Online-Lieferschein
Der Empfangsnachweis, der nicht im Handschuhfach verschwindet.
Der Kunde scannt den QR-Code auf dem Lieferschein und zeichnet mit dem Finger ab — auch wenn Ihr Fahrer längst weg ist. Name, Datum und Uhrzeit stehen danach im PDF.
Die Ware ist raus, der Fahrer hat den Lieferschein dabei. Zurück kommt er mit einem Zettel, auf dem eine Unterschrift steht — vielleicht. Manchmal ist es ein Kürzel, manchmal ist es gar nichts, weil beim Kunden niemand da war. Der Zettel wandert ins Auto, ins Büro, in einen Stapel, und drei Wochen später sucht ihn jemand, weil der Kunde die Lieferung bestreitet.
Der Empfangsnachweis ist der schwächste Punkt im ganzen Lieferprozess: Er entsteht auf Papier, er reist auf Papier, und er geht auf Papier verloren.
Der Kunde zeichnet online ab — mit dem Handy, ohne Login
Was ist der Online-Lieferschein?
Sie setzen den Lieferschein in ameax auf den Status „abnahmebereit". Damit entsteht automatisch ein Abnahmelink. Der Kunde öffnet ihn, sieht die gelieferten Positionen mit Mengen, unterschreibt digital — und bestätigt damit den Erhalt der Lieferung.
Und wie kommt er da hin?
Über einen QR-Code auf dem Lieferschein-PDF oder einen Link in der Mail. Kein Konto, kein Passwort, kein Portal-Login. Der Empfänger scannt den Code mit dem Handy und zeichnet mit dem Finger ab.
Das funktioniert auch dann, wenn Ihr Fahrer längst weitergefahren ist. Der Lagerleiter, der abends prüft, ob wirklich alles angekommen ist, zeichnet abends ab — nicht unter Zeitdruck an der Rampe.
Papier und digital schließen sich nicht aus
Das Lieferschein-PDF trägt beides. Solange nicht abgezeichnet wurde, steht darauf die klassische Unterschriftenzeile „Ort, Datum, Unterschrift" — der Fahrer kann sie also weiterhin vor Ort ausfüllen lassen. Sobald online abgezeichnet wurde, wird stattdessen das Unterschriftsbild ins PDF eingedruckt.
Sie müssen Ihren Prozess also nicht umstellen, um anzufangen. Wo es analog geht, geht es analog. Wo niemand da ist, geht es online.
Der Nachweis, den ein Papierzettel nie liefert
Mit der Unterschrift protokolliert ameax Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung. Auf dem Lieferschein-PDF erscheint danach:
„Digital signiert am 14.07.2026 über IP-Adresse 91.113.42.x von Michael Schmidt."
Die IP wird anonymisiert ausgewiesen, das letzte Oktett abgeschnitten. Dazu das gezeichnete Unterschriftsbild. Kein Zettel im Handschuhfach kann das — und keine Diskussion über „wer hat da eigentlich unterschrieben" beginnt bei einem Dokument, auf dem Name, Datum und Uhrzeit stehen.
Was danach automatisch passiert
- Der Lieferschein wechselt von „abnahmebereit" auf „Offen". Ihre Liste der noch nicht quittierten Lieferungen leert sich von selbst.
- Der Kunde erhält eine Bestätigungsmail mit dem signierten Lieferschein-PDF im Anhang — er hat seinen Nachweis, ohne danach zu fragen.
- Ihr zuständiger Mitarbeiter bekommt diese Mail in Kopie.
Sie sehen im Beleg jederzeit, ob abgezeichnet wurde und wann. Die Frage „Hat der Kunde die Lieferung eigentlich bestätigt?" beantwortet eine Statusspalte, kein Anruf beim Fahrer.
Was der Online-Lieferschein bewusst nicht tut
Er ist ein Empfangsnachweis, kein Reklamationsformular. Der Kunde sieht die Positionen und bestätigt den Erhalt der Lieferung, wie sie ausgewiesen ist. Er kann keine Mengen korrigieren, keine einzelnen Positionen abwählen und keinen Mangel melden.
Das ist keine Lücke, sondern eine Entscheidung: Ein Empfangsnachweis, den der Empfänger einseitig umschreiben kann, ist kein Nachweis mehr. Reklamationen laufen dort, wo sie hingehören — im Gespräch und in einem Vorgang, nicht in einem Unterschriftsfeld.
Papierlieferschein oder Online-Abnahme?
| Situation | Papierlieferschein | Online-Lieferschein |
|---|---|---|
| Beim Kunden ist niemand da | Keine Unterschrift | Er zeichnet später ab, per QR-Code |
| Braucht der Kunde einen Zugang? | Nein | Nein — Token-Link, kein Login |
| Wer hat unterschrieben? | Ein Kürzel | Name, Datum, Uhrzeit, IP im PDF |
| Weg des Nachweises | Auto, Büro, Stapel | Sofort im Beleg |
| Kunde will seinen Nachweis | Kopie suchen und schicken | Bekommt das signierte PDF automatisch |
| Status der offenen Lieferungen | Unbekannt | Statusspalte im Beleg |
| Analoger Weg weiterhin möglich | — | Ja — die Unterschriftenzeile steht auf dem PDF |
Wofür Sie es brauchen
Der Online-Lieferschein gehört zur Faktura und ist in Kombination mit dem Dokumentenportal verfügbar. Wer beides einsetzt, gibt dem Kunden zusätzlich einen dauerhaften Ort für seine Belege — der Abnahmelink führt ihn nur einmalig durch die Quittierung.
Am anderen Ende der Kette steht die Online-Beauftragung: Der Kunde beauftragt online, und er quittiert online. Vom Angebot bis zur Lieferung ohne einen einzigen ausgedruckten Zettel.
Kurz gesagt
Ein Lieferschein ist erst dann ein Nachweis, wenn er unterschrieben zurückkommt. Auf Papier passiert das oft nicht — weil niemand da war, weil der Zettel verschwand, weil das Kürzel niemandem zuzuordnen ist.
Ein QR-Code auf dem Lieferschein macht aus dem Nachweis, der zurückkommen soll, einen Nachweis, der von selbst ankommt.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Was ist der Online-Lieferschein?
Sie setzen den Lieferschein in ameax auf den Status „abnahmebereit“. Damit entsteht automatisch ein Abnahmelink. Der Kunde öffnet ihn, sieht die gelieferten Positionen mit Mengen, unterschreibt digital und bestätigt so den Erhalt der Lieferung.
Muss sich der Kunde dafür einloggen?
Nein. Der Zugang läuft über einen QR-Code auf dem Lieferschein-PDF oder einen Link in der Mail. Kein Konto, kein Passwort, kein Portal-Login. Der Empfänger scannt den Code mit dem Handy und zeichnet mit dem Finger ab.
Funktioniert das auch, wenn beim Kunden niemand da ist?
Ja, das ist der eigentliche Vorteil. Der Empfänger kann später abzeichnen — etwa der Lagerleiter am Abend, wenn er geprüft hat, ob wirklich alles angekommen ist. Ihr Fahrer muss dafür nicht warten.
Kann der Fahrer den Lieferschein weiterhin vor Ort unterschreiben lassen?
Ja. Solange nicht online abgezeichnet wurde, trägt das PDF die klassische Unterschriftenzeile „Ort, Datum, Unterschrift“. Sobald online abgezeichnet wird, wird stattdessen das Unterschriftsbild eingedruckt. Beide Wege stehen nebeneinander.
Welchen Nachweis habe ich nach der Abnahme?
Mit der Unterschrift protokolliert ameax Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung. Auf dem Lieferschein-PDF steht danach im Klartext, wann und von wem digital signiert wurde — die IP dabei anonymisiert. Bei der gezeichneten Unterschrift wird zusätzlich das Unterschriftsbild eingebettet.
Kann der Kunde einzelne Positionen ablehnen oder Mengen korrigieren?
Nein. Der Online-Lieferschein ist ein Empfangsnachweis, kein Reklamationsformular. Der Kunde sieht die Positionen und bestätigt den Erhalt der Lieferung, wie sie ausgewiesen ist. Reklamationen laufen bewusst über den regulären Weg.
Was passiert, nachdem der Kunde abgezeichnet hat?
Der Lieferschein wechselt vom Status „abnahmebereit“ auf „Offen“, sodass sich Ihre Liste der noch nicht quittierten Lieferungen von selbst leert. Der Kunde erhält eine Bestätigungsmail mit dem signierten Lieferschein-PDF im Anhang, Ihr zuständiger Mitarbeiter bekommt sie in Kopie.
Wie unterschreibt der Kunde?
Über eine echte gezeichnete Unterschrift mit Finger, Stift oder Maus auf dem Bildschirm — das ist die Voreinstellung — oder über die Eingabe seines Namens.
Sehen Sie es
an Ihren Zahlen.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen live, wie das in Ihrer Praxis aussieht — kostenlos, ohne Verpflichtung, ohne Vertriebsdruck.