Posteingang per E-Mail
Jeder Ordner hat eine eigene Adresse. Der Scanner mailt hin — der Rest passiert von selbst.
Briefpost scannen und an eine Ordner-Adresse mailen: Die Betreffzeile entscheidet, zu welchem Kunden das Dokument gehört. Die Zuordnung entsteht automatisch, und passt nichts, kommt die Mail mit Fehlergrund zurück, statt still zu verschwinden.
Die Post kommt, jemand scannt sie, und dann beginnt der eigentliche Aufwand: Datei benennen, Portal öffnen, Kunden suchen, Ordner suchen, hochladen. Pro Dokument eine Minute — und die Minute fällt bei jedem einzelnen an, jeden Tag, für immer.
Das Merkwürdige daran: Auf dem Brief steht die Kundennummer. Der Scanner kann mailen. Es fehlt nur der Weg dazwischen.
Was ist der Posteingang per E-Mail?
Jeder Ordner im Kundenportal bekommt eine eigene E-Mail-Adresse. Was Sie dorthin schicken, wird zum Dokument im Portal — der Kunde ergibt sich aus der Betreffzeile.
Und wer schickt da hin?
Ihr Dokumentenscanner, Ihr Multifunktionsgerät oder ein Mitarbeiter, der eine eingegangene Mail weiterleitet. Alles, was mailen kann, kann einliefern.
Der Ordner hat eine Adresse
Die Adresse gehört nicht dem Portal, sondern dem einzelnen Ordner — und zusätzlich dem einzelnen Mitarbeiter. „Rechnungen" hat eine andere als „Verträge", und Ihre Kollegin hat für denselben Ordner eine andere als Sie.
Das hat zwei Gründe. Der erste ist Zuordnung: Wohin die Mail geht, entscheidet den Ordner — Sie müssen ihn nirgends auswählen. Der zweite ist Nachvollziehbarkeit: Am Dokument steht später, über wen es hereinkam.
Erraten lässt sich die Adresse nicht. Sie trägt eine Prüfsumme, die aus einem 50 Zeichen langen Geheimnis gebildet wird, das beim Anlegen des Ordners entsteht.
Die Betreffzeile entscheidet
Welcher Kunde gemeint ist, liest das System aus dem Betreff — nach einem Muster, das Sie selbst festlegen. Mehrere Muster lassen sich hintereinanderschalten; sie werden der Reihe nach geprüft, bis eines greift.
Als Bezug wählen Sie eines von drei Feldern:
- Kundennummer — der Normalfall.
- Externe Kundennummer — wenn die Nummer auf dem Dokument aus einem Vorsystem stammt und nicht Ihre eigene ist.
- Interne Kunden-ID — wenn das einliefernde System ohnehin mit ameax spricht.
Das ist der Punkt, an dem sich entscheidet, ob die Sache im Alltag trägt. Ein Scanner, der den Betreff aus einer Barcode-Erkennung füllt, liefert damit vollautomatisch ein. Ein Mitarbeiter, der eine Kundenmail weiterleitet, tippt die Nummer in den Betreff und ist fertig.
Was aus der Mail im Portal wird
Der Anhang wird zum Dokument. Als Titel nehmen Sie wahlweise den Dateinamen oder die Betreffzeile — je nachdem, was bei Ihnen aussagekräftiger ist. Der Mailtext lässt sich als Beschreibung übernehmen, auf 250 Zeichen gekürzt.
Hat der Kunde für diesen Ordner noch gar keine Ablage, entsteht sie automatisch. Sie müssen also nichts vorbereiten, bevor das erste Dokument kommt — was den Unterschied macht, wenn Sie mit tausend Bestandskunden starten.
Zwei Details, die im Alltag auffallen, wenn sie fehlen: Signaturdateien von signierten Mails werden übersprungen, statt als sinnloses Dokument im Kundenordner zu landen. Und eingelieferte Dokumente lassen sich von der Benachrichtigung ausnehmen — sinnvoll, wenn Sie einen Altbestand einspielen und nicht tausend Mails auslösen wollen.
Wenn nichts passt, kommt die Mail zurück
Jeder automatische Import hat denselben wunden Punkt: Was passiert mit dem, was nicht passt? Die übliche Antwort ist ein Fehlerprotokoll, in das niemand schaut — und drei Wochen später fragt ein Kunde nach einem Dokument, das nie angekommen ist.
Hier geht die Mail stattdessen an den Absender zurück. Mit Fehlercode, dem ursprünglichen Betreff, der Liste der Anhänge und der Original-Mail als Anhang. Wer eingeliefert hat, erfährt sofort, dass es nicht geklappt hat — und hat alles in der Hand, um es zu wiederholen.
Der Effekt ist banal und entscheidend: Der Posteingang kann nicht stillschweigend Dokumente verlieren.
Hochladen oder einwerfen?
| Manueller Upload im Portal | Posteingang per E-Mail | |
|---|---|---|
| Schritte je Dokument | Portal, Kunde, Ordner, Datei | mailen |
| Kundenzuordnung | von Hand suchen | aus der Betreffzeile |
| Ordner fehlt noch | vorher anlegen | entsteht automatisch |
| Wer kann einliefern | wer einen Portalzugang hat | alles, was mailen kann |
| Bei Fehlern | fällt sofort auf | Mail kommt zurück |
Fazit
Der Posteingang per E-Mail verschiebt keine Arbeit, er lässt sie weg. Die Kundennummer steht ohnehin auf dem Dokument; sie noch einmal von Hand in eine Suchmaske zu tippen, ist der eigentliche Umweg.
Interessant wird es bei Menge. Bei fünf Dokumenten am Tag ist Hochladen erträglich. Bei zweihundert ist es eine halbe Stelle — und die entscheidet dann darüber, ob das Portal wirklich gepflegt wird oder nach drei Monaten wieder einschläft.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Wie kommen gescannte Briefe ins Kundenportal?
Jeder Ordner im Portal bekommt eine eigene E-Mail-Adresse. Ihr Scanner oder Ihr Mitarbeiter schickt das Dokument dorthin, und die Betreffzeile entscheidet, zu welchem Kunden es gehört. Ein Upload-Vorgang im Portal ist nicht nötig.
Woran erkennt das System den Kunden?
An einem Muster in der Betreffzeile, das Sie selbst festlegen. Als Bezug dient wahlweise die Kundennummer, die externe Kundennummer aus einem Vorsystem oder die interne Kunden-ID. Mehrere Muster lassen sich hintereinanderschalten — sie werden der Reihe nach geprüft.
Was passiert, wenn der Kunde noch keinen Ordner hat?
Die Zuordnung entsteht bei Bedarf automatisch. Sie müssen den Ordner also nicht vorbereiten, bevor das erste Dokument kommt.
Was passiert, wenn die Zuordnung fehlschlägt?
Die Mail geht an den Absender zurück — mit Fehlercode, dem ursprünglichen Betreff, der Liste der Anhänge und der Original-Mail als Anhang. Nichts verschwindet still in einem Fehlerprotokoll, das niemand liest.
Ist die Einwurfadresse sicher?
Sie enthält eine Prüfsumme, die aus einem 50 Zeichen langen Geheimnis des Ordners gebildet wird. Die Adresse lässt sich nicht erraten. Zudem gibt es sie nicht nur je Ordner, sondern je Ordner und Mitarbeiter — Sie sehen also, über wen ein Dokument hereinkam.
Was wird als Titel und Beschreibung übernommen?
Als Titel wahlweise der Dateiname des Anhangs oder die Betreffzeile. Der Mailtext lässt sich als Beschreibung übernehmen, gekürzt auf 250 Zeichen. Signaturdateien von signierten Mails werden übersprungen und landen nicht als Dokument im Portal.
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