Belege im Kundenportal

Sie schicken die Rechnung als PDF-Anhang. Zwei Tage später fällt auf, dass eine Position falsch war — Sie stornieren und schicken eine korrigierte hinterher. Im Postfach Ihres Kunden liegen jetzt zwei Rechnungen, und welche gilt, weiß nur, wer beide öffnet und die Belegnummern vergleicht. Vier Wochen später ruft seine Buchhaltung an und liest Ihnen die Beträge der stornierten vor.

Das ist kein Versehen, sondern die Eigenschaft des Verfahrens. Ein Anhang ist ab dem Moment des Versands eine Kopie. Er veraltet in dem Augenblick, in dem sich der Beleg in Ihrem System ändert — und Sie erfahren davon nichts.

Im Portal gibt es keine Kopie

Der Unterschied klingt technisch, entscheidet aber darüber, wie viel Arbeit ein korrigierter Beleg macht. Bei Anhängen und Dateifreigaben ist die Korrektur ein Vorgang: neu erzeugen, hochladen, alte Fassung entfernen, Kunden informieren, hoffen, dass er die richtige nimmt. Hier ist sie kein Vorgang. Der nächste Aufruf zeigt ohnehin den aktuellen Stand.

Nebenbei löst das ein Problem, das mit der Zeit wächst: Ein Portal, das Belege kopiert, wird mit jedem Jahr größer. Dieses hier speichert nichts — auch nach zehn Jahren Rechnungshistorie nicht.

Welche Belege der Kunde sieht

Das Portal führt vier Einstiege, und hinter jedem stehen mehr Belegarten, als der Name vermuten lässt:

• Angebote — was Sie angeboten haben, mit Positionen und Preisen.
• Aufträge — was daraus geworden ist.
• Rechnungen — darunter auch Dauerrechnungen aus laufenden Verträgen und die zugehörigen Stornobelege.
• Gutschriften — darunter Dauergutschriften und Lieferantengutschriften.

Dazu kommt das Mahnwesen als eigener Bereich. Zu jedem Belegtyp lässt sich einblenden, in welchem Status er gerade steht — der Kunde sieht dann nicht nur, dass eine Rechnung existiert, sondern auch, ob sie bezahlt ist.

Der Einkauf sieht Rechnungen, der Vertrieb Angebote

Bei einem Geschäftskunden ist „der Kunde" selten eine Person. Da gibt es einen Einkäufer, eine Buchhaltung, vielleicht einen Techniker — und die haben nicht dasselbe zu sehen.

Deshalb hängt die Freigabe nicht am Portal, sondern an der Berechtigungsgruppe, und zwar je Belegtyp einzeln. Acht Typen sind separat schaltbar, das Mahnwesen zusätzlich. Die Buchhaltung des Kunden bekommt Rechnungen und offene Posten, sein Einkäufer die Angebote — im selben Portal, auf denselben Daten, ohne dass Sie irgendetwas doppelt pflegen.

Offene Posten, die der Kunde selbst sieht

Das Mahnwesen ist im Portal ein eigener Bereich, kein Anhang an die Rechnungsliste. Er zeigt die Mahnvorgänge — offene zuerst, bezahlte zuletzt. Das ist die Reihenfolge, in der ein Kunde sie braucht, und sie erspart Ihnen einen Teil der Anrufe, die sonst mit „Welche ist denn jetzt noch offen?" beginnen.

Wie tief Sie Ihre Kunden hier hineinsehen lassen, entscheiden Sie über dieselbe Gruppenlogik wie bei den Belegtypen. Wer das Mahnwesen nicht freigeschaltet hat, für den existiert der Bereich nicht.

Warum niemand fremde Belege sieht

Die Belegliste wird immer gegen den Kundendatensatz des angemeldeten Zugangs gefiltert. Der interessantere Teil ist der Download: Dort wird dieselbe Prüfung ein zweites Mal ausgeführt, bevor auch nur ein Byte das Haus verlässt. Eine geratene oder von Hand veränderte Beleg-ID läuft damit ins Leere, statt eine fremde Rechnung auszuliefern.

Darüber hinaus lässt sich der Belegbereich gezielt härten: Die Zwei-Faktor-Bestätigung per SMS ist nicht global an oder aus, sondern pro Bereich erzwingbar. Dokumente bleiben direkt zugänglich, Belege erst nach dem zweiten Faktor. Eine erteilte Freigabe gilt drei Stunden.

Und wenn Sie wissen wollen, ob eine Rechnung angekommen ist: Die Protokollierung lässt sich für Belege einschalten. Sie hält tagesgenau fest, an welchem Tag ein Beleg abgerufen wurde.

Anhang, Dateifreigabe oder Portal?

Wofür Sie es brauchen

Die Belegansicht ist der Punkt, an dem Faktura und Dokumentenportal zusammenfallen. Sie entfaltet ihren Nutzen dort, wo Belege kein Einzelfall sind: bei Wartungsverträgen mit monatlicher Dauerrechnung, bei Kunden mit vielen Ansprechpartnern, bei Abrechnungen, die regelmäßig hinterfragt werden.

Rund um die Belege greifen weitere Bausteine ineinander:

• Online-Beauftragung — der Kunde nimmt das Angebot online an, daraus wird der Auftrag.
• Online-Lieferschein — die Lieferung wird per Handy abgezeichnet, ohne Login.
• Lastschrift, Mahnwesen und Verzugszinsen — was passiert, wenn die Rechnung offen bleibt.
• Abo-Rechnungen — wo die Dauerrechnungen herkommen, die im Portal erscheinen.

Fazit

Der Unterschied zwischen einem Beleg im Portal und einem Beleg im Anhang ist nicht die Zustellung — es ist die Frage, ob eine zweite Wahrheit entsteht. Ein Anhang ist eine zweite Wahrheit ab Sekunde eins; er lebt beim Kunden weiter, auch wenn er längst falsch ist.

Wenn das Portal statt einer Kopie den Beleg selbst zeigt, verschwindet eine ganze Klasse von Arbeit: das Zurückziehen, das Nachschicken, das Erklären, welche Fassung gilt. Nicht weil jemand schneller arbeitet, sondern weil es nichts mehr zu korrigieren gibt.