Extranet

Ihr Produktkatalog liegt als PDF auf der Website — für alle, auch für Wettbewerber. Ihre Preisliste liegt dort nicht, also verschicken Sie sie per Mail, einzeln, an jeden, der fragt. Und Ihr Montagehandbuch existiert in vier Versionen, weil es dreimal per Mail rausging und einmal auf einem USB-Stick.

Das ist die Lücke zwischen „öffentlich" und „gehört einem Kunden": Inhalte, die für eine bestimmte Gruppe gelten — aber nicht für die Welt.

Der Unterschied zum Kundenbereich

Beide sehen im Portal ähnlich aus, sind aber gegensätzlich gebaut:

• Kundenbereich — ein Ordnerbaum, je Kunde befüllt. Der Vertrag von Müller liegt bei Müller.
• Extranet — ein Inhalt, viele Leser. Das Montagehandbuch existiert einmal.

Das ist der Grund, warum beides in ein Portal gehört und trotzdem getrennt bleiben muss. Ein Handbuch je Kunde abzulegen, hieße es zweihundertmal zu pflegen. Einen Vertrag für alle sichtbar zu machen, wäre ein Unfall.

Weil die Freigabe über Berechtigungsgruppen läuft, sind Abstufungen möglich: Der Fachpartner sieht die Partnerpreisliste, der Endkunde den Katalog — im selben Portal, unter denselben Zugängen.

Elf Bausteine

Eine Extranet-Seite wird zusammengesetzt, nicht hochgeladen:

• Textblock, Datei, Einzelbild, Bildergalerie
• Audio, Video, Schaltfläche, eingebettete Seite
• Ansprechpartner, Code-Anzeige, freies HTML

Jeder Baustein lässt sich einzeln freischalten — wer kein Video braucht, hat auch keins in der Auswahl. Für Ordnerübersichten stehen vierzehn Darstellungsvarianten bereit, von der reinen Liste bis zur Kachel mit Bild und Teasertext.

Der Ansprechpartner-Baustein ist der, den man unterschätzt: Statt einer Telefonnummer im Fließtext steht dort der zuständige Kollege — und wenn sich die Zuständigkeit ändert, ändert sie sich an einer Stelle.

Texte lassen sich mit Platzhaltern personalisieren, auch über eigene Zusatzfelder. Der Leser wird dann mit seinen eigenen Daten angesprochen, ohne dass Sie eine zweite Fassung pflegen.

Pflegen, wo es steht

Inhalte werden an Ort und Stelle bearbeitet: Sie schalten in den Bearbeitungsmodus und ändern die Seite so, wie sie später aussieht. Kein getrennter Redaktionsbereich, in dem man raten muss, wie das Ergebnis wirkt.

Das entscheidet im Alltag darüber, ob Inhalte aktuell bleiben. Was man in dreißig Sekunden ändern kann, während man ohnehin draufschaut, ändert man. Was einen Redaktionsvorgang bedeutet, bleibt stehen.

Aus einem Verzeichnis spiegeln

Wenn Ihre Dokumente längst irgendwo liegen — in einem Verzeichnis, das eine Konstruktionsabteilung ohnehin pflegt —, lässt sich dieses Verzeichnis per SFTP spiegeln.

Verzeichnisse werden zu Ordnern, Dateien zu Bausteinen. Der Abgleich erkennt selbst, was neu, geändert oder gelöscht ist, und übernimmt die Sortierung. Pfade und Dateien, die nicht mitsollen, lassen sich ausschließen.

Die Richtung ist einbahnig: von außen nach ameax. Das Verzeichnis bleibt die Quelle, das Extranet zeigt es an — niemand pflegt zweimal.

Fazit

Die meisten Portale können nur eine Hälfte: entweder Kundenpost oder Inhalte. Wer beides will, betreibt zwei Systeme und erklärt dem Kunden, wofür er sich wo anmeldet.

Extranet und Kundenbereich unter denselben Zugängen ersparen genau diese Erklärung. Der Kunde meldet sich einmal an und findet links seinen Vertrag und rechts das Handbuch — und muss nicht wissen, dass das im Hintergrund zwei grundverschiedene Dinge sind.