Formulare

Sie haben ein Aufnahmeformular für Neukunden. Nach einem halben Jahr fehlt ein Feld, ein anderes hat sich als überflüssig erwiesen, und die Reihenfolge war ohnehin unglücklich. Also ändern Sie es — und in dem Moment ändern sich auch die vierzig Erhebungen, die gerade laufen. Wer letzte Woche angefangen hat, findet heute ein anderes Formular vor.

Der übliche Ausweg ist ein zweites Formular: „Aufnahme neu (2026)". Dann ein drittes. Nach zwei Jahren stehen sechs Fassungen in der Liste und niemand weiß, welche gilt.

Revisionen statt Formular-Friedhof

Es gibt Haupt- und Nebenversionen. Ein korrigierter Tippfehler wird zur Nebenversion, ein neues Pflichtfeld zur Hauptversion. Sie entscheiden beim Speichern, welche von beiden es ist.

Dazu kommen vier Zustände: Entwurf, aktiv, inaktiv und Archiv. Ein Entwurf lässt sich in Ruhe bauen, ohne dass ihn jemand ausfüllt. Ein inaktives Formular verschwindet aus der Auswahl, ohne dass die vorhandenen Antworten verloren gehen.

Der praktische Gewinn: Die Liste zeigt ein Aufnahmeformular, nicht sechs. Die Historie steckt in den Versionen, nicht in Kopien mit Jahreszahl im Namen.

Der Weg eines Ausfüllvorgangs

Ein Ausfüllvorgang durchläuft feste Stationen — in Bearbeitung, weitergeleitet, eingereicht, abgeschlossen, archiviert. Damit ist jederzeit sichtbar, was fertig ist und was seit drei Wochen halb ausgefüllt herumliegt.

Was gespeichert wird, hängt direkt am Kundendatensatz — mit Kunde und Ansprechpartner. Die Antworten liegen also nicht in einem Formular-Postfach, sondern dort, wo Sie ohnehin nach dem Kunden schauen.

Nach dem Absenden geht auf Wunsch eine Zusammenfassung per Mail raus — mit eigenem Textbaustein, eigenem Absenderkonto und eigener Signatur. Ein Aufnahmeformular kann damit anders klingen als eine Störungsmeldung.

Erinnerungen, die von selbst laufen

Formulare, die niemand ausfüllt, sind der Normalfall — nicht aus Unwillen, sondern weil sie untergehen. Deshalb gibt es Erinnerungen, die ohne Ihr Zutun laufen.

Das System unterscheidet dabei, ob eine Erinnerung vorbereitet, aktiv, abgeschlossen oder versäumt ist. Sie sehen also nicht nur, dass erinnert wurde, sondern auch, wo trotz Erinnerung nichts passiert ist — und genau das ist die Liste, die man braucht.

Felder, die rechnen

Formularfelder lassen sich mit Formeln belegen. Das Feld rechnet beim Ausfüllen — Menge mal Preis, Summe über mehrere Felder, was Sie brauchen.

Daneben gibt es Vorbelegungsformeln: Ein Feld kommt bereits gefüllt heraus, statt leer auf eine Eingabe zu warten. Der Kunde bestätigt, statt zu tippen — und was er nicht tippt, kann er nicht falsch tippen.

Wer welches Formular überhaupt ausfüllen darf, steuern Sie je Formular und Berechtigungsgruppe. Getrennt davon lässt sich regeln, wer das fertige PDF eines abgeschlossenen Vorgangs herunterladen darf — ausfüllen und nachlesen sind zwei verschiedene Dinge.

Unterschreiben

Ein Formular kann ein Unterschriftsfeld enthalten: Der Kunde zeichnet mit Finger, Stift oder Maus, die Unterschrift wird als Bild gespeichert und ins PDF übernommen. Das ist eine einfache Signatur — für Abnahmen, Bestätigungen und Erhebungen der Normalfall.

Wenn es rechtlich mehr sein muss, lässt sich der externe Dienst Skribble anbinden, bis hinauf zur qualifizierten elektronischen Signatur. Das PDF geht zum Dienst, kommt signiert zurück und wird abgelegt. Dafür benötigen Sie einen eigenen Vertrag mit dem Anbieter — ohne den bleibt die Funktion unsichtbar.

Fazit

Formulare sind selten das Problem. Das Problem ist ihre zweite Fassung — und die dritte. Wer sie als Kopien anlegt, hat nach zwei Jahren eine Liste, die niemand mehr versteht, und Antworten, die zu keiner Fassung mehr passen.

Versionierung löst das lautlos: eine Zeile in der Liste, jede Erhebung auf ihrem Stand, und Sie können ändern, ohne zu warten, bis alle fertig sind.