Kunden Accounts

Screenshot Hauptmenüpunkt „Kunde“ mit dem markierten Untermenüpunkt „Kunden-Account“
[Abb. 1]: Hier gelangen Sie zu „Kunden Accounts“.

Unter dem Hauptmenüpunkt „Kunden“, finden Sie bei „Kunden-Accounts“ [Abb. 1] die Übersicht zur Verwaltung aller existierenden „Kunden-Accounts“. Hier können auch neue „Kunden-Accounts“ erstellt werden.

Der Bereich „Kunden-Accounts“ im Überblick

Screenshot mit der Übersicht über die vorhandenen Kunden-Accounts
[Abb. 2]: Übersicht über die komplette Übersichtsmaske der Kunden-Accounts

Im Rahmen des Moduls „Dokumentenportal“ werden Kunden Nutzer-Accounts zur Verfügung gestellt, um sich in ihrem persönlichen Portalzugang anmelden und mit Ihrem Unternehmen in einen digitalen Informationsaustausch treten zu können (siehe „Dokumentenportal“). Im Bereich „Kunden-Accounts“ finden Sie eine Übersicht der aktiven Nutzer-Accounts und bearbeiten diese dort.

Es werden Ihnen diese Funktionen angeboten:

  • „anlegen“ [Abb. 2/1]: Hiermit werden neue Kunden Accounts angelegt.
  • „Export“[Abb. 2/2]: Hiermit werden alle „Kunden-Account-Daten“ exportiert.
  • Die Filterleiste [Abb. 2/3]: Filtern Sie die Übersicht der angezeigten Kunden-Accounts nach bestimmten Kriterien.
  • „Zugangsdaten per E-Mail versenden“ [Abb. 2/4]: Sendet den Account-Inhabern der mit einem Häkchen ausgewählten Accounts ihre Zugangsdaten.
  • „Löschen“ [Abb. 2/5]: Durch einen Klick auf das Papierkorb-Icon löschen Sie einen Kunden-Account.

Kunden-Accounts anlegen

Screenshot Kunden-Account erstellen
[Abb. 3]: Hier werden neue Kunden-Accounts erstellt.

Über „anlegen“ [Abb. 2/1]  gelangen Sie zur Maske für das Anlegen eines neuen Kunden Accounts. Hier finden Sie folgende Eingabebereiche:

  • „Login“ [Abb. 3/1]: Hier vergeben Sie einen Benutzernamen bzw. eine Login-Kennung.
  • „Passwort“ [Abb. 3/2]: Hier steht ein vom System generiertes, aus Zahlen und Zeichen bestehendes achtstelliges Passwort. Es ist bei Bedarf änderbar.
  • „Berechtigungsgruppen“ [Abb. 3/3]: Hier wird dem „Kunden-Account“ eine Berechtigungsgruppe zugewiesen (2.6.2 Berechtigungsgruppen).
  • „Benachrichtigungen“ [Abb. 3/4]: Durch setzen der Checkbox legen Sie fest, über welche Aktionen der Kunde eine Benachrichtigung per E-Mail erhält.

Kunden-Account bearbeiten

Screenshot Kunden-Account bearbeiten
[Abb. 4]: Hier werden Informationen zum Kunden-Account bearbeitet.

Durch Klicken auf den Login-in-Namen [Abb. 2 /6] öffnet sich die Maske zum Bearbeiten von Account-Informationen, welche diese Eingabeflächen beinhaltet:

  • „Login“ [Abb. 4/1]: Hier kann der Benutzername bzw. die Login-Kennung geändert werden.
  • „Neues Passwort setzen“ [Abb. 4/2]: Hier wird, ein vom Kunden gesetztes Passwort zurückgesetzt. Diese Option erscheint nur, wenn der Benutzer für den Kunden-Account ein eigenes Passwort vergeben hat.
  • „Passwort“ [Abb. 4/3]: Hier vergeben Sie ein neues Passwort bzw. ändern dieses. Ist das Feld „grau“ muss die Checkbox „Neues Passwort setzen“ aktiviert werden.
  • „Passwort Status“ [Abb. 4/4]: Zeigt nähere Informationen zum Passwort an.
  • „Berechtigungsgruppen“ [Abb. 4/5]: Hier wird dem „Kunden-Account“ eine Berechtigungsgruppe zugewiesen (siehe „Berechtigungsgruppen“).
  • „Benachrichtigungen“ [Abb. 4/6]: Durch setzen der Checkbox legen Sie fest, über welche Aktionen der Kunde eine Benachrichtigung per E-Mail erhält.

Passwort Status

Screenshot der möglichen Passwort-Status
[Abb. 5]: Hier sehen Sie verschiedene Statusinformationen bzgl. des Passworts.

Die verschiedenen möglichen Status beim „Passwort Status“ sind wie folgt:

  • „Eigenes Passwort (Benutzer)“ [Abb. 5/1]: Dies bedeutet, dass der Inhaber des Accounts ein neues Passwort vergeben hat. Aus Datenschutzgründen wird dieses nicht angezeigt, sondern nur die Meldung „Passwort ist verschlüsselt“ [Abb. 4/3].
  • „Neu gesetztes Passwort (System)“ [Abb. 5/2]: Das Passwort wurde von einem Ihrer Mitarbeiter erstellt.
  • „Passwort aus Accountanlage (System)“ [Abb. 5/3]: Das angezeigte Passwort ist das vom System bei der Account-Erstellung vergebene Initialpasswort.

Login als Kunden-Account im Dokumentenportal

Screenshot eines Kundendatensatzes mit Markierung des „Als Account anmelden“-Buttons
[Abb. 6]: Loggen Sie sich über den entsprechenden Button als Kunden-Account im Dokumentenportal an.

Um die Ansicht eines Account-Users aufrufen zu können, steht Ihnen der Button „Als Account anmelden“ z. B. direkt im Bereich „Kunden-Accounts“ eines Kundendatensatzes zur Verfügung.

Um sich in die Kunden-Accounts als User einloggen zu können, benötigen Sie hierfür die entsprechenden Rechte. Eine Beschreibung zur Vergabe der zugehörigen Rechte können Sie unter Rechtegruppen einsehen.

Screenshot des Untermenüpunkts „Kunden-Accounts“ aus dem Hauptmenüpunkts „Kunde“ mit markierter Spalte „Als Account anmelden“
[Abb. 7]: Über diesen Button können Sie sich in den Kunden-Account im Dokumentenportal einloggen.

Ebenfalls besteht diese Möglichkeit in der Übersichtsmaske aller Kunden-Accounts, welche über den Hauptmenüpunkt „Kunden“ bei „Kunden-Accounts“ aufrufbar ist.

Account Export

Screenshot der Exportfunktion
[Abb. 8]: Hier ist es möglich, Kunden Accounts als CSV-Datei zu exportieren.

Die Funktion „Account Export“ erstellt eine CSV-Datei mit allen vorhandenen Informationen zu den Kunden Accounts.

Die Funktionen sind wie folgt:

  • „Zur Übersicht“: Hier gelangen Sie zur Account-Übersicht zurück [Abb. 8/1].
  • Inaktive Accounts in den Export einbeziehen [Abb. 8/2].
  • Alle Accounts mit verschlüsselten Passwörtern werden in den Export mit einbezogen [Abb. 8/3].
  • Alle Accounts werden in den Export einbezogen, die ihre Zugangsdaten bereits erhalten haben [Abb. 8/4].
  • „Export“ [Abb. 8/5]: Erstellt eine CSV-Datei (Excel-Tabelle), die sofort heruntergeladen wird.

Beispielhafte Darstellung eines Exports

Screenshot einer Beispiel CSV-Tabelle (Excel-Datei).
[Abb. 9]: Der erstellte Beispiel-Export als CSV-Tabelle (Excel-Datei)

Der erstellte Export kann, wie bereits oben beschrieben, über den entsprechenden Funktions-Button als CSV-Datei (Excel-Tabelle) ausgegeben werden. Der Inhalt der Exportdatei sieht, wie in [Abb. 9] beispielhaft dargestellt, aus.