Benachrichtigungen
Eine Mail um 8 Uhr mit allem Neuen — nicht sieben Mails über den Tag verteilt.
Neue Dokumente melden sich per Mail, gebündelt nach Ordner und zu den Uhrzeiten, die Sie festlegen. Eine Altersgrenze verhindert die Mailflut beim Einspielen von Altbeständen, eine Karenzzeit die Mail über halbfertige Dokumente.
Ein Portal, das nicht Bescheid sagt, ist ein Archiv. Der Kunde schaut nicht hinein, weil er keinen Anlass hat — und die Rechnung, die Sie hineingestellt haben, bleibt ungesehen, bis Sie anrufen.
Der naheliegende Reflex ist eine Mail je Dokument. Nach zwei Wochen filtert der Kunde sie in einen Unterordner, und der Zustand ist schlechter als vorher: Jetzt gibt es Benachrichtigungen, und niemand liest sie.
Wie funktioniert die Benachrichtigung?
Neue Dokumente melden sich per Mail — gebündelt und nach Ordner gruppiert. Eine Mail über alles Neue, nicht eine je Dokument.
Wann kommt sie?
Zu den Uhrzeiten, die Sie festlegen. Zwischen 8 und 22 Uhr, mit Mehrfachauswahl.
Gebündelt statt einzeln
Die Mail listet, was neu ist — nach Ordner gruppiert. Drei Rechnungen und ein Vertrag ergeben eine Mail mit zwei Abschnitten, nicht vier Mails.
Das ist der Unterschied zwischen einer Benachrichtigung, die gelesen wird, und einer, die weggefiltert wird. Und es hat eine Konsequenz, die man erst beim zweiten Hinsehen bemerkt: Weil die Mail gruppiert, muss sie die Rechte kennen — sie berücksichtigt die Berechtigungsgruppen des Zugangs und listet nur, was der Empfänger auch im Portal sähe.
Sie bestimmen die Uhrzeit
Der Versand läuft nach einem Stundenraster zwischen 8 und 22 Uhr, und Sie wählen mehrere Zeitpunkte aus.
Wer nur 8 Uhr ankreuzt, verschickt einmal morgens — alles, was seit gestern kam, in einer Mail. Wer 8 und 16 Uhr wählt, hat zwei Zustellungen am Tag. Wer eine Branche bedient, in der abends gearbeitet wird, nimmt 20 Uhr.
Die Wahl ist nicht kosmetisch. Sie entscheidet, ob die Mail in der ruhigen Minute ankommt oder mitten in einem Arbeitstag, an dem sie ungelesen nach unten rutscht.
Zwei Bremsen gegen die Mailflut
Beide sind unauffällig und beide verhindern den Tag, an dem Ihr Support klingelt:
Die Altersgrenze. Dokumente, die älter sind als die eingestellte Grenze — standardmäßig zehn Tage —, lösen keine Benachrichtigung mehr aus. Das ist der Schutz für den Moment, in dem Sie einem Bestandskunden einen Zugang einrichten: Er bekommt keine Mail über fünf Jahre Rechnungshistorie, sondern über das, was gerade neu ist.
Die Karenzzeit. Fünf Minuten nach der letzten Änderung passiert nichts. Wer ein Dokument hochlädt und gleich danach den Titel korrigiert, löst keine Mail mit dem falschen Namen aus.
Dazu kommt ein dritter Schalter für den Sonderfall: Dokumente, die über den Posteingang per E-Mail hereinkommen, lassen sich pauschal von der Benachrichtigung ausnehmen.
Wer die Mail bekommt
Bevorzugt der hinterlegte Ansprechpartner, ersatzweise der Kunde. Die Anrede wird personalisiert — es steht nicht „Sehr geehrte Damen und Herren" in einer Mail an jemanden, dessen Namen Sie kennen.
Abbestellen kann der Kunde selbst, über einen Abmeldelink in jeder Mail. Und von Ihrer Seite lässt sich der Versand je Zugang steuern — der Einkäufer bekommt Post, der Geschäftsführer nicht.
Für Objekte gibt es dieselbe Mechanik: Neue Beiträge an einem Objekt können eine Benachrichtigung auslösen — oder still erscheinen.
Fazit
Benachrichtigungen entscheiden darüber, ob ein Portal benutzt wird. Ohne sie schaut niemand hinein. Mit zu vielen schaut auch niemand hinein — nur ärgert er sich zusätzlich.
Der Unterschied liegt in Details, die niemand ins Lastenheft schreibt: dass gebündelt wird, dass die Uhrzeit passt, und dass ein neu eingerichteter Zugang nicht mit der Vergangenheit überschüttet wird.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Erfährt der Kunde von neuen Dokumenten?
Auf Wunsch per Mail. Die Benachrichtigung ist nach Ordner gruppiert — der Kunde bekommt also eine Mail über alles Neue, nicht eine je Dokument.
Kann ich die Versandzeit festlegen?
Ja, als Raster zwischen 8 und 22 Uhr, mit Mehrfachauswahl. Wer nur 8 Uhr wählt, verschickt einmal morgens; wer 8 und 16 Uhr wählt, zweimal am Tag.
Was passiert, wenn ich einen Altbestand einspiele?
Eine Altersgrenze verhindert die Mailflut: Dokumente, die älter sind als die eingestellte Grenze — standardmäßig zehn Tage —, lösen keine Benachrichtigung mehr aus. Ein neu eingerichteter Zugang bekommt also keine Mail über die letzten fünf Jahre.
Kann eine Mail über ein Dokument rausgehen, das noch bearbeitet wird?
Nein. Es gibt eine Karenzzeit von fünf Minuten nach der letzten Änderung. Wer den Titel gleich nach dem Hochladen noch korrigiert, löst damit keine Mail mit dem falschen Namen aus.
Wer bekommt die Benachrichtigung?
Bevorzugt die Mailadresse des hinterlegten Ansprechpartners, ersatzweise die des Kunden. Die Anrede wird personalisiert.
Kann der Kunde die Mails abbestellen?
Ja, über einen Abmeldelink in jeder Mail. Ebenso lässt sich der Versand von Ihrer Seite je Zugang steuern.
Sieht der Kunde in der Mail Dokumente, die er nicht sehen darf?
Nein. Die Benachrichtigung berücksichtigt die Rechte seiner Berechtigungsgruppen und listet nur, was er auch im Portal sehen würde.
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