Aufbewahrung und Löschung
Die Frist ist eine Eigenschaft des Ordners — kein Termin, an den jemand denken muss.
Je Ordner eine Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten bis zehn Jahren. Was abläuft, wird still entfernt — und liegt danach 90 Tage in einem Papierkorb, aus dem es sich per Klick zurückholen lässt.
Löschfristen sind der Teil des Datenschutzes, den alle unterschreiben und niemand umsetzt. Nicht aus Nachlässigkeit — sondern weil „in drei Jahren löschen" eine Aufgabe ist, die in drei Jahren jemandem einfallen müsste. Und dann ist die Kollegin längst in einer anderen Abteilung.
Das Ergebnis kennt man: Portale, in denen alles liegt, was je hineinkam. Zehn Jahre Kundenpost, weil das Aufräumen nie oben auf der Liste stand.
Was ist die Aufbewahrungsfrist?
Eine Eigenschaft des Ordners. Sie stellen sie einmal ein, und alles, was in diesem Ordner liegt oder künftig hineinkommt, läuft danach ab und wird von selbst entfernt.
Und wenn es doch noch gebraucht wird?
Danach liegt es 90 Tage in einem Papierkorb. Mitarbeiter mit Löschrecht holen es per Klick zurück.
Die Frist gehört zum Ordner
Das ist der ganze Trick, und er ist unspektakulär: Wenn die Frist am Ordner hängt, ist sie beim Ablegen schon entschieden. Niemand muss sie je Dokument setzen, niemand muss sich erinnern, niemand muss eine Liste durchgehen.
„Angebote — drei Jahre. Verträge — zehn Jahre. Korrespondenz — ein Jahr." Das ist eine Entscheidung, die Sie einmal treffen, während Sie ohnehin über die Struktur nachdenken. Danach passiert sie von selbst, für jeden Kunden, für immer.
Der Unterschied zu einem Aufräumtermin ist nicht die Technik, sondern die Zuverlässigkeit. Ein Termin wird verschoben. Eine Ordnereigenschaft nicht.
Sechs Monate bis zehn Jahre
Zur Auswahl stehen: keine Frist, sechs Monate, ein Jahr, zwei Jahre, drei Jahre, fünf Jahre, zehn Jahre.
Das ist bewusst eine feste Liste und kein Freitextfeld. Freitext führt im Betrieb zuverlässig dazu, dass irgendwann irgendwo 400 Tage stehen, weil jemand einen Sonderfall hatte — und drei Jahre später weiß niemand mehr, warum. Sechs Stufen decken ab, was handelsrechtlich und datenschutzrechtlich üblich ist.
„Keine Frist" ist eine gültige Antwort. Nicht jeder Ordner braucht eine.
90 Tage, in denen nichts verloren ist
Automatisches Löschen macht nervös, und das zu Recht: Wer einmal eine falsch gesetzte Frist auf einem Vertragsordner hatte, will nicht, dass sie sofort durchschlägt.
Deshalb ist Ablaufen zweistufig. Zuerst verschwindet das Dokument nur aus der Ansicht — beim Kunden wie bei Ihnen. Dann liegt es 90 Tage im Papierkorb. Erst danach wird die Datei endgültig entfernt.
Diese 90 Tage sind das Sicherheitsnetz für den Fall, dass die Frist falsch war. Sie reichen für ein Quartalsende, an dem jemandem auffällt, dass da etwas fehlt. Sie sind fest eingestellt und überall gleich — steuerbar ist die Aufbewahrungsfrist, nicht das Netz darunter.
Derselbe Weg gilt, wenn der Kunde löscht: Für ihn ist das Dokument sofort weg, für Sie liegt es 90 Tage im Papierkorb.
Gerechnet wird ab dem Dokumentendatum
Ein Detail mit Folgen: Die Frist läuft ab dem Dokumentendatum, nicht ab dem Tag des Uploads.
Das ist die richtige Rechnung. Ein Vertrag von 2019, den Sie heute nachträglich einspielen, ist sechs Jahre alt — und soll auch so behandelt werden, nicht so, als wäre er heute entstanden. Andernfalls würde jeder Altbestand, den Sie einmal einspielen, die Fristen um Jahre nach hinten verschieben.
Umgekehrt heißt das: Wer rückdatierte Dokumente in einen Ordner mit kurzer Frist legt, muss wissen, was er tut. Ein Dokument von 2019 in einem Ordner mit Ein-Jahres-Frist ist bereits abgelaufen, wenn es ankommt.
Aufräumen oder ablaufen lassen?
| Aufräumen als Aufgabe | Frist am Ordner | |
|---|---|---|
| Wer denkt daran | ein Mitarbeiter, in drei Jahren | niemand |
| Entscheidung fällt | beim Aufräumen, je Dokument | einmal, beim Ordner |
| Neue Kunden | müssen mitgedacht werden | erben die Frist |
| Wenn die Frist falsch war | Dokument ist weg | 90 Tage Papierkorb |
| Was tatsächlich passiert | meistens nichts | es läuft |
Fazit
Der Unterschied zwischen einer Löschregel und einer gelebten Löschregel ist die Frage, ob ein Mensch dazwischensteht. Steht einer dazwischen, passiert es irgendwann nicht mehr — nicht aus Böswilligkeit, sondern weil immer etwas Dringenderes da ist.
Eine Frist, die zum Ordner gehört, braucht niemanden. Sie ist entschieden, bevor das erste Dokument da ist, und sie gilt für den zweihundertsten Kunden genauso wie für den ersten.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Wie funktionieren Aufbewahrungsfristen im Portal?
Sie hinterlegen die Frist am Ordner. Alles, was darin liegt, läuft nach dieser Frist ab und wird automatisch entfernt — ohne dass jemand einen Termin im Kalender braucht.
Welche Fristen stehen zur Auswahl?
Sechs Monate, ein Jahr, zwei Jahre, drei Jahre, fünf Jahre und zehn Jahre — oder keine Frist. Es ist eine feste Auswahl, kein Freitextfeld, damit im Betrieb keine krummen Einzelfälle entstehen.
Ist ein abgelaufenes Dokument sofort weg?
Nein. Es verschwindet zunächst nur aus der Ansicht und liegt danach 90 Tage in einem Papierkorb, aus dem Mitarbeiter mit Löschrecht es per Klick zurückholen können. Erst danach wird die Datei endgültig entfernt.
Ab wann läuft die Frist?
Ab dem Dokumentendatum, nicht ab dem Upload. Ein nachträglich eingespielter Vertrag von 2019 wird also nach seinem eigenen Alter bewertet — und nicht so behandelt, als wäre er heute entstanden.
Was passiert, wenn der Kunde selbst löscht?
Sein Löschklick führt in dieselbe Schonfrist. Für ihn ist das Dokument sofort weg, für Sie liegt es 90 Tage im Papierkorb.
Kann ich die Schonfrist verändern?
Nein, die 90 Tage sind fest. Steuerbar ist die Aufbewahrungsfrist je Ordner — die Schonfrist danach ist überall gleich.
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