Lastschrift, Mahnwesen und Verzugszinsen
Der beste offene Posten ist der, der nie entsteht.
SEPA-Lastschrift holt das Geld, statt darauf zu warten. Was trotzdem offen bleibt — auch geplatzte Lastschriften — läuft durch Mahnstufen mit Verzugszinsen nach § 288 BGB, bis hin zum Inkasso.
Jede Rechnung, die Sie schreiben, ist eine Wette darauf, dass jemand überweist. Manche zahlen sofort, manche nach der zweiten Erinnerung, manche gar nicht. Und zwischen Rechnung und Zahlungseingang liegt Arbeit, die niemand gern macht: nachsehen, zuordnen, nachfassen, mahnen.
Der beste offene Posten ist der, der nie entsteht.
Lastschrift: der Aufwand, der gar nicht erst anfällt
Warum die Lastschrift alles ändert
Sie warten nicht mehr auf Geld — Sie holen es. Kein Kontoauszug muss durchgesehen, keine Zahlung zugeordnet, keine Mahnung geschrieben werden. Der Betrag geht am Fälligkeitstag ein, und der offene Posten ist erledigt, bevor er einer war.
Was das im Buchhaltungsaufwand bedeutet
Bei einem Betrieb mit hundert Rechnungen im Monat entfällt genau die Arbeit, die sonst zwei Tage frisst: Abgleichen, Zuordnen, Nachfassen. Übrig bleiben die Ausnahmen — und die sind überschaubar.
ameax führt die Mandate vollständig: CORE, COR1 und B2B, mit Status, Gültigkeit und Historie. Mandate lassen sich importieren, wenn Sie aus einem anderen System kommen. Die Pre-Notification — die Vorabankündigung, zu der Sie gesetzlich verpflichtet sind — steht automatisch auf dem Beleg, mit dem richtigen Einzugsdatum.
Die Einzugsdatei entsteht als pain.008 und geht direkt an Ihre Bank. Auf Wunsch als Sammellastschrift, mit zusammengelegten Einzugsterminen und gruppiert nach Steuerart. Überweisungen laufen denselben Weg als pain.001.
Und weil ein kleiner Anreiz Wunder wirkt: Sie können einen eigenen Skontosatz für Lastschriftzahler hinterlegen. Wer einziehen lässt, bekommt zwei Prozent — und Sie sparen sich das Mahnwesen.
Wenn die Lastschrift platzt
Sie platzt manchmal. Konto nicht gedeckt, Mandat widerrufen, Kunde widerspricht. Genau an dieser Stelle wird aus einem eleganten Verfahren in vielen Systemen ein Chaos — weil die Zahlung gebucht ist, das Geld aber nicht da.
In ameax ist die Rücklastschrift ein eigener Vorgang. Sie nehmen die Zahlung zurück, und das System erfasst dabei sauber getrennt:
- Die Rücklastschriftkosten Ihrer Bank
- Die Rücklastschriftgebühr, die Sie dem Kunden weiterberechnen
- Die Forderung selbst, die wieder offen ist — mit dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum
Und dann geht sie ihren Weg: direkt ins Mahnwesen. Kein Sonderfall, keine Handarbeit, keine Notiz auf einem Zettel. Die Forderung steht wieder da, wo sie hingehört — in der Mahnakte.
Mahnakten statt Mahnungen
Der Unterschied klingt nach Wortklauberei, ist aber der Kern der Sache. Eine Mahnung ist ein Brief. Eine Mahnakte ist ein Vorgang, der läuft, bis er beendet ist — mit Stufen, Historie und einem definierten Ende.
Die Mahnstufen definieren Sie selbst. Jede bekommt ihre eigenen Regeln:
- Eigene Frist — wie viele Tage bis zur nächsten Stufe
- Eigene Mahngebühr in Euro, einmal je Mahnung auf den ältesten Beleg gebucht
- Eigener Text, Betreff, Schlusssatz, Signatur und Briefpapier — die dritte Mahnung klingt anders als die erste
- Eigener Versandweg: per E-Mail, als Brief zum Ausdrucken, oder über onlinebrief24 direkt in die Post
Der Mahnlauf arbeitet sie stapelweise ab. Sie starten ihn, sehen die Vorschlagsliste, prüfen und geben frei. Niemand muss suchen, was fällig ist — das System kennt jede Frist. Genau daran scheitert Mahnwesen in der Praxis nämlich: nicht an den Texten, sondern daran, dass irgendwann niemand mehr hinsieht.
Verzugszinsen nach § 288 BGB
Eine Mahngebühr aufschlagen kann fast jedes Rechnungsprogramm. Verzugszinsen können die wenigsten — weil die Rechnung unangenehm ist.
Zinsen laufen ab dem Verzugsbeginn, auf Basis des jeweils gültigen Basiszinssatzes. Und wenn der Kunde zwischendurch die Hälfte zahlt, laufen sie ab diesem Tag nur noch auf die Restforderung.
Genau das rechnet ameax — taggenau, unter Berücksichtigung jeder Teilzahlung. Den Basiszinssatz pflegt das System, Ihre Zinssätze hinterlegen Sie einmal. Die Mahngebühr nach § 367 BGB läuft dabei als eigene Position, sauber getrennt von den Zinsen, sodass Ihre Buchhaltung beides auseinanderhalten kann.
Das ist kein Detail für Erbsenzähler. Bei einer Forderung über 20.000 Euro, die ein Jahr offen steht, reden wir über eine vierstellige Summe — auf die Sie einen Rechtsanspruch haben und die sonst niemand ausrechnet.
Wenn gar nichts hilft: die Übergabe
Irgendwann ist die letzte Mahnung raus und es kommt nichts. Für diesen Punkt können Sie eine Mahnstufe als Inkasso-Stufe kennzeichnen. Erreicht eine Akte diese Stufe, geht sie automatisch an das Inkassobüro — per E-Mail oder über SFTP.
Das ist der Schritt, der in vielen Betrieben liegen bleibt. Nicht weil er falsch wäre, sondern weil ihn niemand gern macht. Hier macht ihn niemand: Er passiert, wenn die Regel greift, die Sie einmal festgelegt haben.
Die Ausnahmen, die es immer gibt
Der Alltag ist unordentlicher als jeder Prozess. Deshalb kennt ameax die unbequemen Fälle:
- Teilzahlung — der Kunde überweist die Hälfte. Jede Zahlung ist eine eigene Buchung, der Restbetrag rechnet sich fort, und die Zinsen laufen nur noch auf ihn.
- Zahlungsaufschub — der Kunde ruft an und bittet um zwei Wochen. Die Mahnakte pausiert, statt weiterzumahnen.
- Ausbuchung — Sie geben auf. Der Restbetrag wird ausgebucht und dokumentiert, statt stillschweigend vergessen zu werden.
Und über allem steht der Report Offene Posten: Was ist fällig, wie lange schon, bei wem. Die Liste, die man montags aufmacht.
Und wer nicht per Lastschrift zahlt?
Für alles, was überwiesen wird, gibt es die BuchhaltungsButler-Schnittstelle. Ihre Bankumsätze laufen darüber automatisch in ameax ein und werden dem Beleg zugeordnet — in die Gegenrichtung wandern Belege und Debitoren zu BuchhaltungsButler, sodass Faktura und Buchhaltung denselben Stand haben. Das ist der komfortabelste Weg, wenn Sie ohnehin mit BuchhaltungsButler arbeiten.
Alternativ lesen Sie Kontoauszüge direkt ein — als CAMT oder MT940 — und ameax versucht, die Belegnummer im Verwendungszweck zu finden. Der ehrliche Hinweis dazu: Das ist ein solider Weg, aber nicht der, auf dem wir uns von spezialisierten Banking-Tools abheben. Wer maximale Automatik beim Zahlungsabgleich will, fährt mit der Lastschrift und mit BuchhaltungsButler deutlich besser.
Was ein Rechnungsprogramm kann — und was hier passiert
| Situation | Übliches Rechnungsprogramm | ameax Faktura |
|---|---|---|
| Geld einziehen | Meist gar nicht | SEPA-Lastschrift mit CORE, COR1 und B2B, Mandatsverwaltung, Pre-Notification, pain.008 |
| Anreiz zum Einziehenlassen | — | Eigener Skontosatz für Lastschriftzahler |
| Lastschrift platzt | Von Hand nachbuchen | Rücklastschrift mit Kosten und Gebühren, Forderung wieder offen, direkt ins Mahnwesen |
| Erste Mahnung | Mahnung schreiben | Mahnlauf, Vorschlagsliste, Freigabe |
| Dritte Mahnung klingt anders | Meist ein Text für alle | Eigener Text, Betreff, Signatur und Versandweg je Stufe |
| Mahngebühr | Oft möglich | Je Mahnstufe, einmal je Mahnung auf den ältesten Beleg |
| Verzugszinsen § 288 BGB | Selten | Taggenau ab Verzugsbeginn, auf Basiszinssatz, unter Berücksichtigung von Teilzahlungen |
| Mahnung als Brief | Ausdrucken, kuvertieren, frankieren | Über onlinebrief24 direkt in die Post |
| Übergabe ans Inkasso | Jemand muss sich überwinden | Eine Mahnstufe ist die Inkasso-Stufe — die Akte geht automatisch raus |
Wo es zusammenwirkt
Wer wiederkehrend abrechnet, hat das Thema doppelt: Bei Abo-Rechnungen läuft jeden Monat eine neue Forderung auf. Ohne Lastschrift wächst der Abgleichaufwand mit jedem Kunden mit — mit Lastschrift bleibt er bei null.
Und wer die Online-Beauftragung einsetzt, holt sich das SEPA-Mandat gleich beim Abschluss: Der Kunde erteilt es im selben Schritt, in dem er beauftragt. Dann entsteht der offene Posten gar nicht erst — und das Mahnwesen bleibt für die Fälle, in denen es wirklich gebraucht wird.
Kurz gesagt
Mahnwesen scheitert selten an den Texten. Es scheitert daran, dass niemand hinsieht, dass die dritte Mahnung nie rausging und die Übergabe ans Inkasso zu unangenehm war.
Die Antwort darauf ist zweiteilig: Holen Sie das Geld, wo es geht — per Lastschrift, mit einem Skontoanreiz, mit dem Mandat schon beim Abschluss. Und für alles, was übrig bleibt, lassen Sie ein Mahnwesen laufen, das Fristen selbst kennt und Zinsen selbst rechnet. Reibung ist der Grund, warum Forderungen alt werden.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Warum reduziert die SEPA-Lastschrift den Buchhaltungsaufwand so stark?
Weil der komplette Zahlungsabgleich entfällt. Sie warten nicht auf eine Überweisung, die jemand im Kontoauszug suchen und dem Beleg zuordnen muss — Sie ziehen den Betrag am Fälligkeitstag ein. Übrig bleiben nur die Ausnahmen, also die geplatzten Lastschriften.
Welche SEPA-Verfahren unterstützt ameax?
CORE (Basislastschrift), COR1 und B2B. Die Mandate werden vollständig verwaltet — mit Status, Gültigkeit und Historie — und lassen sich aus einem anderen System importieren. Die Einzugsdatei entsteht als pain.008, Überweisungen als pain.001.
Was ist die Pre-Notification und wird sie automatisch erzeugt?
Die Vorabankündigung ist die gesetzlich vorgeschriebene Information an den Zahlungspflichtigen, wann welcher Betrag eingezogen wird. Sie steht in ameax automatisch mit dem richtigen Einzugsdatum auf dem Beleg.
Was passiert, wenn eine Lastschrift zurückkommt?
Die Rücklastschrift ist ein eigener Vorgang. Die Zahlung wird zurückgenommen, die Rücklastschriftkosten Ihrer Bank und die Gebühr, die Sie dem Kunden weiterberechnen, werden getrennt erfasst — und die Forderung ist wieder offen. Von dort läuft sie direkt ins Mahnwesen weiter.
Was ist eine Mahnakte?
Ein Vorgang, der eine Forderung begleitet, bis sie erledigt ist — mit Mahnstufen, Historie und einem definierten Ende. Anders als eine einzelne Mahnung, die verschickt und dann vergessen wird. Der Mahnlauf arbeitet fällige Akten stapelweise ab und legt Ihnen eine Vorschlagsliste zur Freigabe vor.
Kann ich die Mahnstufen selbst festlegen?
Ja. Jede Stufe bekommt eine eigene Frist, eine eigene Mahngebühr in Euro, eigenen Text, Betreff, Schlusssatz, Signatur und Briefpapier sowie einen eigenen Versandweg — E-Mail, Brief oder direkt in die Post über onlinebrief24.
Werden Verzugszinsen nach § 288 BGB berechnet?
Ja, taggenau ab Verzugsbeginn und auf Basis des jeweils gültigen Basiszinssatzes. Teilzahlungen werden berücksichtigt: Ab dem Tag der Teilzahlung laufen die Zinsen nur noch auf die Restforderung. Die Mahngebühr nach § 367 BGB wird als eigene Position geführt.
Wie funktioniert die Übergabe ans Inkasso?
Sie kennzeichnen eine Mahnstufe als Inkasso-Stufe. Erreicht eine Mahnakte diese Stufe, geht sie automatisch an das Inkassobüro — per E-Mail oder über SFTP. Der Schritt, den in vielen Betrieben niemand gern anstößt, passiert damit von selbst.
Kann ich einen Anreiz zur Lastschrift setzen?
Ja. Neben dem normalen Skonto lässt sich ein eigener Skontosatz für Lastschriftzahler hinterlegen. Wer einziehen lässt, bekommt einen besseren Satz — und Sie sparen sich den Abgleich und das Mahnwesen.
Sehen Sie es
an Ihren Zahlen.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen live, wie das in Ihrer Praxis aussieht — kostenlos, ohne Verpflichtung, ohne Vertriebsdruck.