Objekte im Kundenportal

Der Kunde ruft an. Welche Seriennummer hat die Anlage in Halle 3? Wann war die letzte Wartung? Was genau ist da verbaut? Sie haben das alles — im CRM, am Objekt, sauber gepflegt. Er hat es nicht. Also lesen Sie es ihm vor, oder Sie machen einen Screenshot und schicken ihn per Mail.

Das Absurde daran: Die Daten sind gepflegt, aktuell und vollständig. Sie stehen nur hinter einer Wand, durch die jede einzelne Auskunft von Hand hindurchgereicht werden muss.

Der Kunde sieht seine eigenen Anlagen

Wer schon einmal versucht hat, Kundendaten aus einem gewachsenen System heraus sichtbar zu machen, kennt das Gegenteil: Entweder man gibt den ganzen Datensatz frei, inklusive der Felder, die niemanden etwas angehen — oder man legt eine zweite, abgespeckte Struktur an und pflegt fortan alles doppelt.

Sichtbarkeit ist eine Eigenschaft des Feldes

An einer Maschine steht nicht nur die Seriennummer. Da steht auch, was sie im Einkauf gekostet hat, welche Marge drauf liegt und welche interne Notiz der Techniker hinterlassen hat. Das ist der Grund, warum „Objekt freigeben" als Schalter nicht funktioniert.

Deshalb trägt jedes Zusatzfeld zwei eigene Schalter:

• In der Objektliste zeigen — was der Kunde in der Übersicht sieht, wenn er mehrere Anlagen hat.
• In der Detailansicht zeigen — was er sieht, wenn er eine davon öffnet.

Beides ist unabhängig. Die Liste bleibt knapp — Typ, Standort, Baujahr —, während die Detailansicht vollständig ist. Der Einkaufspreis bleibt in beiden Fällen intern, ohne dass Sie dafür irgendetwas duplizieren.

Der praktische Effekt: Sie pflegen weiterhin genau eine Struktur. Was der Kunde davon sieht, ist eine Eigenschaft der Felder — keine zweite Datenhaltung, die auseinanderläuft, sobald jemand sie vergisst.

Zwei Ebenen am selben Objekt

Ein Objekt hat Eigenschaften, die immer gelten: Eine Maschine ist vom Typ X, hat die Seriennummer Y und Baujahr Z. Das ändert sich nicht, egal bei wem sie steht.

Und es hat Eigenschaften, die es nur bei diesem einen Kunden hat: in welcher Halle sie steht, welche Inventarnummer er ihr gegeben hat, welches Wartungsintervall vereinbart ist, wer dort der Ansprechpartner ist.

Beide Ebenen liegen am selben Objekt — und beide lassen sich feldgenau freigeben. Sie müssen also nicht zwischen „Stammdaten" und „Kundendaten" wählen: Der Kunde sieht seine Halle 3 und die Seriennummer nebeneinander, obwohl das eine an ihm hängt und das andere an der Maschine.

Beiträge, die sich selbst veröffentlichen

Zu jedem Objekt lassen sich Beiträge schreiben — und jeder Beitrag hat einen Gültigkeitszeitraum. Er erscheint ab seinem Startdatum von selbst im Portal und verschwindet nach dem Enddatum wieder.

Das klingt nach einer Kleinigkeit und ist im Alltag der Unterschied zwischen „machen wir" und „haben wir vergessen". Die Wartungsankündigung für März schreiben Sie im Januar, wenn Sie die Planung ohnehin vor sich haben. Sie erscheint am 1. März und ist am 1. April wieder weg — ohne Kalendereintrag, ohne Erinnerung, ohne dass jemand daran denken muss.

Auf Wunsch geht über neue Beiträge eine Benachrichtigung raus. Wo das stört, lässt man sie weg: Der Beitrag erscheint dann einfach still.

Zwei Schalter gegen das Versehen

Damit ein Objekt im Portal erscheint, müssen zwei unabhängige Bedingungen zusammenkommen:

1. Der Objekttyp ist für das Portal freigegeben. Das ist eine Eigenschaft des Objekttyps — Ihre internen Objekttypen bleiben unsichtbar, egal welche Rechte jemand hat.
2. Die Berechtigungsgruppe darf ihn sehen. Das ist eine Eigenschaft des Zugangs — der Techniker Ihres Kunden sieht die Anlagen, seine Buchhaltung nicht.

Fehlt einer der beiden, existiert der Bereich für den Kunden schlicht nicht. Das ist bewusst so gebaut: Ein einzelner falsch gesetzter Haken macht noch keine Daten sichtbar.

Hat ein Kunde nur ein einziges Objekt, landet er direkt in dessen Detailansicht — die Liste wäre bei einem Eintrag ein Klick ohne Inhalt.

Auskunft, Datenblatt oder Portal?

Wofür Sie es brauchen

Objekte im Portal lohnen sich überall dort, wo Sie etwas betreuen, das beim Kunden steht: Anlagenbau und Wartung, Fuhrpark, Immobilienverwaltung, Gerätevermietung, Medizintechnik. Also überall dort, wo der Kunde regelmäßig Fragen zu Dingen hat, die Sie ohnehin schon dokumentieren.

Die Bausteine, die daran andocken:

• AkquiseManager CRM — wo die Objekte und ihre Zusatzfelder entstehen.
• Zusatzfelder-Baukasten — die Felder, deren Sichtbarkeit Sie hier einzeln steuern.
• Dokumentenportal — dieselbe Anmeldung zeigt daneben Dokumente, Belege und Formulare.
• Ticketsystem mit Kundenportal — wenn aus einer Frage zum Objekt ein Vorgang werden soll.

Fazit

Die meisten Portale scheitern nicht an der Technik, sondern an einer Zumutung: Man soll entscheiden, ob ein Datensatz sichtbar ist — obwohl die Antwort für die Seriennummer „ja" und für den Einkaufspreis „nie" lautet.

Wenn die Sichtbarkeit stattdessen am Feld hängt, verschwindet diese Entscheidung. Sie pflegen eine Struktur, geben frei, was hingehört, und der Kunde findet um 22 Uhr selbst heraus, wann seine Anlage zuletzt gewartet wurde.