7]: In der Artikelverwaltung sehen Sie unter dem Punkt „Reservierungen“ für welche Aufträge Reservierungen gebucht wurden und durch welche Stornobelege Reservierungen wieder gelöscht wurden.

Sobald ein Kundenauftrag wieder storniert wird, wird auch die zugehörige Reservierung aus der Übersicht gelöscht.

Hinweis: In der Artikelansicht finden Sie beim entsprechenden Artikel unter dem Punkt „Reservierungen“ alle Auftragsbelege, durch welche Reservierungen für den Artikel ausgelöst wurden bzw. bei welchen Reservierungen durch einen Stornobeleg wieder gelöscht wurden.

Warenausgang

Screenshot eines Lieferscheins und des Bestands des entsprechenden Artikels mit markierter automatisch gebuchter Bestandsveränderung
[Abb. 8]: Durch die Erstellung eines Lieferscheins zum Auftrag wird die Reservierung gelöscht und stattdessen ein Warenausgang verbucht.

Sobald Sie für Ihren Kundenauftrag einen Lieferschein erstellen und versenden, wird systemseitig automatisch eine Warenausgangsbuchung ausgelöst, die in der Lagerbestands-Statistik zu einer Reduzierung des Bestands führt. Somit wird die entsprechende Reservierung gelöscht und dafür ein Warenausgang verbucht. Bei der anschließenden Erstellung der zugehörigen Rechnung wird dann natürlich kein Warenausgang mehr verbucht. Ebenso findet aber auch eine Warenausgangsbuchung statt, sobald eine Rechnung erstellt wird und gleichzeitig noch kein Lieferschein versandt wurde.

Hinweis: Für bereits erstellte Lieferscheine bzw. Rechnungen, die jedoch noch nicht als versandt gekennzeichnet wurden, wird systemseitig erstmal nur eine Reservierung gebucht. Erst durch den Versand wird die entsprechende Warenausgangsbuchung durchgeführt.

Erstellt man für einen Lieferschein einen Stornobeleg, dann wird der Wareneingang, solange der Stornobeleg noch den Status „Entwurf“ hat, als „reserviert“ vorgemerkt. Sobald der Status beim Stornobeleg aber auf „Warte auf Zahlung“ gesetzt wird, wird die Ware wieder eingebucht und gleichzeitig die Reservierung gelöscht.

Beispielhafter Ablauf der Belegerstellung

Zum besseren Verständnis sehen Sie im Folgenden einen beispielhaften Ablauf der Belegerstellung und der zugehörigen Warenbestandsbuchung.

Vom Angebot zum Auftrag

Screenshot geöffnetes Angebot mit markierten Optionen im Bereich „Beleg weiterführen“
[Abb. 9]: Ein Angebot lässt sich in einen Auftrag, einen Lieferschein, eine Rechnung oder einen Stornobeleg weiterführen.

Durch die Erstellung eines Angebots wird noch keine Warenbestandsbuchung ausgelöst. Sobald Sie das Angebot in einen Auftrag weiterführen, wird die entsprechende Artikelanzahl in der Artikelverwaltung als reserviert gebucht.

Sie können an dieser Stelle den Auftrag alternativ überspringen und sogleich einen Lieferschein (mit Warenausgangsbuchung), eine Rechung (mit Warenausgangsbuchung) oder einen Stornobeleg (ohne Warenbestandsbuchung) erstellen.

Vom Auftrag zum Lieferschein

Screenshot geöffneter Auftrag mit markierten Optionen im Bereich „Beleg weiterführen“
[Abb. 10]: Einen Auftrag können Sie in einen Lieferschein, eine Rechnung oder einen Stornobeleg weiterführen.

Führen Sie nun den Auftrag weiter in einen Lieferschein, so wird für die zugehörige Artikelanzahl eine Warenausgangsbuchung ausgelöst.

Aus dem Auftrag heraus lassen sich ebenso direkt eine Rechnung (mit Warenausgangsbuchung) oder ggf. ein Stornobeleg (Reservierung wird gelöscht) erstellen.

Vom Lieferschein zur Rechnung

Screenshot geöffneter Lieferschein mit markierten Optionen im Bereich „Beleg weiterführen“
[Abb. 11]: Ein Lieferschein lässt sich weiterführen in eine Rechnung oder einen Stornobeleg.

Einen Lieferschein können Sie in eine Rechnung weiterführen. Bei diesem Vorgang findet keine Warenbuchung statt.

Im Gegensatz dazu, wird bei der Weiterführung eines Lieferscheins in einen Stornobeleg eine Reservierung gebucht. Sobald der Status des Stornobelegs auf „Warte auf Zahlung“ gesetzt wird, erfolgt eine Wandlung der Reservierung in die zugehörige Wareneingangsbuchung.

Von der Rechnung zum Stornobeleg

Screenshot geöffnete Rechnung mit markierten Optionen im Bereich „Beleg weiterführen“
[Abb. 12]: Eine Rechnung können Sie lediglich in einen Stornobeleg weiterführen.

Eine Rechnung lässt sich lediglich in einen Stornobeleg weiterführen. Hierbei wird eine Wareneingangsbuchung ausgelöst.

Beschädigte Ware – Welche Warenbestandsbuchungen bzw. Belegerstellungen sind erforderlich?

Hin und wieder kann es auch mal vorkommen, dass die Ware beim Kunden beschädigt ankommt. Nachfolgend werden die gängigsten Szenarien inkl. der dazu erforderlichen Buchungen bzw. Belegerstellungen dargestellt.

Fall 1: Ersatzlieferung für die beschädigte Ware

Sie erhalten eine Benachrichtigung Ihres Kunden, dass die bei Ihnen bestellte Ware beschädigt bei ihm eingegangen ist. Er möchte eine Ersatzlieferung. Um dies im Nachgang nachvollziehen zu können, fügen Sie dem entsprechenden Lieferschein einen Vermerk bzgl. der Beschädigung hinzu. Für die Ersatzlieferung erstellen Sie einen neuen Lieferschein.

Fall 2: Keine Ersatzlieferung für die beschädigte Ware, sondern Rückabwicklung

Sie erhalten eine Benachrichtigung Ihres Kunden, dass die bei Ihnen bestellte Ware beschädigt bei ihm eingegangen ist, aber er möchte keine Ersatzlieferung, sondern lediglich eine Rückabwicklung.
Hier bestehen wiederum zwei mögliche Optionen:

  1. Es wurde noch keine Rechnung erstellt:
    In diesem Fall fügen Sie dem bestehenden Lieferschein, wie im Fall 1, einen Vermerk über die Beschädigung hinzu. Somit können Sie zu jeder Zeit nachvollziehen, weshalb ein Warenausgang verbucht wurde, aber kein zugehöriger Umsatz generiert wurde.
  2. Es wurde bereits eine Rechnung erstellt:
    Als erstes erstellen Sie für diese Rechnung einen Stornobeleg. Daraufhin wird die entsprechende Anzahl an Produkten wieder ins Lager eingebucht. Dies können Sie anschließend manuell korrigieren, indem Sie in der Artikelverwaltung den Bestand um die entsprechende Anzahl reduzieren. Alternativ erstellen Sie einen neuen Lieferschein mit einem Vermerk über die beschädigte Ware, wodurch sich der Warenausgang natürlich besser nachvollziehen lässt, als durch eine manuelle Anpassung.

Anzeige des Status bzgl. der Bestandsbuchungen bei einzelnen Belegpositionen

Screenshot geöffneter Einstellungsbereich zur Aktivierung der Statusanzeige bzgl. der Bestandsbuchungen bei den einzelnen Belegpositionen
[Abb. 13]: Hier sehen Sie, wie Sie die Statusanzeige bzgl. der Bestandsbuchungen bei den einzelnen Belegpositionen aktivieren können.

Um in den einzelnen Positionen innerhalb eines Belegs den Status bzgl. der Bestandsbuchungen einsehen zu können, öffnen Sie in den Einstellungen unter „Faktura“ den Bereich „Einstellungen“ und aktivieren unter dem Reiter „Allgemeines“ die Checkbox bei der Option „Lagerbuchung die Belegposition anzeigen“. Daraufhin wird bei jeder einzelnen Belegposition jeweils der Status bzgl. der Bestandsbuchungen angezeigt.

Aussetzen der Bestandsbuchungen für einzelne Belegpositionen

Insbesondere dann, wenn zuvor bereits ein Warenausgang verbucht wurde, z. B. für eine Testzustellung, kann es sein, dass die automatische Bestandsbuchung im Rahmen der Erstellung weiterer Belege nicht mehr erforderlich ist. Um den Bestand stets korrekt zu halten, ist es unbedingt notwendig, Doppelbuchungen zu vermeiden. Wurde also bereits der Warenausgang für bestimmte Produkte verbucht, sollte in der entsprechenden Position des Belegs, z. B. im Auftrag, vermerkt werden, dass die zugehörige Bestandsbuchung nicht erneut durchgeführt werden soll.

Screenshot geöffneter Beleg mit markierter Option zum Aussetzen der Bestandsbuchung für eine bestimmte Belegposition
[Abb. 14]: Hier sehen Sie die Option, welche ein Aussetzen der Bestandsbuchung für einzelne Belegpositionen bewirkt.

Um für eine Belegposition die Bestandsbuchung auszusetzen, öffnen Sie im jeweiligen Beleg über das Stift-Icon den Bearbeitungsbereich der entsprechenden Belegposition. Im sich öffnenden Bereich aktivieren Sie die Checkbox bei der Option „Bestandsbuchung entfernen“ und speichern anschließend Ihre Eingabe.

Screenshot geöffneter Beleg mit markiertem Status „Keine Lagerbuchung“
[Abb. 15]: Anzeige des Status „Keine Lagerbuchung“

Sobald für eine Belegposition die Bestandsbuchung entfernt wurde, wird bei dieser Position „Keine Lagerbuchung“ als Status angezeigt.