Formulare ohne Login
Kein Konto, kein Passwort — und trotzdem am richtigen Kunden.
Ein zeitlich begrenzter Link genügt: vorbefüllt, fest an einen Kundendatensatz gebunden. Sieben Tage für die Neuanlage, ein Tag zum Nachbessern — beides einstellbar.
Sie brauchen eine Angabe vom Kunden. Eine einzige. Also legen Sie ihm einen Portalzugang an, verschicken Zugangsdaten, er sucht das Passwort, findet es nicht, fordert ein neues an, meldet sich an, sucht das Formular — und trägt dann die eine Angabe ein.
Für den Kunden, der zweimal im Jahr etwas ausfüllt und sonst nie ins Portal schaut, ist ein Konto keine Hilfe. Es ist die Hürde, an der die Sache stirbt.
Was ist ein Formular-Link?
Ein Zugang ohne Konto. Der Kunde bekommt eine Adresse, öffnet sie, füllt aus, fertig. Kein Passwort, keine Anmeldung.
Und wie ist das sicher?
Der Link ist gehasht und zeitlich begrenzt. Er lässt sich nicht erraten, und er läuft ab.
Der Link ist der Zugang
Das klingt zunächst wie jedes Web-Formular, das man auf eine Seite stellt. Der Unterschied steckt darin, was der Link mit sich trägt.
Ein gewöhnliches Web-Formular weiß nicht, wer da schreibt. Es fragt deshalb nach Name, Kundennummer und Mailadresse — und jemand tippt das ab, oft falsch, und ordnet es hinterher von Hand zu.
Gebunden an einen Kunden
Dieser Link trägt die Zuordnung in sich:
- Welches Formular geöffnet wird.
- Welcher Kunde gemeint ist.
- Welcher Ansprechpartner antwortet.
- Wie lange er gilt.
- Welcher Mitarbeiter benachrichtigt wird, wenn etwas ankommt.
Daraus folgt zweierlei. Erstens landen die Antworten am richtigen Datensatz — ohne Zuordnungsarbeit, ohne Abtippen, ohne die Rückfrage „welcher Meier war das?". Zweitens kann das Formular vorbefüllt sein: Was Sie über den Kunden wissen, steht schon drin. Er ergänzt, statt bei null anzufangen.
Und weil im Link steht, wer zu benachrichtigen ist, erfährt der zuständige Kollege davon — nicht ein Sammelpostfach.
Sieben Tage, ein Tag
Zwei Fristen, beide einstellbar:
- Neuanlage — sieben Tage. So lange kann der Kunde das Formular erstmals ausfüllen.
- Bearbeitung — ein Tag. So lange kann er ein bereits ausgefülltes noch korrigieren.
Der Unterschied ist beabsichtigt. Ausfüllen braucht Luft — der Kunde soll nicht scheitern, weil er eine Woche im Urlaub war. Nachbessern soll dagegen kurz sein: Ein einmal abgegebener Stand, der noch drei Wochen lang veränderbar wäre, ist kein Stand.
Danach läuft der Link ab. Ein Formular aus dem Vorjahr lässt sich nicht stillschweigend Monate später noch einreichen.
Portalzugang oder Link?
| Portalzugang | Formular-Link | |
|---|---|---|
| Voraussetzung | Konto und Passwort | keine |
| Lohnt sich bei | regelmäßiger Nutzung | dem einmaligen Fall |
| Zuordnung | über den Zugang | über den Link |
| Sieht auch | Dokumente, Belege, Objekte | nur dieses Formular |
| Gültigkeit | bis Sie ihn sperren | Tage |
Fazit
Nicht jeder, der Ihnen etwas mitteilen soll, will eine Beziehung zu Ihrem Portal. Der Bauleiter, der einmal eine Abnahme bestätigt, wird sich kein Passwort merken — er wird es vergessen, neu anfordern und irgendwann anrufen.
Ein Link, der eine Woche gilt und weiß, zu wem er gehört, umgeht das. Und er verliert dabei nichts: Die Antwort landet genauso sauber am Kundendatensatz wie die eines angemeldeten Nutzers.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Kann ein Formular ohne Portalzugang ausgefüllt werden?
Ja. Sie verschicken einen Link, der ohne Konto und Passwort funktioniert. Er ist gehasht und zeitlich begrenzt — und im Unterschied zu einem beliebigen Web-Formular fest an einen Kundendatensatz gebunden.
Woher weiß das System, zu wem die Antworten gehören?
Der Link trägt die Zuordnung in sich: Formular, Kunde, Ansprechpartner, Gültigkeit und der zu benachrichtigende Mitarbeiter. Die Antworten landen deshalb am richtigen Datensatz, ohne dass jemand sie zuordnet.
Wie lange ist so ein Link gültig?
Für die Neuanlage standardmäßig sieben Tage, zum Nachbessern eines bereits ausgefüllten Formulars ein Tag. Beide Fristen lassen sich einstellen.
Ist das Formular schon ausgefüllt, wenn der Kunde es öffnet?
Was Sie über den Kunden wissen, kann bereits drinstehen. Er ergänzt, statt bei null anzufangen.
Wann nehme ich einen Link, wann einen Portalzugang?
Der Link eignet sich für den einmaligen Fall — eine Abnahme, eine Rückmeldung, eine Datenerhebung bei jemandem, der nie wieder etwas ausfüllen wird. Der Portalzugang lohnt, wenn derselbe Kunde regelmäßig kommt und außerdem Dokumente oder Belege sehen soll.
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