Online-Beauftragung
Der Kunde scannt den QR-Code auf Ihrem Angebot — und beauftragt es.
Angebot online annehmen, digital unterschreiben, Zahlungsart und SEPA-Mandat gleich mit erteilen. Ohne Login, ohne Ausdrucken, ohne Scannen. Aus dem Angebot wird automatisch der Auftrag.
Sie schicken ein Angebot. Dann passiert: nichts. Nach einer Woche fassen Sie nach. Der Interessent hat es „noch nicht durchgesehen". Nach zwei Wochen kommt ein Scan zurück — schief fotografiert, ohne Datum, mit einer Unterschrift, die auch die Praktikantin geleistet haben könnte. Und die Zahlungsart müssen Sie sowieso noch telefonisch klären.
Zwischen „Angebot verschickt" und „Auftrag im System" liegen in den meisten Betrieben mehrere Tage, zwei Medienbrüche und mindestens ein Nachfassen. Genau diese Strecke schließt die Online-Beauftragung.
Der Kunde beauftragt in unter einer Minute — ohne Login
Was ist die Online-Beauftragung?
Der Kunde öffnet Ihr Angebot online, wählt die Zahlungsart, hakt die Vereinbarungen ab und unterschreibt digital. Daraus wird in ameax automatisch ein Auftrag — der Beleg wird aus dem Angebot fortgeführt, Positionen, Preise und Konditionen inklusive.
Und wie kommt er da hin?
Über einen persönlichen Link. Der steht als QR-Code direkt auf dem Angebots-PDF und als Link in der Angebotsmail. Kein Konto, kein Passwort, kein Portal-Login. Handy an das PDF halten, fertig.
Das ist der eigentliche Hebel. Jede Hürde zwischen Kaufentscheidung und Auftrag kostet Abschlüsse — und ein Login, für das man erst ein Passwort suchen muss, ist die höchste davon. Der Interessent, der abends auf dem Sofa Ihr Angebot durchgeht, beauftragt es dort auch. Nicht am Montag, wenn er wieder am Drucker steht.
Fünf Wege zu unterschreiben
Wie verbindlich es zugehen soll, entscheiden Sie — je nach Auftragswert, Branche und Kundentyp:
- Bestätigungs-Button — ein Klick. Für kleine, wiederkehrende Aufträge.
- Namenseingabe — der Kunde tippt seinen Namen.
- Echte Unterschrift — mit Finger, Stift oder Maus auf dem Bildschirm gezeichnet. Das Bild wird gespeichert und später ins Auftrags-PDF eingedruckt.
- Einmalpasswort per SMS — der Code geht an die hinterlegte Mobilnummer.
- Einmalpasswort per E-Mail — derselbe Mechanismus über die Mailadresse.
Der Auslöse-Button trägt dabei die Beschriftung „Kostenpflichtigen Auftrag erteilen" — die Buttonlösung nach § 312j BGB. Das ist keine Kosmetik, sondern die Formulierung, ohne die im Fernabsatz an Verbraucher gar kein wirksamer Vertrag zustande kommt.
Was Sie hinterher in der Hand haben
Mit jeder Unterschrift protokolliert ameax Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung. Auf dem Auftrags-PDF erscheint anschließend der Nachweis im Klartext:
„Digital signiert am 14.07.2026 über IP-Adresse 91.113.42.x von Michael Schmidt."
Die IP wird dabei anonymisiert ausgewiesen — das letzte Oktett wird abgeschnitten. Sie haben also einen belastbaren Nachweis, ohne personenbezogene Daten weiter zu streuen als nötig. Bei der gezeichneten Unterschrift wird zusätzlich das Unterschriftsbild ins PDF eingebettet.
AGB, die der Kunde wirklich abhaken muss
Zu jedem Angebot lassen sich Vereinbarungen hinterlegen — AGB, Datenschutzhinweise, Wartungsbedingungen, Leasingklauseln. Jede einzelne davon können Sie als pflichtig markieren: Ohne Haken kein Auftrag.
Und das Entscheidende für den Streitfall: Die angekreuzten Vereinbarungen werden mit [X] und [ ] ins Auftrags-PDF gedruckt. Es steht also schwarz auf weiß im Dokument, welchen Bedingungen der Kunde zugestimmt hat — nicht nur in einem Logfile, das im Zweifel niemand liest.
Welche Vereinbarungen, welche Signaturmethode und welche Zahlungsarten gelten, fassen Sie zu Vorlagen zusammen. Ein Bestandskunde bekommt dann automatisch andere Bedingungen als ein Neukunde — hinterlegt am Kundenstamm, ohne dass jemand daran denken muss.
Zahlungsart gleich mit erledigt
Im selben Ablauf wählt der Kunde, wie er zahlen möchte: auf Rechnung oder per SEPA-Lastschrift. Entscheidet er sich für die Lastschrift, erteilt er das SEPA-Mandat direkt mit — es wird im selben Schritt erfasst, statt hinterher hinterhertelefoniert zu werden.
Bei wiederkehrenden Beträgen, etwa aus Abo-Rechnungen, sind das ohnehin die beiden sinnvollen Wege — und der Zahlungsweg steht fest, bevor die erste Rechnung rausgeht.
Was passiert, wenn er unterschrieben hat
- Das Angebot wird zum Auftrag fortgeführt — mit allen Positionen, Preisen und Konditionen. Niemand tippt etwas ab.
- Der Auftrag geht in den Status „in Bearbeitung". Ihre Auftragsliste ist damit sofort aktuell.
- Der Kunde erhält eine Bestätigungsmail mit dem Auftrags-PDF — und auf Wunsch mit den PDFs der Vereinbarungen, denen er zugestimmt hat.
- Ihr zuständiger Mitarbeiter bekommt diese Mail in Kopie.
Der Beauftragungslink bleibt standardmäßig 90 Tage gültig und läuft danach automatisch ab. Ein Angebot aus dem Vorjahr lässt sich also nicht stillschweigend Monate später noch beauftragen.
Angebots-PDF oder Online-Beauftragung?
| Schritt | Klassisch per PDF | Online-Beauftragung |
|---|---|---|
| Kunde will beauftragen | Drucken, unterschreiben, scannen, zurückmailen | QR-Code scannen, unterschreiben |
| Braucht der Kunde einen Zugang? | Nein | Nein — Token-Link, kein Login |
| Nachweis der Zustimmung | Ein Scan | Zeitpunkt, IP und Name im PDF vermerkt |
| AGB-Zustimmung dokumentiert | Bestenfalls ein Haken auf Papier | Je Vereinbarung, mit [X] im Auftrags-PDF |
| Pflicht-AGB erzwingbar | Nein | Ja — ohne Haken kein Auftrag |
| Zahlungsart und SEPA-Mandat | Separater Vorgang | Im selben Ablauf erledigt |
| Auftrag im System | Jemand tippt ihn ab | Entsteht automatisch aus dem Angebot |
| Angebot verfällt | Gar nicht | Nach 90 Tagen automatisch |
Wofür Sie es brauchen
Die Online-Beauftragung ist Teil der Faktura und in Kombination mit dem Dokumentenportal verfügbar. Wer beides einsetzt, gibt dem Kunden zusätzlich einen dauerhaften Ort: Im Portal findet er Angebot, Auftrag und später die Rechnungen wieder — der Beauftragungslink führt ihn nur einmalig durch den Abschluss.
Und der Lieferschein am Ende der Kette lässt sich genauso abzeichnen: siehe Online-Lieferschein.
Kurz gesagt
Ein Angebot, das der Kunde nur lesen kann, ist ein Angebot, über das er noch einmal nachdenken muss. Ein Angebot, das er in dem Moment annehmen kann, in dem er sich entscheidet, ist ein Auftrag.
Der Unterschied zwischen beidem ist ein QR-Code auf dem PDF.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Was ist die Online-Beauftragung?
Der Kunde öffnet Ihr Angebot online, wählt die Zahlungsart, stimmt den hinterlegten Vereinbarungen zu und unterschreibt digital. Daraus wird in ameax automatisch ein Auftrag: Der Beleg wird aus dem Angebot fortgeführt, mit allen Positionen, Preisen und Konditionen.
Muss sich der Kunde dafür einloggen?
Nein. Er bekommt einen persönlichen Link — als QR-Code direkt auf dem Angebots-PDF und als Link in der Angebotsmail. Kein Konto, kein Passwort, kein Portal-Login. Er hält das Handy an das PDF und kann beauftragen.
Wie kann der Kunde unterschreiben?
Auf fünf Wegen, die Sie je Angebotsvorlage festlegen: Bestätigungs-Button, Eingabe des Namens, echte gezeichnete Unterschrift mit Finger, Stift oder Maus, Einmalpasswort per SMS oder Einmalpasswort per E-Mail.
Ist die Online-Beauftragung rechtlich verbindlich?
Der auslösende Button trägt die Beschriftung „Kostenpflichtigen Auftrag erteilen“ — die Buttonlösung nach § 312j BGB. Mit der Unterschrift protokolliert ameax Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung. Auf dem Auftrags-PDF erscheint der Nachweis im Klartext, die IP dabei anonymisiert.
Wie werden AGB und Vereinbarungen abgebildet?
Zu jedem Angebot lassen sich Vereinbarungen hinterlegen — AGB, Datenschutzhinweise, Wartungsbedingungen. Jede einzelne kann als Pflicht markiert werden: Ohne Haken kein Auftrag. Die angekreuzten Vereinbarungen werden mit [X] und [ ] ins Auftrags-PDF gedruckt.
Welche Zahlungsarten stehen zur Verfügung?
Rechnung und SEPA-Lastschrift. Entscheidet sich der Kunde für die Lastschrift, erteilt er das SEPA-Mandat direkt im selben Ablauf — es muss nicht hinterher separat eingeholt werden.
Was passiert, nachdem der Kunde unterschrieben hat?
Das Angebot wird zum Auftrag fortgeführt und geht in den Status „in Bearbeitung“. Der Kunde erhält eine Bestätigungsmail mit dem Auftrags-PDF und auf Wunsch mit den PDFs der Vereinbarungen, denen er zugestimmt hat. Ihr zuständiger Mitarbeiter bekommt diese Mail in Kopie.
Wie lange ist der Beauftragungslink gültig?
Standardmäßig 90 Tage. Danach läuft er automatisch ab. Die Frist ist einstellbar. Ein Angebot aus dem Vorjahr lässt sich also nicht stillschweigend Monate später noch beauftragen.
Kann ich die Online-Beauftragung für alle Angebote verpflichtend machen?
Ja. Es lässt sich einstellen, dass jedes neue Angebot automatisch mit Online-Beauftragung angelegt wird. Ebenso lässt sich pro Kunde eine Standardvorlage hinterlegen, sodass Bestandskunden andere Bedingungen und Signaturmethoden bekommen als Neukunden.
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