Kundenzugänge und Rechte

„Der Kunde" ist bei Geschäftskunden eine Fiktion. Da gibt es einen Einkäufer, eine Buchhaltung, vielleicht einen Techniker und einen Geschäftsführer, der einmal im Jahr hineinschaut. Die brauchen nicht dieselben Dinge — und sie sollen nicht dieselben Dinge sehen.

Ein Portal mit einem Zugang je Kunde erzwingt genau das Gegenteil: einen gemeinsamen Login, den sich vier Leute teilen, und einen Inhalt, der für alle vier passen muss. Also den kleinsten gemeinsamen Nenner.

Der Zugang hängt am Kunden

Das ist der Unterschied zu einer Dateifreigabe. Dort hängt der Zugriff am Link oder am Ordner; hier hängt er am Kundendatensatz. Was ein Zugang sieht, ergibt sich daraus, zu welchem Kunden er gehört — nicht daraus, wer ihm einmal einen Link geschickt hat.

Jeder Zugang trägt einen Status: aktiv, gesperrt oder Bestätigung ausstehend. Sperren ist damit ein Zustand, kein Löschvorgang — der ausgeschiedene Einkäufer verliert den Zugriff, ohne dass seine Historie verschwindet. Auf Wunsch lässt sich die Mailadresse per Bestätigungscode verifizieren, bevor der Zugang scharf geschaltet wird.

Gegen automatisierte Anmeldeversuche steht eine IP-Sperre nach wiederholten Fehlversuchen. Die Sitzung endet nach 30 Minuten ohne Aktivität.

Rechte hängen am Ordner

Die Rechte kleben nicht am Zugang, sondern am Ordner — und vererben sich im Ordnerbaum nach unten. Je Berechtigungsgruppe vergeben Sie einzeln:

• Lesen — sehen und herunterladen.
• Hochladen — eigene Dokumente einstellen.
• Bearbeiten — Titel und Beschreibung ändern.
• Löschen — entfernen.

Hat ein Zugang mehrere Gruppen, gilt die Summe der Rechte. Und die Staffelung ist logisch gebaut: Wer hochladen, bearbeiten oder löschen darf, darf zwangsläufig auch lesen — Sie können sich also keine widersprüchliche Kombination zusammenklicken.

Dieselbe Gruppenlogik steuert, welche Belegtypen und welche Objekttypen ein Zugang sieht. Der Einkauf bekommt Angebote, die Buchhaltung Rechnungen, der Techniker die Anlagen.

Zwei-Faktor, aber nur wo es zählt

Die Zwei-Faktor-Bestätigung läuft per SMS — und der eigentliche Punkt ist, dass sie nicht global an oder aus ist, sondern pro Bereich erzwingbar.

Das ist im Alltag der Unterschied zwischen „benutzt es jemand" und „benutzt es niemand". Wenn jeder Blick in einen Ordner einen Code verlangt, meldet sich der Kunde nicht mehr an. Wenn nur der Belegbereich einen verlangt, funktioniert beides: Dokumente sind einen Klick entfernt, Rechnungen liegen hinter dem zweiten Faktor.

Der Code ist zehn Minuten gültig, ein neuer lässt sich frühestens nach fünf Minuten anfordern, und eine erteilte Freigabe hält drei Stunden — der Kunde bestätigt also nicht bei jedem Klick neu.

Passwörter nach Ihren Regeln

Mindestlänge, Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen — jede Regel einzeln schaltbar. Sechs Zeichen sind das systemseitige Minimum; darunter lässt sich nichts einstellen, auch nicht versehentlich.

Zwei Dinge, die selten jemand auf dem Zettel hat und die im Betrieb zählen: Das System merkt sich, ob ein Passwort noch das vergebene Initialpasswort ist, ein zurückgesetztes oder ein selbst gewähltes. Und die Passwortänderung lässt sich unterbinden — für Fälle, in denen die Zugangsdaten aus einem Vorsystem stammen und dort gepflegt werden.

Wenn Sie sehen wollen, was der Kunde sieht: Mitarbeiter mit dem entsprechenden Recht melden sich als sein Zugang an. Der Schlüssel dafür ist zehn Minuten gültig und an Browser und IP gebunden — er lässt sich nicht weiterreichen.

Wenn der Kunde sich selbst anmeldet

Die Selbstregistrierung lässt sich freischalten — und sie ist mehr, als der Name vermuten lässt. Es entsteht kein Formulareintrag, den jemand abtippt, sondern ein vollwertiger Kundendatensatz im CRM samt Zugang und Standardgruppen.

Anschließend startet auf Wunsch direkt ein Prozess: Prüfung durch den Vertrieb, Willkommensmail, Aufgabe an die Gebietsbetreuung. Sie legen fest, welcher — und auch, welcher Mitarbeiter als Auslöser gilt. Zustimmungen zu AGB, Nutzungsbedingungen und Datenschutz lassen sich vorschalten.

Damit ist die Registrierung kein Nebeneingang zum Portal, sondern ein Eingang ins CRM.

Fazit

Die meisten Portalprojekte scheitern nicht an der Ablage, sondern an der Frage, wer was sehen darf — und daran, dass die Antwort sich mit jedem neuen Kunden ändert.

Wenn Rechte am Ordner hängen, sich vererben und über Gruppen zusammengesetzt werden, ist diese Frage einmal beantwortet. Der zweihundertste Kunde bekommt dieselbe Struktur wie der erste — und der zweite Ansprechpartner desselben Kunden eine andere Sicht, ohne dass Sie irgendetwas doppelt pflegen.