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Umgang mit Betreuergruppen

Screenshot der Betreuergruppenanzeigen in der Stammdaten-Ansichtsmaske
[Abb. 1]: Die Betreuergruppenanzeige der Stammdaten-Ansichtsmaske

Betreuergruppen steuern im ameax AkquiseManager CRM-System die Verteilung z. B. der Kundendatensätze auf die verschiedenen Vertriebsmitarbeiter. Wie Sie Betreuergruppen anlegen und diese mit den Nutzern verbinden, erfahren Sie in den Handbuchbereichen „Betreuergruppen“ und „Betreuergruppen Einstellungen“. Nützliche Tipps und Hinweise zum Praxisumgang mit dieser Zuteilungsfunktion haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt.

Keine Betreuergruppenzuordnung = unsichtbarer Kunde

Damit ein User, der keine Administratorrechte im System besitzt, überhaupt einen Kundendatensatz sehen kann, muss dieser seiner Betreuergruppe zugeordnet werden. Geschieht dies nicht, so ist der Nutzer nicht in der Lage, die essenziellste Aufgabe beim Arbeiten mit dem ameax AkquiseManager durchzuführen: die Bewirtschaftung des Kundenbestands. Achten Sie daher immer darauf, am besten schon in der Stammdaten-Eingabemaske den Datensatz mit einer Betreuergruppenangabe auszustatten, sodass kein Kunde unter den Tisch fällt.

Verknüpfung zwischen Systemnutzern und Betreuergruppen nicht vergessen

Für jeden Systemnutzer kann schon bei der Anlage seines Nutzer-Accounts im gleichen Zuge eine Betreuergruppe mit seinem Namen angelegt werden. Diese ist darauf auch automatisch dem angelegten User-Account zugeordnet. Sollten Sie weitere Betreuergruppen ergänzen, ist darauf zu achten, dass diese den User-Accounts, zu denen sie gehören sollen, manuell zugeordnet werden. Ansonsten sind auch in diesem Fall die mit den neuen Betreuergruppen markierten Kundendatensätze nicht für den User zu sehen. Machen Sie sich auch Gedanken über die Vertretung der Mitarbeiter untereinander. Teilen Sie die Betreuergruppe des einen Kollegen auch einem anderen zu, sodass dieser dessen Kundenstamm ebenfalls einsehen und ihn im Bedarfsfall bearbeiten kann.

Gezielte Kundenzuordnung durch namensspezifische Betreuergruppen

Neben Betreuergruppen, die z. B. Vertriebsgebiete widerspiegeln, sollte jeder Benutzer, der beispielsweise eine vertriebliche Position innehat, auch mit einer eigenen, nach ihm benannten Betreuergruppe ausgestattet sein. Dies dient dazu, besondere Kunden (VIPs, Verwandte, Freunde, etc.) später exakt einer Person und nicht mehreren für die Bearbeitung zuordnen zu können.

Vertriebsgebiete mit mehreren Mitgliedern in der zugehörigen Betreuergruppe

Große Vertriebsgebiete benötigen unter Umständen auch mehre Kundenbetreuer zur Bewirtschaftung. Verknüpfen Sie daher die für eine Region zuständigen Vertriebsmitarbeiter mit der gleichen Betreuergruppe, sodass sie sich um den dort ansässigen Kundenkreis gemeinsam kümmern können.

Nutzung einer zweiten Betreuergruppe

In der Regel reicht es aus, einen Kundendatensatz einer einzigen Betreuergruppe zuzuordnen. In speziellen Fällen kann jedoch ebenfalls die Angabe einer zweiten Betreuergruppe in den Grundeinstellungen hinzugeschaltet werden. Dies könnte beispielsweise als schnell zu erfassender, visueller Hinweis dienen, dass ein Kunde von zwei gleichberechtigten Mitarbeitern betreut wird. Bedenken Sie jedoch vorab, ob dies tatsächlich in Ihrem Unternehmen nötig ist. Die zweite Betreuergruppen-Eingabefläche erscheint nämlich nach der Aktivierung in allen Datensätzen. Sie könnte dort zu Verwirrungen führen, falls sie im Großteil der Fälle gar nicht genutzt wird.

Sekundäre Angabe von „Betreuern“ bei Kampagnen-Status-Anzeigen

Die Angabe von „Betreuern“ innerhalb der Kampagnen-Status-Anzeige der Stammdaten-Ansicht ist keine Betreuergruppen-Zuordnung. Sie ist hauptsächlich informativer Natur und greift nicht auf die Betreuergruppen, sondern auf die Namen der angelegten Nutzer-Accounts zu (siehe auch „Kampagnen-Status“).
Beispiel:
Ein Unternehmen bietet seinen Kunden Dienstleistungen aus zwei verschiedenen Fachbereichen an. Ein Kundendatensatz ist grundsätzlich dem Mitarbeiter Meier für die Betreuung zugeordnet. Herr Meier ist aber nur für einen der beiden Fachbereiche Experte. Über die Angabe „Betreuer“ innerhalb der Kampagnen-Status-Anzeige kann folglich dargestellt werden, dass Herr Meier für den einen Dienstleistungsbereich der kompetente Ansprechpartner für den Kunden ist. Für den anderen jedoch ist es sein Kollege Herr Müller, welcher ihm dahingehend unter die Arme greift. Die Betreuergruppenangabe in den Stammdaten macht aber unmissverständlich klar, dass der Kunde trotz der Hilfe seines Kollegen dennoch Herrn Meier „gehört“.

Exkurs: Betreuergruppen und Teams – grundlegende Unterschiede

Screenshot der Maske zum Anlegen eines Vorgangs mit markiertem Eingabebereich „Zuständigkeit“
[Abb. 1]: Für die Bearbeitung bestimmter Arten von Vorgängen können Teams eingetragen werden.

Die Begriffe „Betreuergruppen“ und „Teams“ ähneln sich vielleicht beim flüchtigen Überdenken bezüglich ihrer Grundgedanken sehr, sind aber im ameax AkquiseManager mit zwei unterschiedlichen Funktionsbereichen versehen. Darum führen wir Ihnen hier die deutliche Differenzierung vor Augen, sodass Missverständnisse beim Umgang mit diesen Komponenten vermieden werden.

Die Betreuergruppen des AkquiseManagers CRM-Systems sind dafür gedacht, um grundsätzlich festzulegen, welche/r Mitarbeiter für die generelle Betreuung oder Bearbeitung eines oder mehrerer Kunden zuständig sind/ist.

Teams hingegen werden genutzt, um die Verteilung von Aufgaben im System besser oder einfacher zu koordinieren. So können Wiedervorlagen aus dem AkquiseManager oder Vorgänge, wie etwa Support-Tickets, aus dem Modul „Aufgaben und Projekte“ angelegten Teams zugeteilt werden. Die Mitglieder des Teams bedienen sich anschließend aus dem so entstehenden „Pool“, damit die darin enthaltenen Arbeiten zeiteffizient und ohne Verzögerungen durchgeführt werden.