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Termine Einstellungen

Screenshot Menü „Termine“
[Abb. 1]: Wählen Sie aus dem Menüpunkt „Termine“ den Bereich „Einstellungen“ aus.

Klicken Sie im Bereich „Termine“ auf „Einstellungen“, um die Einstellungsmasken des Bereichs „Einstellungen – Termine“ zu öffnen.

Übersichtsmaske „Einstellungen – Termine“

Screenshot Einstellungsmaske „Einstellungen - Termine“
[Abb. 2]: In der Einstellungsmaske „Einstellungen - Termine“ legen Sie alle für die Erfassung und Darstellung von Terminen relevanten Einstellungen fest.

In der Maske Einstellungen – Termine legen Sie alle für die Erfassung und Verwaltung von Terminen erforderlichen Einstellungen fest. Dafür sind Einstellungen in folgenden Reitern verfügbar:

  • Termine
  • Kalenderdarstellung
  • Wiedervorlage
  • Aktivität
  • Projekt-Status

Einstellungsmaske „Termine“

Eindeutige Beschränkung für Benutzer auf bestimmte Kampagnen

Screenshot Reiter „Termine“
[Abb. 3]: Im Bereich Termine legen Sie über Checkboxen die grundlegenden Einstellungen zur Erfassung und Anzeige von Terminen fest.

In der Einstellungsmaske Termine definieren Sie über die Aktivierung oder Deaktivierung von Checkboxen alle grundlegenden Einstellungen, die für die Anzeige und das Erfassen von Terminen erforderlich sind.

  • Termineinladungen
    Aktivieren Sie diese Checkbox, erhalten Sie beim Anlegen eines Termins die Möglichkeit, Termineinladungen zu versenden. Ergänzend öffnet sich die Auswahlmöglichkeit „Postfacheingang aus Gateway an Postfachinhaber weiterleiten“.
    • Postfacheingang aus Gateway an Postfachinhaber weiterleiten
      Durch das Anhaken der Checkbox „Postfacheingang aus Gateway an Postfachinhaber weiterleiten“ versendet das System die Antworten der Besprechungsteilnehmer auf die Termineinladung, per E-Mail an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse der Besprechungsorganisatoren.
  • Erweiterte Benutzerzuweisung
    Mit der Aktivierung dieser Checkbox können Anwender Termine für andere Benutzer anlegen. Beachten Sie hierbei auch die grau hinterlegte Informationsbox.
  • Terminmöglichkeit Frei -/Sperrzeiten ausblenden
    Sollen im Kalender hinterlegte Sperrzeiten nicht angezeigt werden, aktivieren Sie diese Einstellung.
  • Button „Kunden-Suchergebnis“ auf der Termin-Seite
    Ist diese Checkbox aktiviert, wird im Menü „Termine“ der Button „Kunden Suchergebnis“ angezeigt. Klicken Sie auf diesen Button, öffnet sich die Übersichtsmaske aller Kunden, über die Sie die für die Terminanlage erforderlichen Kunden auswählen.
  • Private Termine für Einzelbenutzer erlauben
    Mit der Aktivierung dieser Checkbox erlauben Sie private Termineinträge für einzelne Benutzer.
  • In der Kalenderauswahl nur aktive Benutzer anzeigen
    Setzen Sie diese Checkbox auf aktiv, zeigt das System nur die Kalender der aktiven Benutzer an. Inaktive Benutzer werden ausgeblendet.
  • Tooltip (Mouse-Over) in der Liste aktivieren
    Damit aktivieren Sie die Anzeige von Tooltips. Mit der Aktivierung der untergeordneten Checkbox „Im Tooltip anzeigen, wer den Termin erstellt hat“ sehen Sie den Ersteller des Termins über das Mouse-Over.
  • Unterschiede zwischen „In-Haus“ und „Vor-Ort“-Terminen
    Mit der Aktivierung dieser Checkbox können Sie beim Anlegen von Terminen zwischen „In-Haus“ und „Vor-Ort“ Terminen unterscheiden.
  • Terminüberschneidungen zulassen
    Legen Sie fest, ob Terminüberschneidungen zulässig sind. Falls dies nicht gewünscht ist, muss der Haken in der Checkbox entfernt werden.
  • Kunden-Telefonnummern anzeigen
    Definieren Sie, ob die Kunden-Telefonnummer im Termin-Eintrag angezeigt werden soll.
  • Kunden-E-Mail anzeigen
    Definieren Sie, ob die Kunden-E-Mail im Termin-Eintrag angezeigt werden soll.
  • Kennzeichnung Werteliste
    Legen Sie die Kennzeichnung der Werteliste über das Drop-Down-Menü fest. Details zur Werteliste finden Sie im Handbuch im Bereich Wertelisten.
  • Farbkennzeichnung
    Passen Sie die Farbe zur Farbkennzeichnung an Ihre Anforderungen an. Klicken Sie dafür auf das Feld neben „Farbkennzeichnung“ und es öffnet sich die individuell einstellbare Farbskala. Wählen Sie mit der Maus die gewünschte Farbe aus den beiden Farbfeldern aus oder geben Sie die einer Farbe zugeordneten Werte ein. Bestätigen Sie die Eingaben mit „OK“.

Haben Sie alle Einstellungen in der Maske „Termine“ festgelegt, speichern Sie die Eingaben, bevor Sie die Maske verlassen.

Einstellungsmaske „Kalender Darstellung“

Screenshot Reiter „Kalender Darstellung“
[Abb. 4]: Definieren Sie die Rahmenbedingungen wie die Länge der Arbeitstage, die Arbeitswoche, die Anzeige von Kundendaten sowie die verwendeten Farben und Bezeichnungen.

In der Einstellungsmaske „Kalender Darstellung“ legen Sie über die Felder oder Checkboxen der Einstellungs-Kategorien „Woche und Zeiten“, „Anzeige“ und „Individualisierung“ die Details zur Darstellung des Kalenders fest.

Woche und Zeiten [Abb. 4/1]

Wählen Sie über die Drop-Down-Menüs folgende Kalender Darstellung aus:

 

  • „Uhrzeit Start“ definiert den Beginn des Arbeitstages
  • „Uhrzeit Ende“ definiert das Ende des Arbeitstages
  • „Arbeitswoche“ legt die Tage fest, die im Kalender als Arbeitswoche angezeigt werden.

Anzeige [Abb. 4/2]

Aktivieren Sie die Checkboxen mit den Inhalten, die in der Terminübersicht angezeigt werden sollen:

  • „Kunde in der Übersicht anzeigen“ zeigt den Kundennamen an
  • „PLZ und Ort in der Übersicht anzeigen“
  • „Straße in der Übersicht anzeigen“

Mit diesen Einstellungen erhalten Sie die Möglichkeit, zusätzlich zu E-Mail-Adresse und Telefonnummer (sofern unter „Termine“ aktiviert) weitere relevante Kontaktdaten sich anzeigen zu lassen.

Individualisierung [Abb. 4/3]

In diesem Einstellungsbereich der Einstellungsmaske „Kalender Darstellung“ Individualisieren Sie die Farben sowie die Benennung der Labels, unter denen die von Ihnen angelegten Kalendereinträge angezeigt werden.

  • Bezeichnung des Labels ändern
    Sie können die Labels für „Frei“ und „Sperren“ umbenennen. Klicken Sie dafür in das Textfeld und geben den von Ihnen bevorzugten Begriff ein.
  • Farbe ändern
    Zum Ändern der Farbe klicken Sie in das Feld unterhalb des Textfeldes zur Änderung des Labels. Dieses erkennen Sie am Eintrag der für die aktuell ausgewählte Farbe zugeordneten Farbkennung. Nach dem Klick öffnet sich eine Farbskala, über die Sie die neue Farbe genau definieren. Klicken Sie dafür mit der Maus in den gewünschten Farbbereich oder tragen Sie die einer Farbe zugeordneten Werte ein. Bestätigen Sie mit „OK“, sobald die ausgewählte Farbe gespeichert werden soll.

Haben Sie alle Einstellungen durchgeführt, bestätigen Sie die Eingaben mit „Speichern“, bevor Sie die Einstellungsmaske verlassen.

Einstellungsmaske „Wiedervorlage“

Screenshot Reiter „Wiedervorlage“
[Abb. 5]: Legen Sie fest, ob Wiedervorlagen mit Terminbezug erfolgen sollen, definieren Sie den Zeitraum der Wiedervorlage vor Terminbeginn sowie die Priorität.

In der Einstellungsmaske „Wiedervorlage“ legen Sie fest, ob die Wiedervorlage mit Bezug zu einem Termin erfolgen soll.

  • Wiedervorlage mit Termin anlegen
    Soll die Wiedervorlage mit Terminbezug angelegt werden, aktivieren Sie die Checkbox.
    • Automatisch voreingestellt
      Legen Sie eine automatische Voreinstellung fest und definieren Sie den Zeitraum, wann vor Terminbeginn die Wiedervorlage erfolgen soll sowie die Priorität.
      • „Anzahl Minuten vor Terminbeginn“
        Klicken Sie in das Eingabefeld und wählen Sie über die beiden Pfeile am Ende des Eingabefeldes die Anzahl der Minuten aus. Alternativ geben Sie die Zeit manuell ein.

      • Priorität
        Wählen Sie über das Drop-Down-Menü die Priorität der terminbezogenen Wiedervorlage aus.

Haben Sie alle Einträge durchgeführt, speichern Sie die Eingaben vor dem Verlassen der Eingabemaske.

Einstellungsmaske „Aktivität“

Screenshot Reiter „Aktivität“
[Abb. 6]: In der Einstellungsmaske „Aktivität“ legen Sie fest, ob ein Termin bei der Erstellung mit einer Aktivität verknüpft werden kann.

In der Einstellungsmaske Aktivität“ legen Sie fest, ob Benutzer bei der Erstanlage eines Termins diesen mit bestimmten Aktivitäten verknüpfen können. Aktivieren Sie die Checkbox „Aktivität mit Termin anlegen“, werden weitere Auswahlmöglichkeiten angezeigt.

  • Aktivität mit Termin anlegen
    Soll die Aktivität mit Terminbezug angelegt werden, aktivieren Sie die Checkbox.
    • „Automatisch voreingestellt“ für die Auswahl automatisch voreingestellter Aktivitäten.
    • „Benutzer des Termins verwenden, nicht den Benutzer der Anlage“
      Ist diese Checkbox aktiviert, ordnet das System die Aktivität ausschließlich dem Benutzer des Termins zu und nicht der Person, die den Termin anlegt.

Sind die korrekten Einstellungen hinterlegt, speichern Sie diese vor dem Verlassen der Einstellungsmaske ab.

Einstellungsmaske „Projekt-Status“

Screenshot Einstellungsmaske „Projekt-Status“
[Abb. 7]: Durch die Aktivierung dieser Funktion wird in der Terminanlagemaske ein für alle Benutzer sichtbares Feld zur Anpassung des Projekt-Status angezeigt.

Aktivieren Sie diese Checkbox, um in der Anlagemaske für Termine allen Benutzern die Felder anzuzeigen, die für das Anpassen des Projekt-Status erforderlich sind.