Import

Screenshot Hauptmenüpunkt „Kunde“ mit dem markierten Unterpunkt „Import“
[Abb. 1]: Hier gelangen Sie zum Importbereich für Kundendaten und SEPA-Mandate.

Im Hauptmenüpunkt „Kunden“ befindet sich unter „Import“ [Abb. 1] die Funktion zum Importieren von Kundendaten sowie SepaMandate aus CSV-Dateien (Excel-Dateien) bzw. XML-Dateien.

Import-Übersicht

Screenshot Import-Hauptmaske mit verschiedenen Markierungen
[Abb. 2] Komplette Übersicht der Hauptmaske des Importbereichs

Die ameax Unternehmenssoftware bietet verschiedene Arten von Importen aus externen Quellen und hierbei ergänzende Funktionen:

  • Den „klassischen“ Import via CSV-Datei:
    Hierfür wird im Bereich aus [Abb. 2/6] die Datei hochgeladen, indem Sie sie per Drag and Drop in das dafür vorgesehene Feld ziehen oder durch einen Klick auf das Pfeil-Icon im Drag and Drop-Feld aus dem Verzeichnis Ihres Rechners auswählen. Der Importvorgang kann durch die Option „Automatische Feldzuweisung, wenn Bezeichner eindeutig oder Kopfzeilen bekannt“ [Abb. 2/7] beschleunigt werden. Die Maske für die manuelle Spaltenzuordnung (siehe „Manuelle Spaltenzuordnung“ weiter unten) wird übersprungen, sofern die Spaltenbezeichnungen alle exakt den Systemvorgaben entsprechen oder eine identisch aufgebaute Tabelle schon einmal importiert wurde. Durch Klicken auf „Verarbeiten“ wird der Vorgang gestartet [Abb. 2/8].
  • Den VCard-Import (elektronische Visitenkarte) [Abb. 2/1]
  • Den Text-Import [Abb. 2/2] (siehe „Text Import“)
  • Anreicherung der Datenbank mit Kundennummern [Abb. 2/3]
  • Import von SEPA-Mandaten [Abb.2/4]:
    Hier werden bestehende SEPA-Mandate aus XML-Dateien importiert.
  • Durch „Import löschen“ werden bereits Durchgeführte Importe gelöscht (siehe „Import löschen“ weiter unten)

„VCard-Import“

Screenshot der VCard-Importfunktion
[Abb. 3]: Komplette Übersicht der VCard-Importfunktion

Über den „VCard-Import“ werden elektronische Visitenkarten importiert. Die zu importierende Datei wird hochgeladen, indem Sie sie per Drag and Drop in das dafür vorgesehene Feld ziehen oder durch einen Klick auf das Pfeil-Icon im Drag and Drop-Feld aus dem Verzeichnis Ihres Rechners auswählen [Abb. 3/1]. Durch Klicken auf „Upload verarbeiten“ [Abb. 3/2] wird der Upload gestartet und die enthaltenen Informationen verarbeitet.

Im Bereich „VCard-Import“ werden bei Bedarf zusätzlich verschiedene Informationen während des Importvorgangs bei allen neuen Datensätzen ergänzt:

  • Der Kampagnen-Status und die Betreuergruppe [Abb. 3/3]
  • Kategorisierungen, wie z. B. Quelle oder Branche [Abb. 3/4]

Kontakte können auch über das „E-Mail Gateway“ importiert werden. Eine Anleitung hierfür finden Sie bei [Abb. 3/5].

Kundennummern-Abgleich und Anreicherung

Screenshot der Maske zum Kundennummern-Abgleich sowie der Anreicherung mit Kundennummern
[Abb. 4]: Hier sehen Sie die Maske für den Kundennummern-Abgleich und die -Anreicherung.

Diese Funktion dient zum Etablieren einer einheitlichen Kundennummernstruktur innerhalb von zwei Systemen. Zu diesem Zweck ist es nur notwendig, z. B. die in einem Warenwirtschafssystem bereits bestehenden Kundennummern als Excel/CSV-Tabelle zu exportieren. Anschließend wird der Datenbestand Ihrer Datenbank durch ein einfaches zweistufiges Verfahren mit den Nummern aus der Datei angereichert.

Screenshot der Maske zum Upload einer CSV-Datei für den Kundennummernabgleich
[Abb. 5]: Hier kann für den Kundennummernabgleich eine CSV-/Excel-Datei hochgeladen werden.

Beim Anreichern von Kundennummern müssen die Spalten der Ursprungtabelle so umbenannt werden, dass das System deren Inhalte richtig erfassen kann. Die Kundennummer [Abb. 5/3] ist für die Aufbereitung das einzige Pflichtfeld. Alle anderen Felder [Abb. 5/2] dienen als optionale Angaben, welche dem System und Ihnen die folgende Zuordnung erleichtern. Laden Sie nach der Spaltenbenennung in der Tabelle die gespeicherte Datei hoch, indem Sie sie per Drag and Drop in das dafür vorgesehene Feld [Abb. 5/1] ziehen oder durch einen Klick auf das Pfeil-Icon im Drag and Drop-Feld aus dem Verzeichnis Ihres Rechners auswählen.

Es folgen die Fenster für die etwaige Korrektur von Spaltenzuteilungen und die Import-Voransicht. Beide übergehen Sie durch Klick auf die Buttons „Weiter“ bzw. „Import durchführen“. Bitte beachten Sie das nur die in der Abbildung [Abb. 5/2] verfügbaren Spalten genutzt werden können, weiter Spalten werden ignoriert.

Beim Verarbeiten der Import-Tabelle gleicht das System deren Inhalte mit dem Ihrer Datenbank ab. Ist eine Kundennummer schon auf beiden Seiten vorhanden, wird diese ignoriert. Befindet sich kein entsprechender Datensatz in der Datenbank, so wird Ihnen die Funktion einer rudimentären Neuanlage angeboten (nur Name, Kundennummer und Adresse!) [Abb. 4].

Bild 6: Screenshot verschiedener Funktionen zur Bearbeitung der importierten Kundennummern
[Abb. 6]: Hier sehen Sie verschiedene Funktionen zur Bearbeitung der importieren Kundennummern.

Das Ergebnis der Verarbeitung wird Ihnen im Fenster „Kundennummern-Abgleich und -Anreicherung“ dargestellt. Der Anreicherungsprozess ist als manueller Vorgang ausgelegt. Um die Zuordnung zu beschleunigen, können Sie auf Wunsch auch die drei Buttons aus der Untermenüleiste des Fensters verwenden. Durch diese werden gleich

  • die ausgewählten Datensätze importiert [Abb. 6/1].
  • alle Datensätze ohne Treffer (in der Datenbank gefundene Übereinstimmungen) ignoriert. [Abb. 6/2].
  • alle Datensätze ohne Treffer automatisch angelegt. [Abb. 6/3].
  • alle “vom System“ als eindeutig zusammenpassend erkannte Datensätze einander zugeordnet und um die Kundennummer ergänzt. Dafür müssen mindestens vier abgeglichene Kriterien übereinstimmen [Abb. 6/4].

Die Aktionen, welche über die Buttons in der Menüleiste automatisiert durchgeführt werden, beziehen sich immer auf den gerade angezeigten Inhalt des Fensters. Dies sind maximal 100 Datensätze. Ist die Datei umfangreich, so muss jeweils nach dem Abarbeiten der ersten 100 Stück der Button „Datensätze neu laden“ in der unteren linken Ecke des Bereichs betätigt werden, um die nächsten bis zu 100 Datensätze durchzugehen. Wiederholen Sie dies, bis keine Datensätze mehr angezeigt werden.

Screenshot des Vergleichs der Kundendaten
[Abb. 7]: Anzeige darüber, welche Informationen bei zwei oder mehreren Datensätzen identisch sind

Möchten Sie die Buttons für die automatischen Vorgänge nicht verwenden oder bleiben nach ihrem Gebrauch noch Daten übrig, bei denen sich das System „nicht sicher“ ist, werden Ihnen diese Datensätze zur manuellen Bearbeitung in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt [Abb. 4]. Deren Spalten beinhalten von links nach rechts:

  • Die Kundennummer und die ausgelesenen Zuordnungskriterien aus der Importdatei
  • Den Datensatz im AkquiseManager, zu dem derjenige aus der Importdatei passen könnte
  • Eine Anzeige von Kriterien, die für die Zuordnung übereinstimmen (z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse des Ansprechpartners / der Firma, Telefonnummer, Webadresse, etc.). Gefundene Übereinstimmungen werden grün hinterlegt dargestellt [Abb. 7/1]. Die genaue Art der Übereinstimmung erfahren Sie über ein eingeblendete Info-Box, wenn Sie mit der Maus über die grünen Markierungen fahren.
  • Eine Spalte mit drei Aktionen:
  • Die Kundennummer beim ausgewählten Datensatz einsetzen/verwenden [Abb. 4/1]
  • Die Daten aus der gerade geprüften Zeile ignorieren [Abb. 4/2]
  • Mit den Daten aus der Importdatei einen neuen Datensatz anlegen [Abb. 4/3]

Befinden sich ähnliche Datensätze im AkquiseManager die alle für die Zuordnung einer bestimmten Kundennummer infrage kommen könnten, so werden Ihnen diese auch in einer Zeile angezeigt.

Der Import von Kundendaten via CSV-Tabelle im Detail

Screenshot verfügbarer Informationsspalten für den Kundendatenimport
[Abb. 8]: Hier sehen Sie eine Übersicht von Inhalten, die für den Import von Kundendatensätzen verwendet werden können.

Über den Button „Leere CSV-Datei herunterladen“ [Abb. 8/1] kann eine leere Muster-CSV-Datei heruntergeladen werden.

Screenshot einer Beispiel-CSV-Tabelle
[Abb. 9]: Beispielhafte Darstellung einer CSV-Tabelle für den Import

Diese Mustervorlage enthält bereits vorgegebene Spaltenbezeichnungen [Abb. 9], welche Ihnen als Mustervorlage für den Aufbau einer Import-Tabelle dienen können.

Folgend erhalten Sie grundlegende und detaillierte Hinweise, welche einen reibungslosen und effizienten Importvorgang sicherstellen sollen:

  • Die Spaltenbezeichnungen bitte immer kopieren, um Schreibfehler zu vermeiden.
  • Bitte beachten Sie, dass beim Feld „Straße“ die Hausnummer und der Straßenname im gleichen Feld sein müssen.
  • Das Feld „customer.anrede“ ist das entscheidende Kriterium, ob es sich um einen Privatkundendatensatz oder einen Firmenkundendatensatz handelt. Steht hier eine Anrede wie „Herr“ oder „Frau“, handelt es sich um einen Privatkundendatensatz. Ist dieses Feld leer, wird aus dem Datensatz automatisch eine Firmenkundendatensatz.
  • Wenn es sich beim Kundendatensatz um eine Firma handelt, dann ist der Firmenname „customer.name1“. Handelt es sich um einen Kundendatensatz einer Privatperson, dann ist das Feld „customer.name1“ der Nachname. Bei Privatkunden existiert kein Feld für „customer.name 2“, stattdessen muss für die Ergänzung des Vornamens in der Importtabelle eine Spalte mit der Benennung „customer.vorname“ befüllt werden.
  • Für eine ordnungsgemäße Geodaten-Indizierung ist es notwendig, dass die Spalte „customer.isoland“ eingesetzt wird und Werte beinhaltet. Die hier zu verwendenden Abkürzungen für die verschiedenen Länder beziehen sich auf den Standard ISO 3166 (z. B. DE für Deutschland). Sie sind in allen gängigen Wissensdatenbanken nachzulesen.

Der Umgang mit Platzhaltern innerhalb Spaltenbenennungen

Screenshot von Spaltenbezeichnungen für den Ansprechpartner-Import
[Abb. 10]: Eine Übersicht über Spaltenbezeichnungen für den Import von Ansprechpartnern

Platzhalter innerhalb von Spaltenbenennungen sind mit „XXX“ gekennzeichnet. Diese müssen immer mit nummerischen Werten ersetzt werden. Dabei gibt es drei Standardkonstellationen:

Platzhalter bei Ansprechpartnerangaben:

Screenshot Muster-Importtabelle mit verschiedenen Ansprechpartnerangaben
[Abb. 11]: Achten Sie beim Ansprechpartner-Import darauf, dass die zusammengehörenden Bestandteile eines Ansprechpartners immer mit der gleichen Nummer in der Spaltenbenennung versehen sind.

Es besteht die Möglichkeit, bei einem Kundendatensatz mehrere Ansprechpartner auf einmal zu importieren. Dabei ist zu beachten, dass die Komponenten, die zu einem Ansprechpartner gehören (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.), immer mit der gleichen Zahl in der Spaltenbenennung versehen werden. Im Beispiel aus [Abb. 11] werden also die vier Bestandteile des ersten Ansprechpartners in der Zeile jeweils mit einer „1“ ausgestattet und die der folgenden jeweils mit „2“, „3“ usw..

Platzhalter bei Kategorien und Notizen

Screenshot Muster-Importtabelle mit verschiedenen Kategorie- und Notizangaben
[Abb. 12]: Beim Import von Kategorien oder Notizen müssen die Spaltenbenennungen immer fortlaufend nummeriert werden.

Ebenfalls können auch mehrere Kategorie-Einträge oder Notizen, welche in einem Kundendatensatz hinterlegt werden sollen, zeitgleich in die Datenbank gespielt werden. Wie in [Abb. 12] zu erkennen ist, muss dabei auf eine fortlaufende Nummerierung der einzelnen Spalten geachtet werden, um alle Einträge wie gewünscht zu übernehmen.

Platzhalter bei Objekten

Screenshot Auswahl an Spaltenbenennungen für den Import von Objekt-Datenfeldern
[Abb. 13]: Für den Import in Objekt-Datenfeldern wird der Platzhalter in der Spaltenbenennung durch die Objekt-ID-Nummer ersetzt.

Importe in die Eingabefelder von Objekten sind auch machbar. Hierzu tragen Sie in den Platzhaltern der Spaltenbenennungen für die Objektfelder die jeweilige Objekt-ID-Nummer ein. Details zu Objekten und wo die Objekt-ID-Nummern zu finden sind, entnehmen Sie den Bereichen 2.15.1 Objekte und 4.3 Objekte.

Manuelle bzw. Kontrolle der Spaltenzuordnung

Screenshot der Maske für die manuelle Spaltenzuordnung/Spaltenkorrektur.
[Abb. 14]: Hier korrigieren Sie die Spaltenzuordnungen.

Wurde die Importtabelle hochgeladen, erscheint das Fenster „Spaltenzuordnung“, um die Spaltenzuordnung zu überprüfen und ggf. zu korrigieren. Es wird empfohlen, diese Ansicht nur zur Kontrolle und ggf. zur Korrektur zu verwenden. Über ein Drop-Down Menü für jede Spalte kann die Zuordnung korrigiert werden [Abb. 14/1]. Bitte erledigen Sie aber die eigentliche Spaltenzuordnung direkt in der CSV-Datei (Excel-Tabelle).

Sie können hier weitere Spalten ergänzen und benennen, falls nötig [Abb. 14/2].

Ebenfalls wird standardmäßig eine Suchselektion angelegt mit allen Inhalten des Imports angelegt, um diese nach dem Vorgang leichter finden und ggf. weiter zu bearbeiten zu [Abb. 14/3].

Durch den Klick auf Weiter wird der Import Vorgang fortgesetzt [Abb. 14/4]. Durch „Datei verwerfen“ abgebrochen [Abb. 14/5].

Import Voransicht

Screenshot der Import-Voransicht
[Abb. 15]: Hier werden die Daten angezeigt, die importiert werden.

Dieses Fenster wird angezeigt, wenn die Spaltenzuordnung abgeschlossen ist und listet auf, welche Daten Importiert werden. Beachten Sie bitte, dass die Kopfzeile in der CSV-Tabelle vom System nicht gezählt wird. Bei Zeilenangaben beginnt das System daher erst ab Zeile 2 der Tabelle zu zählen. Die erste Datensatzzeile ist somit Zeile 2 in der Excel-/CSV-Datei.

Es gibt folgende Import-Statusangaben:

  • Fehler (Rot): Der Datensatz kann nicht angelegt werden. Die Begründung hierfür finden Sie in der nebenstehenden Spalte „Import Fehler“.
  • Dublette (Gelb): Es ist ein doppelter Datensatz vorhanden.
  • Anlage (Grün): Der Datensatz wird angelegt.
  • Aktualisierung (Blau): Der Datensatz wird mit neuen Informationen aus der Tabelle aktualisiert.

Eine Überschreibung von Kundendatensätzen passiert hier standardmäßig nicht, sondern nur eine Ergänzung. Sollten sich Kategorie-Einträge noch nicht in den Einstellungen Ihrer Datenbank befinden, dann werden diese beim Import automatisch vom System ergänzt.

Report zum Import

Screenshot Bereich „Report zum letzten Import“ mit verschiedenen Markierungen.
[Abb. 16]: Anzeige eines kurzen Reports zum gerade durchgeführten Import

Am Ende des Importvorgangs wird ein kurzer Report zum Import angezeigt. Dieser besteht aus:

  • Informationen zu Kundendatensätzen [Abb. 16/1]. Zu sehen ist hier, wie viele Datensätze aktualisiert, angelegt, indiziert sowie „Zur Selektion hinzugefügt“ oder mit bereits vorhanden Kategorien ausgestattet wurden.
  • der Information darüber, wie viele neue Kategorien angelegt wurden [Abb. 16/2]
  • Informationen zu den Ansprechpartnern [Abb. 16/3] (Angaben zu Neu-Anlagen, Aktualisierungen oder darüber, wie viele „Zur Selektion hinzugefügt“ wurden)
  • der Möglichkeit, die importierten, aufbereiteten Daten als CSV-Datei herunterzuladen [Abb. 16/4]. Diese Datei wird automatisch um weitere Inhalte ergänzt, wie z. B. der zugewiesenen internen Datensatz-ID-Nummer. Bitte beachten Sie, dass diese Ausgabe nur in dieser Maske angeboten wird. Ein späterer Download der Datei ist nicht mehr möglich.

Import Löschen

Screenshot Bereich „Suchergebnis Gruppierte Importe löschen“
[Abb. 17]: Auflistung aller durchgeführten Importe

Wählen Sie „Import löschen“ [Abb. 2/5], öffnet sich das Fenster „Suchergebnis Gruppierte Importe löschen“ [Abb. 17]. Dort sind alle erfolgreich durchgeführten Importvorgänge aufgelistet. Durch Klicken auf den vorderen Bereich des Eintrags sehen Sie eine detaillierte Ansicht aller importieren/aktualisierten Datensätze dieses Vorgangs [Abb. 15].

Screenshot Auflistung von Import-Inhalten im Detail
[Abb. 18]: Hier werden die Details des ausgewählten Importvorgangs sowie der Button zum Löschen seiner Inhalte angezeigt.

Klicken Sie in der Übersicht der Datensätze auf „Import löschen“ [Abb. 18/1], löschen Sie alle mit diesem Import verbundenen Datensätze.
Achtung: Dadurch werden ebenfalls die Datensätze komplett gelöscht, bei denen nur Aktualisierungen durchgeführt wurden.