Verträge, Rechnungen und Belege liegen für Ihre Kunden bereit — im eigenen Corporate Design, unter Ihrer eigenen Domain. Nicht als E-Mail-Anhang, der ab dem Versand veraltet, sondern als aktueller Stand aus ameax.
Dokumentation, Pläne, Verträge, individuelle Unterlagen — Ihre Kunden finden sie an derselben Stelle. Denn die Ordnerstruktur hängt nicht am einzelnen Kunden, sondern über allen: einmal aufgebaut, samt Berechtigungen.
Dokumentation, Pläne, Verträge, individuelle Unterlagen — der Kunde findet sie im Portal statt in einem Mailverlauf von vor acht Monaten. Und was dort liegt, ist die gültige Fassung, nicht die dritte Kopie mit Datum im Dateinamen.
Die Ordnerstruktur gehört nicht dem Kunden, sondern steht über ihm. Sie legen sie ein einziges Mal an — jeder zugeordnete Kunde bekommt dieselbe Ordnung. Der zweihundertste wie der erste. Für verschiedene Zielgruppen, etwa Endkunden und Partner, auch mehrere nebeneinander.
„Verträge sieht nur die Geschäftsführung" legen Sie am Ordner fest — nicht am Kunden. Damit gilt die Regel für alle Kunden gleichzeitig, vererbt sich im Baum nach unten und greift beim nächsten Kunden, den Sie anlegen, ohne dass jemand daran denken muss.
Manches erklärt man nicht in einem Satz. Diese Funktionen haben eine eigene Seite bekommen.
Interne Notiz und Kundenantwort im selben Vorgang. Der Kunde sieht online seinen Gesprächsverlauf, kommentiert, quittiert Dokumente — und Sie sehen, wann er es gelesen hat.
Im Detail ansehen USPAngebot online annehmen, digital unterschreiben, Zahlungsart und SEPA-Mandat gleich mit erteilen. Ohne Login, ohne Ausdrucken, ohne Scannen. Aus dem Angebot wird automatisch der Auftrag.
Im Detail ansehen USPDer Kunde scannt den QR-Code auf dem Lieferschein und zeichnet mit dem Finger ab — auch wenn Ihr Fahrer längst weg ist. Name, Datum und Uhrzeit stehen danach im PDF.
Im Detail ansehen USPAngebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften liegen für Ihre Kunden bereit, ohne dass eine einzige Datei kopiert wird. Das Portal liest direkt aus der Faktura — und zeigt pro Berechtigungsgruppe nur die Belegtypen, die der Kunde sehen soll.
Im Detail ansehen USPAnlagen, Fahrzeuge, Immobilien: Was Sie im CRM als Objekt führen, sieht Ihr Kunde im Portal. Für jedes Zusatzfeld entscheiden Sie getrennt, ob es in der Liste, in der Detailansicht oder gar nicht erscheint.
Im Detail ansehenZwölf Kernfunktionen für klare, sichere Kundenkommunikation.
Sie pflegen eine Ordnerstruktur, nicht zweihundert. Kunden werden ihr zugeordnet und sehen dieselbe Ordnung — gefüllt mit ausschließlich ihren eigenen Dateien. Für verschiedene Zielgruppen lassen sich mehrere Strukturen nebeneinander führen.
Im Detail ansehen 02Angebot, Auftrag, Rechnung und Gutschrift — dazu Dauerrechnungen, Stornobelege und das Mahnwesen. Nicht kopiert, sondern direkt aus der Faktura gelesen. Das PDF entsteht beim Abruf aus einer eigenen Online-Vorlage.
Im Detail ansehen 03Jeder Ordner bekommt eine eigene, gesicherte Einwurfadresse. Der Scanner mailt dorthin, die Betreffzeile ordnet dem Kunden zu — über Kundennummer, externe Kundennummer oder interne ID. Passt nichts, geht die Mail mit Fehlergrund zurück.
Im Detail ansehen 04Der Kunde wählt je Dokument eine Aktion aus einer farbigen, pro Ordner konfigurierten Liste — etwa „Original zusenden" oder „vernichten". Intern entsteht daraus eine kundenübergreifende Arbeitsliste mit Filter „offen" und „erledigt".
Im Detail ansehen 05Anlagen, Fahrzeuge, Immobilien — was Sie im CRM als Objekt führen, sieht der Kunde im Portal. Feldgenau steuerbar: für jedes Zusatzfeld entscheiden Sie getrennt, ob es in der Liste, in der Detailansicht oder gar nicht erscheint.
Im Detail ansehen 06Formulare werden versioniert — eine laufende Erhebung bleibt auf ihrem Stand, während Sie die nächste Fassung bauen. Erinnerungen laufen automatisch, die Antworten hängen direkt am Kundendatensatz.
Im Detail ansehen 07Ein zeitlich begrenzter Link genügt — vorbefüllt und fest an einen Kunden gebunden. Kein Konto, kein Passwort. Standardmäßig sieben Tage für die Neuanlage, ein Tag für die Bearbeitung.
Im Detail ansehen 08Rechte hängen am Ordner und vererben sich im Baum — Lesen, Hochladen, Bearbeiten, Löschen einzeln. Der Einkauf sieht Rechnungen, der Vertrieb Angebote: Auch Belegtypen sind pro Gruppe freischaltbar.
Im Detail ansehen 09Nicht „an oder aus": Sie erzwingen die SMS-Bestätigung gezielt dort, wo es zählt — etwa für Belege und die Passwortänderung, während Dokumente direkt zugänglich bleiben. Eine Freigabe hält drei Stunden.
Im Detail ansehen 10Neue Dokumente melden sich per Mail — nach Ordner gruppiert und zu den Uhrzeiten, die Sie festlegen. Ältere Dokumente lösen bewusst keine Mail mehr aus, damit ein neu eingerichteter Zugang keine Flut auslöst.
Im Detail ansehen 11Die Frist ist eine Eigenschaft des Ordners, kein Termin im Kalender — sechs Monate bis zehn Jahre. Danach greift eine Schonfrist von 90 Tagen, in der ein Mitarbeiter das Dokument per Klick zurückholt.
Im Detail ansehen 12Logo, Kopfbild und Farben nach Ihrer Vorgabe, Impressum und AGB wahlweise verlinkt oder direkt gepflegt. Auf Wunsch unter Ihrer eigenen Domain statt unter der Standardadresse.
Im Detail ansehenDieselbe Oberfläche, zwei grundverschiedene Inhaltsmodelle. Die Trennung entscheidet, wer was zu sehen bekommt — und sie ist der Grund, warum ein Portal beides kann: vertrauliche Kundenpost und offene Kataloge.
Eine Struktur, viele Kunden — Inhalt je Kunde. Im Ordner „Verträge" liegt bei jedem sein eigener. Die Zuordnung läuft über den Kundendatensatz, nicht über einen Freigabelink.
Im Detail ansehenEine Struktur, viele Kunden — Inhalt für alle gleich. Kataloge, Handbücher, Preislisten, aus elf Bausteinen gebaut. Wer sie sieht, steuern dieselben Berechtigungsgruppen.
Im Detail ansehenWir zeigen Ihnen in 30 Minuten live, wie das Dokumentenportal bei Ihnen funktioniert — kostenlos, ohne Verpflichtung.
