Automatische Beleganhänge

Screenshot aus dem Einstellungsbereich „Faktura“ im Untermenüpunkt „Einstellungen“
[Abb. 1]: Wählen Sie hier die markierten Checkboxen aus, um die automatischen Beleganhänge zu aktivieren.

Um die automatischen Beleganhänge zu aktivieren, öffnen Sie den Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ und dort den Bereich „Faktura“. Wählen Sie hier den Untermenüpunkt „Einstellungen“ aus und klicken auf den Reiter „Beleg-Typen“, um in die benötigte Einstellungsmaske zu gelangen. Sie können hier für jede Art von Belegen aktivieren, dass verfügbare PDF-Dateien, welche als Informationsmaterial bei Artikeln hinterlegt wurden, automatisch dem Beleg beigefügt werden. Im gezeigten Beispiel wird das Vorgehen anhand eines Angebots veranschaulicht. Bei allen weiteren Belegtypen funktioniert dies simultan.

Aktivieren Sie die Checkbox „Artikel PDF-Dateien an Beleg anfügen“, um die Dokumente dem Beleg hinzuzufügen [Abb. 1/1]. Setzen Sie den Haken in der Checkbox „Dateien beim Hinzufügen von Artikeln direkt in den Beleg kopieren“, so bewirken Sie, dass zusätzlich zum Einfügen in den Beleg die Dateien auch in der Erstellung des Beleges gesondert als Anhänge nochmal aufgeführt werden.

Screenshot bei der Anlage/Bearbeitung eines Artikels mit markiertem Bereich „Dateien hochladen“
[Abb. 2]: Fügen Sie hier Ihren Artikeln Informationsmaterialien hinzu.

Um einem Artikel eine Infobroschüre, ein Datenblatt oder ähnliches anzuhängen, öffnen Sie den Hauptmenüpunkt „Faktura“ und begeben sich hier in den Untermenüpunkt „Artikel“. Wählen Sie dort den gewünschten Artikel aus. Auf der rechten Seite der Bearbeitungsmaske eines Artikels haben Sie die Möglichkeit, Dateien hochzuladen bzw. per Drag and Drop hineinzuziehen oder diese von Ihrem File-Drive zu beziehen.

Screenshot bei der Erstellung eines Beleges mit markiertem Bereich „Anhänge“
[Abb. 3]: Hier können Sie die automatischen Beleganhänge einzeln ansehen und bei Bedarf löschen.

Bei der Belegerstellung werden die beigefügten Dateien automatisch durch die Auswahl des entsprechenden Artikels in das Angebot eingebunden. Sollten Sie die zweite Checkbox auch ausgewählt haben, werden Ihnen die Dateien unter „Anhänge“ bei der Erstellung des Belegs gesondert aufgelistet. Sie können diese überprüfen und bei Bedarf löschen.

Screenshot der Meldung, dass eine Datei durch den Artikel hinzugefügt wurde
[Abb. 4]: Sie werden vom System benachrichtigt, wenn durch die Auswahl eines Artikels eine mit ihm verbundene Datei dem Beleg hinzufügt wurde.

Sie bekommen zudem vom System eine Benachrichtigung, wenn eine Datei-Anlage beim Artikel gefunden und diese im Anhang hinterlegt wurde. Bestätigen Sie dies anschließend mit „Ok“.

Screenshot eines Angebots mit angehängter Infobroschüre des angebotenen Artikels
[Abb. 5]: Die Anhänge werden nach dem eigentlichen Beleg dem Dokument beigefügt.

Ein Beleg könnte wie im Beispielbild oben aussehen. Hier wurde ein fiktives Angebot eines Immobilienmaklers nachgestellt. Das Exposé der Immobilie wurde automatisch dem Angebot beigefügt, damit der potentielle Käufer sofort alle benötigten Informationen in nur einem Dokument erhält.