Faktura Einstellungen
Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden Sie unter „Faktura“ den Bereich „Einstellungen“. In diesem Abschnitt können Sie Grundeinstellungen für die ameax Faktura vornehmen. Die Inhalte der meisten Reiter und Unterpunkte erklären sich erfahrungsgemäß von selbst und werden daher nur kurz behandelt.
Stammdaten
Bei „Stammdaten“ werden die Firmendaten, Bankverbindung(en) sowie die Angaben zum „SEPA/Lastschrift“ hinterlegt.
Im Detail werden so bei „Firmendaten“ die allgemeinen Hintergrundinformationen zum Unternehmen aufgeschlüsselt [Abb. 2/1]. Im Bereich Bankverbindung haben Sie die Möglichkeit, eine beziehungsweise mehrere Bankverbindungen zu hinterlegen [Abb. 2/2]. Unter „SEPA/Lastschrift“ wird die SEPA Gläubiger-Identifikationsnummer eingetragen [Abb. 2/3]. Im letzten Abschnitt des Reiters „Stammdaten“ können Sie durch das Aktivieren der Checkbox, „Kleinunternehmerregelung: Umsatzsteuerbefreit gemäß UStG §19“ einstellen, dass bei Provisionsausschüttungen oder Gutschriften festgelegt werden kann, dass deren Empfänger umsatzsteuerabzugsberechtigt ist und ihm ein entsprechend korrekt ausgestellter Beleg ausgestellt werden kann (siehe hierzu „Provisionen“) [Abb. 2/4].
Allgemeines
Der Reiter „Allgemeines“ bietet folgende Einstellungsbereiche:
- Preis-Einstellungen [Abb. 3/1]:
- Hauptwährung
- Preise Nachkommastellen
- Menge Nachkommastellen
- Vorauswahl: Positionen Brutto ausweisen und rechnen
- Rohertrag anzeigen (nicht auf PDF-Belegen ersichtlich!)
- Beim Weiterführen von Belegen den Einkaufspreis aus dem Beleg dem aktuellen Artikeleinkaufspreis vorziehen
- Bei gesetzlicher Änderung des Mehrwertsteuer-Sätze bei Bruttobelegen die Positions-Bruttopreise automatisch anpassen
- Optionen Positionspreise verbergen
- Vorauswahl: Option Positionspreise verbergen
- Optionen Gesamtsumme verbergen
- Vorauswahl: Option Gesamtsumme verbergen
- Versandarten:
- Versandarten
- Rabatt-Einstellungen [Abb. 3/2]:
- Warengruppe-Rabatte
- Option: Rabatt ausgeben in Positionen einstellen
- Allgemeine Beleg-Funktionen:
- werden im Handbucheintrag über die „Vorschlagsfunktion Referenznummern“ erklärt
- Positions-Funktionen [Abb. 3/3]:
- Zwischensummen
- Mengen- und Preisberechnungsformeln
- Mengen-Datumsrechner
- Manuelle Positionen
- Text Positionen
- Artikelpositionen nach dem Hinzufügen zur Bearbeitung öffnen
- Referenz in Positionen
- Leasing [Abb. 3/4]:
- Leasingkonditionen verwalten
- Funktion einzelne Belegpositionen vom Leasing auszuschließen
- Leasingkonditionen verwalten
- Bestellwesen:
- Bestellungen aus Bestellvorschlägen direkt per E-Mail versenden
- GOB [Abb. 3/6]: (Wir empfehlen Ihnen, hier keinen Haken zu setzen)
- Belegdatum editierbar machen
- Belegnummer editierbar machen
- Beleg Positionen nachträglich editierbar machen
- Angebote können gelöscht werden
- Lieferscheine können gelöscht werden
Beleg-Typen
Es können bei „Beleg-Typen“ die zu verwendenden Belege ausgewählt, Einstellungen vorgenommen und deren Abschlusstexte eingerichtet werden.
Abonnements
Im Reiter „Abonnements“ können Sie einstellen, ob Sie wiederkehrende Rechnungen im System verwenden wollen. Außerdem wird eingerichtet, ob/wann diese automatisch oder manuell versendet werden sollen.
Provisionen
Bei „Provisionen“ wird erstmal grundlegend verwaltet, ob Sie im System mit Provisionen arbeiten möchten. Wenn Sie den Haken in der Checkbox gesetzt haben, können Sie die Einstellungen spezifizieren. Hier empfehlen wir, alle Bereiche in Ruhe anzuschauen und die Eingaben zu tätigen.
Genauere Informationen finden Sie unter „Provisionen“.
Zahlungsmethoden
Dieser Abschnitt ist dafür gedacht zu regeln, mit welchen „Zahlungsmethoden“ Sie in Ihrer Firma arbeiten. Nur die gewählten werden Ihnen anschließend als Option für die Zahlung einer Rechnung angeboten.
Logistik
Unter „Logistik“ kann eingestellt werden ob eine Schnittstelle zu „DHL Polling-Software/DHL Easylog“ aktiviert werden soll.
Fortlaufende Kosten
Die Checkbox „Fortlaufende Kosten aktivieren“ steht mit den „Abonnements“ im Zusammenhang. Hier können Sie die Standard-Einheit der Fortlaufenden Kosten eintragen. Da es sich bei den Abos um Wiederkehrende Rechnungen handelt braucht man im Gegenzug die Aktivierung der Fortlaufenden Kosten.
Zahlungskonditionen & Mahnung
Bei „Zahlungskonditionen & Mahnung“ können Sie die jeweilige Anzahl der Tage des Zahlungsziels hinterlegen. Genauere Informationen finden Sie unter „Einstellungen Mahnwesen“ und „Arbeiten mit dem Mahnwesen“.
SEPA Zahlungsverkehr
Im Reiter „SEPA Zahlungsverkehr“ werden diesbezüglich Grundeinstellungen vorgenommen. Wenn Sie Zahlungen per SEPA erlauben, aktivieren Sie diese Checkbox. Anschließend können Sie die Einstellungen spezifizieren.
Fibu
Im Bereich „Fibu“ stellen Sie Einstellungen bezüglich der Finanzbuchhaltung ein. Der Inhalt des Reiters ist erfahrungsgemäß selbsterklärend.
Belegversand
Im Bereich „Belegversand“ stellen Sie Einstellungen bezüglich des Versenden von Belegen ein. Der Inhalt des Reiters ist erfahrungsgemäß selbsterklärend.
PDF Belege
Unter „PDF Belege“ führen Sie alle Grundeinstellungen für Belege in der Faktura durch. Wenn diese zuerst zum Download angeboten werden sollen, anstatt direkt angezeigt zu werden, aktivieren Sie die entsprechende Schaltfläche [Abb. 14/1].
Um eine „PDF Kopie“ beispielsweise bei Angeboten, Rechnungen usw. zu erhalten, setzen Sie den Haken an der dafür vorgesehenen Stelle [Abb. 14/2].
Um genauere Beleginformationen, wie die Mengen/Gewichtssummen auf Lieferscheinen oder den Barcode für Belegnummern auf PDFs auszugeben, klicken Sie die entsprechenden Checkboxen an [Abb. 14/3].
Um Rechnungen im ZUGFeRD 2.1.1 Extended Format erstellen zu lassen, aktivieren Sie die Checkbox [Abb. 14/4].
Den BezahlCode auf Rechnungen können Sie durch einen Klick auf die entsprechende Checkbox [Abb. 14/5] aktivieren. Den gewünschten Hinweistext der neben dem QR-Code erscheint, wird in der entsprechenden Schaltfläche eingetragen.
Einstellungen für die Positionsfelder wie beispielsweise „Positionsnummern“, „Artikelnummer“, „Artikelbilder und Datenblätter“, stellen Sie ebenfalls bei den „PDF Belegen“ ein [Abb. 14/6].
Positionsbreiten der PDF-Belege wie z.B. die Spalten für Anzahl, Einheit, Einzelpreis usw. können Sie individuell hinterlegen [Abb. 14/7].
Das Briefpapier [Abb. 14/8] wird durch das Setzen eines Hakens eingestellt.
Im letzten Abschnitt wird Ihnen durch das Aktivieren der Checkbox „Vorangegangene Belege ausweisen“ angezeigt, ob es schon Belege gab oder ob es dies der erste Beleg ist.
Positions-Templates
Im Reiter „Positions-Templates“ können Sie Ergänzungstexte für die Positionsartikelbeschreibungen hinterlegen. Pflegen Sie die gewünschten Erweiterungen in die Eingabefelder ein. Diese erscheinen dann beim Hinzufügen eines Artikels oder beim Kopieren bzw. Weiterführen eines Belegs.
Artikel
Im Bereich „Artikel“ kann die Art der Artikelnummernvergabe per Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Einstellungen zu „Artikelfelder und Funktionen“ können Sie einzeln per Checkbox aktivieren.
Artikel Zweckform-Etiketten
Dieser Reiter ist erfahrungsgemäß selbsterklärend.
API
Dieser Reiter ist erfahrungsgemäß selbsterklärend.
Automatische Beleganhänge
Automatische Beleganhänge
Um die automatischen Beleganhänge zu aktivieren, öffnen Sie den Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ und dort den Bereich „Faktura“. Wählen Sie hier den Untermenüpunkt „Einstellungen“ aus und klicken auf den Reiter „Beleg-Typen“, um in die benötigte Einstellungsmaske zu gelangen. Sie können hier für jede Art von Belegen aktivieren, dass verfügbare PDF-Dateien, welche als Informationsmaterial bei Artikeln hinterlegt wurden, automatisch dem Beleg beigefügt werden. Im gezeigten Beispiel wird das Vorgehen anhand eines Angebots veranschaulicht. Bei allen weiteren Belegtypen funktioniert dies simultan.
Aktivieren Sie die Checkbox „Artikel PDF-Dateien an Beleg anfügen“, um die Dokumente dem Beleg hinzuzufügen [Abb. 1/1]. Setzen Sie den Haken in der Checkbox „Dateien beim Hinzufügen von Artikeln direkt in den Beleg kopieren“, so bewirken Sie, dass zusätzlich zum Einfügen in den Beleg die Dateien auch in der Erstellung des Beleges gesondert als Anhänge nochmal aufgeführt werden.
Um einem Artikel eine Infobroschüre, ein Datenblatt oder ähnliches anzuhängen, öffnen Sie den Hauptmenüpunkt „Faktura“ und begeben sich hier in den Untermenüpunkt „Artikel“. Wählen Sie dort den gewünschten Artikel aus. Auf der rechten Seite der Bearbeitungsmaske eines Artikels haben Sie die Möglichkeit, Dateien hochzuladen bzw. per Drag and Drop hineinzuziehen oder diese von Ihrem File-Drive zu beziehen.
Bei der Belegerstellung werden die beigefügten Dateien automatisch durch die Auswahl des entsprechenden Artikels in das Angebot eingebunden. Sollten Sie die zweite Checkbox auch ausgewählt haben, werden Ihnen die Dateien unter „Anhänge“ bei der Erstellung des Belegs gesondert aufgelistet. Sie können diese überprüfen und bei Bedarf löschen.
Sie bekommen zudem vom System eine Benachrichtigung, wenn eine Datei-Anlage beim Artikel gefunden und diese im Anhang hinterlegt wurde. Bestätigen Sie dies anschließend mit „Ok“.
Ein Beleg könnte wie im Beispielbild oben aussehen. Hier wurde ein fiktives Angebot eines Immobilienmaklers nachgestellt. Das Exposé der Immobilie wurde automatisch dem Angebot beigefügt, damit der potentielle Käufer sofort alle benötigten Informationen in nur einem Dokument erhält.