Warum man eine E-Rechnung nicht einfach öffnen kann
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Bei der XRechnung ist das reines XML, im Browser oder E-Mail-Programm sieht man nur Code. Bei ZUGFeRD und Factur-X steckt das XML in einem PDF, das zusätzlich eine lesbare Ansicht enthält. Maßgeblich sind aber die XML-Daten.
Der Viewer macht beides lesbar: Rechnungsnummer, Verkäufer und Käufer, Positionen, Steuern, Summen und Zahlungsdaten. Über „Drucken" können Sie die Ansicht auch als PDF speichern.
Was die Grundprüfung prüft
- Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsart, Währung, Verkäufer und Käufer mit Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer
- bei der XRechnung zusätzlich Leitweg-ID bzw. Käuferreferenz, elektronische Adressen und Kontakt des Verkäufers
- Rechenwege: Positionen, Nettobetrag, Umsatzsteuer je Steuersatz, Bruttobetrag und Zahlbetrag
Das ersetzt keine vollständige Validierung gegen die offiziellen Regeln der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Für die meisten Fragen im Rechnungseingang („Stimmt die Rechnung? Fehlt etwas?") reicht sie aber aus.
Welche Formate werden unterstützt?
- XRechnung in beiden Syntaxen: UBL und CII (UN/CEFACT)
- ZUGFeRD 2.x und Factur-X als XML oder als PDF mit eingebetteter XML, Profile BASIC bis EXTENDED
- andere Rechnungen nach EN 16931, z. B. Peppol BIS
Was mit Ihrer Rechnung passiert
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