Umgang mit Prozess-Buttons
Ein besonderes Merkmal der Prozess-Buttons ist die Vielseitigkeit in Hinblick auf deren Verwendung. Sie können in den verschiedensten Bereichen und mit unterschiedlichster Funktionalität eingesetzt werden. Nachfolgend finden Sie verschiedene praktische Anwendungsmöglichkeiten zur Veranschaulichung.
Hinweis: In der ameax Unternehmenssoftware gibt es drei verschiedene Arten von Prozess-Buttons. Prozess-Buttons sind im AkquiseManager CRM, in der ameax Faktura und im ameax Aufgaben und Projekte zu finden.
In diesem Handbuchbereich stehen vor allem die Prozess-Buttons im Zusammenhang mit dem AkquiseManager im Mittelpunkt.
Weitere allgemeine Details bzgl. des Einstellungsbereichs „Prozess-Buttons“ finden Sie hier: „Prozess-Buttons“.
Verkaufschance-Prozess-Button
Durch Verkaufschancen-Prozess-Buttons können Verkaufschancen mit einem Klick auf den aktuellen Stand gebracht werden. Der Prozess-Button kann individuell in seiner Funktion definiert werden. Sie finden nach den Informationen zur Konfiguration eines Verkaufschancen-Prozess-Buttons zwei Fallbeispiele zu deren Verwendung.
So aktivieren und konfigurieren Sie die Prozess-Buttons im Modul „Verkaufschancen“
Klicken Sie im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ unter „Kampagnen“ auf „Prozess-Buttons“, um hier einen Prozess-Button zu erstellen oder einen bestehenden auszuwählen. Sie aktivieren einen bestimmten Prozess-Button für die Nutzung innerhalb von Verkaufschancen, indem Sie im Drop-Down-Menü bei „Verkaufschance-Button“ entweder „In Kunden und Verkaufschance“ oder „Nur in Verkaufschance“ auswählen. Führen Sie die restlichen Eingaben aus (Aktion und auslösende Faktoren) und speichern diese. Ab diesem Moment wird Ihnen der Prozess-Button in Ihren Verkaufschancen und gegebenenfalls, je nach getroffener Einstellung, auch im Kundendatensatz angezeigt.
Wenn Sie in den Einstellungen eines Prozess-Buttons die Checkbox bei „in Menü „weitere Funktionen“ auslagern“ aktivieren, wird Ihnen dieser Prozess-Button in den Verkaufschancen über das Drei-Punkte-Menü rechts oben in der Maske angezeigt. Dies ist vor allem für Arbeitsschritte sinnvoll, die nur gelegentlich vorkommen, jedoch nicht zum alltäglichen Geschäft gehören.
Fallbeispiel 1: Ein Button – 3 Aktionen
Aktivitätseintrag + Kategorie-Aktualisierung im Kundendatensatz + Setzen eines Kunden-Zusatzfelds
Im Folgenden finden Sie ein ausführliches Beispiel zur Veranschaulichung der Funktionsweise der Prozess-Buttons innerhalb der Verkaufschancen. Welche Aktivitäten Sie mit einem Button verknüpfen, bleibt ganz Ihnen überlassen. Dieses Beispiel dient lediglich dazu aufzuzeigen, dass Sie die verschiedensten Aktionen bei Bedarf miteinander verknüpfen können.
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Der Vertriebsmitarbeiterin Frau Huber ist ein fester Kundenstamm zugeordnet. Bei einem dieser Kunden ergibt sich eine bedeutende Verkaufschance, die sie auch im Modul ameax Verkaufschancen sogleich anlegt. Im Zeitablauf aktualisiert Frau Huber die Daten entsprechend.
Sie erhält einen Anruf von Herrn Meiers, dem zuständigen Ansprechpartner beim Kunden, mit der Bitte um die Zusendung eines Angebots. Um diesen Anruf auch innerhalb der Verkaufschance zu dokumentieren, möchte sie nun eine Aktivität darüber anlegen. Frau Huber nutzt die Gelegenheit dazu, sein grundsätzliches Interesse an anderen Produkten abzufragen; eine Aufgabe, die als Arbeitsanweisung bei allen Verkaufsgesprächen durchgeführt werden muss. Durch einen Klick auf den entsprechenden Prozess-Button wird automatisch die zugehörige Aktivität erstellt. Zeitgleich werden ebenfalls die passende Kategorie im Kundendatensatz hinterlegt und das entsprechende Kunden-Zusatzfeld befüllt.
Um diese verschiedenen Aktionen gleichzeitig automatisch beim Betätigen des Prozess-Buttons „Interesse an Korrespondenzprodukten“ durchführen zu lassen, hat Frau Huber die Einstellungen, wie in [Abb. 5] dargestellt, vorgenommen.
Fallbeispiel 2: Wiedervorlagen setzen
Wiedervorlage mit Standard-Betreff + vordefiniertem Datum in der Zukunft + vordefiniertem Benutzer
Herr Meiers aus dem vorherigen Fallbeispiel bittet außerdem um einen Anruf in einer Woche, um das zugeschickte Angebot nochmals zu besprechen. Hierfür legt Frau Huber wieder über den entsprechenden Prozess-Button für sich selbst eine Wiedervorlage an. Diese beinhaltet gleich sowohl den standardisierten Betreff „Anruf ausgehend – Besprechung Angebot“, als auch die Datierung in sieben Tagen in der Zukunft.
Neben den beiden beschriebenen Prozess-Buttons könnte Frau Huber natürlich noch viele weitere hinterlegen, um für die verschiedensten Situationen eine automatisierte Durchführung bestimmter Arbeitsschritte zu ermöglichen.
Wiedervorlage-Prozess-Button
Mit Hilfe der Wiedervorlagen-Prozess-Buttons können die verschiedensten Aktionen (Wiedervorlage auf „erledigt“ setzen, Zusatzfelder ändern, …) durchgeführt werden. Sie können zudem an verschiedenen Stellen betätigt werden: im Kundendatensatz, in der geöffneten Wiedervorlage oder in der Wiedervorlagenliste, welche Sie über den Hauptmenüpunkt „Home“ im Bereich „Wiedervorlagen“ einsehen können.
Nachfolgend finden Sie beispielhaft aufgezeigt, wie ein Wiedervorlage-Prozess-Button erstellt wird und welche Sachverhalte dabei zu berücksichtigen sind.
So legen Sie einen Prozess-Button für Wiedervorlagen an
Um einen Prozess-Button für Wiedervorlagen anzulegen, öffnen Sie über den Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ unter „Kampagnen“ den Bereich „Prozess-Buttons“. Über den Button „Anlegen“ können Sie neue Prozess-Buttons erstellen.
Im sich öffnenden Anlagebereich des Prozess-Buttons definieren Sie zuerst die Beschriftung für den zu erstellenden Button. Anschließend wählen Sie aus, welcher Modus dem Button zugeordnet werden soll. Die verschiedenen Modi werden nachfolgend noch detaillierter erläutert.
Außerdem definieren Sie einen auslösenden Kampagnen-Status. Dieser legt fest, unter welchen Voraussetzungen der Button angezeigt wird. Nur bei zutreffendem Status wird der entsprechende Button auch dargestellt. Hierbei können bei Bedarf auch Kunden-Zusatzfelder als Filter verwendet werden.
Definieren Sie zudem die durch den Prozess-Button auszuführende Aktion. Im hier vorliegenden Beispiel, welches in [Abb. 11] dargestellt ist, soll durch die Betätigung des Prozess-Buttons „Wiedervorlage schließen“ die Wiedervorlage auf „erledigt“ gesetzt werden.
Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben.
Verschiedene Modi für Wiedervorlagen-Prozess-Buttons
Der Wiedervorlage-Button kann ohne Modus, mit dem Modus „Als allgemeiner Button und offene Wiedervorlage“ oder im Exklusiv-Modus, „Nur in offene Wiedervorlage“, angelegt werden. Je nach gewählter Option verändern sich die Auswirkungen des Prozess-Buttons.
Option 1: Kein Modus
Wird keiner der beiden Modi ausgewählt, wird exakt eine eigene und offene Wiedervorlage verwendet.
Option 2: Nur in offene Wiedervorlage
Sobald bei der Anlage die Option „Nur in offene Wiedervorlage“ für den Wiedervorlage-Button ausgewählt wird, befindet sich dieser im Exklusiv-Modus.
Dieser Modus bewirkt, dass lediglich die Wiedervorlage verwendet wird, über die der Prozess-Button gestartet wird. Außerdem ist die Filterung von Wiedervorlagefeldern nur dann möglich, wenn dieser Modus im entsprechenden Button hinterlegt ist. Befindet sich der Wiedervorlage-Button im Exklusiv-Modus, können auch Zusatzfelder der Wiedervorlage, in welcher der Prozess-Button gestartet wird, automatisch geändert werden.
Option 3: Als allgemeiner Button und offene Wiedervorlage
Wird bei der Anlage eines Wiedervorlage-Buttons die Option „Als allgemeiner Button und offene Wiedervorlage“ gewählt, wird je nachdem, worüber der Prozess-Button gestartet wird, einer der anderen beiden Modi verwendet.
Anzeige der Wiedervorlagen-Prozess-Buttons und der Verkaufschance-Prozess-Buttons
Wird bei einer Wiedervorlage eine Verkaufschance verknüpft, dann kommen die entsprechenden Verkaufschance-Prozess-Buttons zur Anzeige der Wiedervorlagen-Prozess-Buttons hinzu.
Anzeige der Prozess-Buttons bei Wiedervorlagen innerhalb des Dashboards
Um die Wiedervorlagen-Prozess-Buttons auch im Dashboard darzustellen, öffnen Sie unter dem Hauptmenüpunkt „Home“ das Dashboard. Über das Drei-Punkte-Menü rechts oben in der Ansicht gelangen Sie zum Bereich „Reiter pflegen“. Öffnen Sie nun denjenigen Reiter, in welchem die Anzeige der Wiedervorlagen platziert ist und klicken anschließend auf das Bearbeitungssymbol im entsprechenden Container. Im sich öffnenden Fenster aktivieren Sie die Option „Prozess-Buttons anzeigen“ und speichern abschließend Ihre Eingabe. Folglich werden Ihnen auch im Dashboard beim jeweiligen Container sämtliche Prozess-Buttons angezeigt.
Aktivitäten-Prozess-Button
Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“, unter „Kampagnen“ im Bereich „Prozess-Buttons“ können zudem auch Aktivitäten-Buttons angelegt werden. Diese werden anschließend, sobald der auslösende Faktor erfüllt wird, bei der Anlage von Aktivitäten dargestellt.
So erstellen Sie einen Aktivitäten-Prozess-Button
Um einen Aktivitäten-Button anzulegen, öffnen Sie im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ unter „Kampagnen“ den Bereich „Prozess-Buttons“. Über den Button „Anlegen“ erstellen Sie einen neuen Prozess-Button. Geben Sie eine Button-Beschriftung an und wählen Sie im Drop-Down-Menü im Feld „Aktivitäten-Button“ die Option „Nur bei Aktivitäten-Anlage“ aus.
Ein Aktivitäten-Prozess-Button lässt sich nicht gleichzeitig auch für Wiedervorlagen erstellen. Jedoch kann der Prozess-Button gleichzeitig für Verkaufschancen erstellt werden.
Definieren Sie einen auslösenden Faktor für den jeweiligen Prozess-Button. Hierbei können auch Aktivitäten-Zusatzfelder als Filter verwendet werden.
Legen Sie anschließend die durchzuführende Aktion fest. In diesem Beispiel soll, sobald bei der Aktivität für das Zusatzfeld „Interesse an Produkt A“ der Wert „Ja“ hinterlegt wird, der Button zur Verfügung stehen [Abb. 20]. Wird dieser betätigt, wird automatisch im jeweiligen Kundendatensatz die Checkbox beim Kundenzusatzfeld „Interesse an anderen Produkten“ aktiviert [Abb. 21].
Weitere Anwendungsoption: Aktivitäten-Zusatzfelder ändern
Bei Bedarf lassen sich auch Aktivitäten-Zusatzfelder durch die Betätigung eines Prozess-Buttons ändern. Legen Sie auch hier wiederum die Beschriftung und die Option „Nur bei Aktivitäten-Anlage“ fest. Wählen Sie anschließend den auslösenden Faktor aus.
Als durchzuführende Aktion kann schließlich die Änderung eines Aktivitäten-Zusatzfelds ausgewählt werden. In diesem Beispiel wird durch den Prozess-Button „Nummer 13“ automatisch die Nummer „13“ in der Aktivität gesetzt.
Anzeige der Aktivitäten-Prozess-Buttons
Sobald eine Aktivität angelegt wird, werden sämtliche Prozess-Buttons angezeigt, welche vorhanden sind und durch die entsprechenden Filter beziehungsweise Status möglich sind.
Eingaben in den Feldern der Aktivität führen dazu, dass einzelne der dargestellten Prozess-Buttons verwendet werden dürfen und andere nicht. Lediglich dann, wenn der auslösende Faktor tatsächlich zutrifft, steht der entsprechende Prozess-Button zur Verfügung. Die restlichen Prozess-Buttons werden deaktiviert. Durch die Änderung der Eingaben in der Aktivität werden folglich auch die dargestellten Prozess-Buttons gegebenenfalls aktiviert beziehungsweise deaktiviert.
Prozess-Buttons mit Weiterleitungszielen
Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ können unter „Kampagnen“ im Bereich „Prozess-Buttons“ Prozess-Buttons angelegt und bearbeitet werden. Dabei besteht die Möglichkeit, eine Weiterleitungsoption zu aktivieren.
Weitere allgemeine Details bzgl. des Einstellungsbereichs finden Sie unter „Prozess-Buttons“.
Erstellung eines Prozess-Buttons mit Weiterleitung
Um einen Prozess-Button mit einem Weiterleitungsziel zu erstellen, öffnen Sie im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ unter „Kampagnen“ den Bereich „Prozess-Buttons“. Geben Sie die allgemeinen Details sowie den auslösenden Status an. Legen Sie anschließend die gewünschte Weiterleitung als durchzuführende Aktion fest. Dabei werden Ihnen u. a. die folgenden Optionen angeboten:
- Wiedervorlagen
- Neu angelegte Aktivität bearbeiten
- Neu angelegte Aktivität in Verkaufschance bearbeiten
- Neu angelegte Wiedervorlage bearbeiten
- Termin Anlagemaske
- Verkaufschance
- Anlagemaske neue Verkaufschance
Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben. Der Prozess-Button lässt sich je nach Einstellung an verschiedenen Stellen der ameax Unternehmenssoftware betätigen. So kann er beispielsweise im Rahmen einer Verkaufschance verwendet werden oder alternativ auch im Kundendatensatz.