Leadeingang und Qualifizierung automatisieren

Montagmorgen im Vertriebsinnendienst: Über das Kontaktformular sind am Wochenende elf Anfragen gekommen, im Sammelpostfach liegen weitere sechs, und vom Messestand der vergangenen Woche wartet ein Stapel Visitenkarten auf die Erfassung. Jemand muss jede Anfrage lesen, prüfen, ob die Firma schon im CRM steht, den richtigen Betreuer heraussuchen, den Kontakt anlegen und dafür sorgen, dass sich tatsächlich jemand meldet. Bis das erledigt ist, ist es Mittwoch, und die beste Anfrage hat inzwischen woanders ein Angebot bekommen.

Dieser Ablauf ist fast vollständig regelbasiert und damit gut automatisierbar. Die eigentliche Arbeit steckt in drei Fragen: Wer ist das? Gibt es diesen Kunden schon? Wer kümmert sich? Die erste Frage beantwortet ein Sprachmodell zuverlässig, die zweite und dritte beantwortet ameax, weil dort Kundenbestand, Betreuergruppen und PLZ-Gebiete gepflegt sind. Beides kommt auf zwei Wegen zusammen: über den eingebauten Webhook-Posteingang von ameax oder über einen eigenen n8n-Workflow mit KI-Qualifizierung.

Der Ablauf im Überblick

Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen, besteht der Leadeingang aus denselben Stationen. Die Rollen sind dabei klar verteilt: ameax ist das führende System und das Gedächtnis, in dem Kunde, Ansprechpartner und Historie liegen. n8n ist der Taktgeber, der Daten entgegennimmt und die Schritte in der richtigen Reihenfolge ausführt. Das Sprachmodell ist der Bearbeiter, der unstrukturierten Text in Felder übersetzt und nach Ihren Kriterien bewertet. Der Mensch gibt dort frei, wo die Maschine unsicher ist.

1. Eingang annehmen: Formular, Mail, Visitenkartenfoto oder kopierter Website-Text kommen als Rohdaten an und werden zuerst unverändert gespeichert.
2. Daten herauslesen: Ein Sprachmodell extrahiert Firma, Adresse, Ansprechpartner, Kontaktdaten und das eigentliche Anliegen.
3. Qualifizieren: Das Modell bewertet die Anfrage nach Kriterien, die Sie vorgeben, zum Beispiel Branche, Bedarf und Zeitrahmen.
4. Bestand prüfen: Der Workflow sucht in ameax nach E-Mail, externer ID und Kundenkennung, bevor er irgendetwas anlegt.
5. Betreuer bestimmen: Aus den PLZ-Gebieten in ameax ergibt sich die zuständige Betreuergruppe.
6. Anlegen und zuordnen: Kunde, Ansprechpartner, Kundenkennung und Kampagnenzuordnung entstehen in ameax.
7. Dokumentieren: Eine Aktivität „Lead eingegangen“ hält Quelle, Anliegen und Bewertung im Verlauf fest.
8. Übergeben: Eine Wiedervorlage landet beim zuständigen Betreuer, bei unklaren Fällen zusätzlich eine Prüfaufgabe.

Zwei Wege: Posteingang oder eigener Workflow

Für den Leadeingang gibt es zwei Wege, die sich im Aufwand und in der Gestaltungsfreiheit unterscheiden. Beide lassen sich auch kombinieren, etwa der Posteingang für das Sammelpostfach und ein Workflow für Messekontakte.

Weg A: der Webhook-Posteingang von ameax

Der Webhook-Posteingang ist eine Adresse in Ihrer ameax-Installation, an die ein externes System Rohtext, JSON oder CSV schickt. ameax speichert die Nachricht zuerst, extrahiert dann per KI Firma und Person und ordnet sie einem vorhandenen Kunden zu oder legt einen neuen an. Entscheidend ist dabei, was ameax selbst erledigt: Neukunden durchlaufen dieselbe Anlage wie in der Oberfläche, also mit Prüfsumme, Standardbetreuer, Historie und Geodaten. Sie brauchen dafür keine eigene Logik, keine Dublettensuche und keine Betreuerzuordnung im Workflow. Das ist der einfachste Weg, wenn Sie Anfragen vor allem sauber erfassen wollen.

Weg B: ein n8n-Workflow über die REST-API

Ein eigener Workflow in n8n lohnt sich, wenn Sie mehr wollen als Erfassung: eine Bewertung nach Ihren Kriterien, die Zuordnung zu einer bestimmten Kampagne mit Startstatus, eine Aktivität mit strukturiertem Inhalt und eine Wiedervorlage mit Priorität für den richtigen Betreuer. Dafür übernimmt der Workflow Aufgaben, die die REST-API bewusst nicht selbst erledigt: POST /customers prüft keine Dubletten und ordnet keinen Betreuer zu. Beides baut der Workflow vorher selbst ein.

Vorbereitung in ameax

Einige Dinge richten Sie einmal ein, damit der Leadeingang sauber in bestehende Strukturen läuft. Die meisten davon nutzen Sie ohnehin, wenn Sie das AkquiseManager CRM produktiv einsetzen.

Technischer Benutzer und Token

Ein API-Token hängt in ameax immer an einem Benutzer und erbt dessen Rechte. Eigene Rechte-Scopes je Token gibt es nicht. Legen Sie deshalb einen technischen Benutzer an, der genau das darf, was der Workflow braucht: Kunden und Ansprechpartner lesen und anlegen, Aktivitäten und Wiedervorlagen schreiben, Kampagnen zuordnen. Damit der Workflow Wiedervorlagen für andere Benutzer anlegen kann, braucht dieser Benutzer das Recht, Wiedervorlagen an andere zu vergeben. Das Token selbst verwalten Sie unter /c/apitoken, mit Ablaufdatum und einer Liste erlaubter IP-Adressen. Für den Webhook-Posteingang gibt es eigene Tokens, die sich fest an einen Posteingang binden lassen.

Lead-Quelle und Bewertung als Zusatzfelder

ameax hat kein eigenes Feld „Lead-Quelle“. Bewährt hat sich ein Zusatzfeld am Kunden mit festen Auswahlwerten wie „Webformular“, „E-Mail-Anfrage“, „Messe“ und „Website“. Ein zweites Auswahlfeld „Lead-Bewertung“ nimmt das Ergebnis der KI-Qualifizierung auf, etwa A, B und C. Beide Felder erscheinen in der mandantenspezifischen OpenAPI-Spezifikation mit Bezeichnung und Auswahlwerten; unter diesem Namen schreibt der Workflow sie. Zusatzfelder lassen sich in den Einstellungen oder per POST /api/v2/fields/{modtoken} anlegen. Alternativ zur Lead-Quelle im Zusatzfeld eignet sich eine Kundenkennung mit einem eigenen Typ, dazu weiter unten mehr.

Kampagne mit Startstatus

Eine Kampagne „Neue Anfragen“ mit Status wie „Neu“, „In Qualifizierung“, „Kontaktiert“, „Nicht passend“ und „An Vertrieb übergeben“ macht den Leadeingang messbar. Jeder neue Lead bekommt beim Eintrag den Startstatus. Die Kampagne legen Sie in der Oberfläche an oder per Blueprint über die API (POST /projects/blueprint). Die IDs der Status liefert GET /project-types.

Aktivitätsart „Lead eingegangen“

Damit Leads im Aktivitätsstrom und in Auswertungen erkennbar sind, bekommen sie eine eigene Aktivitätsart. Wichtig: Aktivitätsarten, Ergebnisse und Verkaufsphasen lassen sich über die API nicht auflisten. Sie sehen die IDs einmal in den Einstellungen nach und hinterlegen sie im Workflow, am besten zentral in einem Konfigurationsknoten.

Betreuergruppen und PLZ-Gebiete

Die Zuordnung zum Betreuer stützt sich auf das Gebietsmanagement: Betreuergruppen mit PLZ-Präfixen oder PLZ-Bereichen je Land. Diese Daten liest der Workflow über /agent-territories. Weil eine Betreuergruppe mehrere Benutzer umfassen kann, hinterlegen Sie im Workflow zusätzlich, welcher Benutzer oder welches Team je Gruppe die Wiedervorlage für neue Leads erhält.

Der Posteingang für Weg A

Für den Webhook-Posteingang muss das Modul freigeschaltet sein. Je Posteingang legen Sie fest, welche KI-Aktion er ausführt: keine, Kunde anlegen oder aktualisieren, oder Ansprechpartner zu einem erkannten Kunden. Die Option für automatische Übernahme ist eine Erlaubnis, keine Pflicht: übernommen wird nur, wenn die Zuordnung eindeutig ist.

Auslöser

ameax meldet neue Datensätze nicht aktiv nach außen. Der Leadeingang startet deshalb dort, wo die Anfrage entsteht, und das ist für diesen Anwendungsfall genau richtig: Jede Quelle kann selbst einen HTTP-Aufruf auslösen.

• Webformular: Das Formular Ihrer Website schickt die Eingaben per HTTP an einen Webhook-Knoten in n8n oder direkt an den Webhook-Posteingang von ameax.
• E-Mail-Anfrage: Ein E-Mail-Trigger in n8n überwacht das Anfragepostfach per IMAP und startet den Workflow je neuer Nachricht. Alternativ leitet eine Regel im Postfach den Mailtext an den Posteingang weiter.
• Messekontakt: Das Standteam fotografiert Visitenkarten und lädt sie in einen Ordner oder ein Formular, das n8n überwacht. Wer direkt in ameax erfasst, nutzt den Visitenkarten-Scan des KI-Assistenzsystems in der Kundenanlage.
• Website-Ausschnitt: Ein markierter Text, etwa ein Impressum oder eine E-Mail-Signatur, geht per HTTP als Rohtext an n8n oder an den Posteingang.

Zeitgesteuerte Abfragen braucht der Leadeingang nicht. Sie kommen erst in Folgeschritten ins Spiel, etwa wenn ein Workflow morgens prüft, welche Leads seit zwei Tagen im Status „Neu“ stehen.

Umsetzung Schritt für Schritt: Weg A mit dem Posteingang

Der Aufruf ist ein einzelner HTTP-POST. Die Quelle im Pfad ist frei wählbar und dient Ihnen zur Unterscheidung, der Parameter inbox bestimmt den Posteingang, format die Art der Daten.

POST https://ihrefirma.ameax.de/p/webhook/website?inbox=3&format=json
Authorization: Bearer <webhook-token>
Content-Type: application/json

{
  "firma": "Muster Metallbau GmbH",
  "name": "Julia Beispiel",
  "email": "j.beispiel@muster-metallbau.de",
  "telefon": "0261 123456",
  "plz": "56068",
  "nachricht": "Wir suchen einen Wartungsvertrag für drei Anlagen."
}

Der Posteingang (hier mit der Beispiel-ID 3) antwortet sofort und nennt den Stand der Verarbeitung:

{
  "success": true,
  "received": true,
  "id": 42,
  "inbox": "Leads",
  "status": "processed",
  "url": "…"
}

Der Status zeigt, was passiert ist. processed heißt: eindeutig zugeordnet und übernommen. suggested heißt: ameax hat einen Vorschlag, aber keine eindeutige Zuordnung, und ein Mensch prüft unter /c/webhookmessage. failed heißt: die Verarbeitung ist gescheitert, der Rohtext ist aber gespeichert und geht nicht verloren.

Wie der Posteingang zuordnet

Die Zuordnung zu Bestandskunden arbeitet mit Punktwerten: Übereinstimmung der Prüfsumme zählt 100, der Domain 60, der E-Mail-Adresse 40, des Namens 20. Automatisch übernommen wird nur, wenn es genau einen Kandidaten mit mindestens 60 Punkten gibt. Bei Bestandskunden werden Name und Adresse aktualisiert, Telefon, E-Mail und Website nur ergänzt, wenn sie leer sind. Einen Ansprechpartner legt der Posteingang nur an, wenn ein Nachname erkannt wurde und kein gleichnamiger Kontakt oder einer mit derselben E-Mail existiert. Diese Regeln sind bewusst vorsichtig: lieber ein Vorschlag zur Prüfung als ein falsch überschriebener Datensatz.

Weg A endet hier. Wer zusätzlich qualifizieren, einer Kampagne zuordnen und Wiedervorlagen erzeugen will, findet das in Weg B.

Umsetzung Schritt für Schritt: Weg B mit n8n

Der Workflow besteht aus rund einem Dutzend Knoten. Alle Aufrufe an ameax laufen über den HTTP-Request-Knoten von n8n mit dem Token des technischen Benutzers; einen eigenen ameax-Knoten gibt es nicht und er ist auch nicht nötig. Wie Sie die Verbindung einrichten, beschreibt n8n mit ameax verbinden. Alle IDs in den Beispielen sind Beispielwerte aus einer Testinstallation.

Sie bauen acht Schritte, und sie laufen in drei Zügen. Aus der Anfrage werden zuerst saubere Daten (1 und 2). Dann prüft der Workflow, ob die Firma schon im Bestand ist, bestimmt den Betreuer und legt an (3 bis 5). Zum Schluss ordnet er den Lead ein und sorgt dafür, dass sich jemand meldet (6 bis 8).

Schritt 1: Eingang normalisieren

Je Quelle gibt es einen Trigger: Webhook-Knoten für Formular und Website-Ausschnitt, E-Mail-Trigger für das Postfach, Datei-Trigger für Visitenkartenfotos. Ein Set-Knoten bringt alles in dieselbe Form: Rohtext, Quelle, Eingangszeit und, falls vorhanden, eine Kennung aus dem Quellsystem, etwa die Nummer des Formulareintrags. Speichern Sie den Rohtext mit, er landet später in der Aktivität.

Schritt 2: Extraktion und Qualifizierung durch das Sprachmodell

Ein KI-Knoten mit strukturierter Ausgabe schickt den Rohtext an ein Sprachmodell Ihrer Wahl. Bei Visitenkarten braucht das Modell Bildverarbeitung. Der Prompt legt Rolle, Eingabe und das erwartete JSON fest. Wichtig ist die Anweisung, nichts zu erfinden: Ein fehlendes Feld bleibt leer, statt geraten zu werden.

Rolle:
Du bist Assistenz im Vertriebsinnendienst eines B2B-Unternehmens für
Anlagenwartung. Du liest eingehende Anfragen und bereitest sie für das
CRM auf.

Eingabe:
- quelle: {{ $json.quelle }}   (webformular | email | messe | website)
- rohtext: {{ $json.rohtext }}

Aufgabe:
1. Lies Firma, Adresse, Ansprechpartner und Kontaktdaten heraus.
   Erfinde nichts. Unbekannte Felder bleiben leere Strings.
2. Fasse das Anliegen in höchstens drei Sätzen zusammen.
3. Bewerte die Anfrage nach diesen Kriterien:
   - passt die Branche (Industrie, Gewerbe, Handwerk) = +
   - konkreter Bedarf genannt (Anlage, Menge, Leistung) = +
   - Zeitrahmen unter drei Monaten = +
   - Privatperson, Bewerbung, Werbung, Lieferantenangebot = Ausschluss
   A = mindestens zwei Pluspunkte, B = ein Pluspunkt, C = keiner,
   X = Ausschluss.

Antworte ausschließlich mit diesem JSON:
{
  "customer": {
    "name": "", "street": "", "postal_code": "", "city": "",
    "country_code": "DE", "phone": "", "email": "", "website": ""
  },
  "person": {
    "first_name": "", "last_name": "", "email": "", "phone": "",
    "position": ""
  },
  "anliegen": "",
  "bewertung": "A|B|C|X",
  "begruendung": "",
  "stars": 0
}
stars: Potenzial 0 bis 5 nach deiner Einschätzung.

Die Schlüssel des JSON entsprechen absichtlich den Feldnamen der ameax-API (name, postal_code, last_name …). Das spart im Workflow das Umbenennen. Ein IF-Knoten sortiert danach: Bewertung X geht in einen eigenen Zweig, der höchstens eine Notiz schreibt oder gar nichts tut; alles andere läuft weiter.

Die Bewertung entsteht im Workflow und nicht in ameax. ameax hat kein KI-Lead-Scoring; das Ergebnis wird in das Zusatzfeld „Lead-Bewertung“ geschrieben und ist ab dann in ameax filterbar und auswertbar.

Schritt 3: Dubletten suchen, bevor angelegt wird

Dieser Schritt ist der wichtigste des ganzen Workflows. Die REST-API legt jeden Kunden an, den Sie ihr schicken, auch den dritten mit derselben Adresse. Der Workflow sucht deshalb in fester Reihenfolge und hört beim ersten sicheren Treffer auf:

1. Kundenkennung: Hat die Quelle eine eigene ID, etwa die Nummer eines Formulareintrags oder eines Messe-Scans, fragen Sie sie direkt ab: GET /api/v2/customer-identifiers?filter[type]=webform&filter[identifier]=anfrage-20260928-0042.
2. Externe ID: GET /api/v2/customers?filter[external_id]=…, wenn Sie Leads aus einem Vorsystem mit dessen ID übernehmen.
3. E-Mail exakt: GET /api/v2/customers?filter[email]=j.beispiel@muster-metallbau.de und dieselbe Suche auf /api/v2/persons, weil die Adresse oft beim Ansprechpartner steht.
4. Domain: GET /api/v2/customers?filter[email]=*@muster-metallbau.de findet andere Adressen derselben Firma. Diesen Schritt überspringen Sie bei Freemail-Domains.

Filter arbeiten in ameax auf Gleichheit oder mit * als Platzhalter; mehrere Filter werden mit UND verknüpft. Die Auswertung ist einfach: genau ein Treffer heißt Bestandskunde, der Workflow ergänzt dort Ansprechpartner, Aktivität und Wiedervorlage. Mehrere Treffer heißen Prüfung durch einen Menschen. Kein Treffer heißt Neuanlage. Was trotzdem doppelt entsteht, findet die Dublettenerkennung in ameax später über Telefon, E-Mail, Website, Name, Adresse, externe Nummer und Prüfsumme und führt es zusammen, ohne Aktivitäten oder Belege zu verlieren.

Schritt 4: Betreuer bestimmen

Weil POST /customers keine Betreuergruppe zuordnet, übernimmt der Workflow diese Aufgabe. Er liest die PLZ-Gebiete des Landes, bei mehr als 100 Einträgen über mehrere Seiten:

GET https://ihrefirma.ameax.de/api/v2/agent-territories?filter[country_code]=DE&per_page=100&page=1
Authorization: Bearer <token>

Jeder Eintrag hat einen Modus: topdown mit einem PLZ-Präfix in postal_code oder fromtill mit einem Bereich in postal_code_from und postal_code_to. Ein Code-Knoten wählt für die PLZ des Leads den längsten passenden Präfix beziehungsweise den passenden Bereich und liefert die agent_id. Findet sich nichts, greift die Standard-Betreuergruppe, die Sie über GET /api/v2/agents am Merkmal is_default erkennen. Die Gebiete ändern sich selten; es genügt, sie einmal täglich zu laden und im Workflow zwischenzuspeichern.

Wenn Sie nach Quote verteilen statt nach Gebiet: Dann müsste der Workflow diese Logik nachbauen. Einfacher ist dann, Leads zunächst der Standardgruppe zuzuordnen und sie in ameax per Massenbearbeitung nach Gewichtung zu verteilen.

Schritt 5: Kunde, Ansprechpartner und Kundenkennung anlegen

POST https://ihrefirma.ameax.de/api/v2/customers
Authorization: Bearer <token>
Content-Type: application/json

{
  "name": "Muster Metallbau GmbH",
  "street": "Beispielstraße 12",
  "postal_code": "56068",
  "city": "Koblenz",
  "country_code": "DE",
  "phone": "0261 123456",
  "email": "info@muster-metallbau.de",
  "website": "https://www.muster-metallbau.de",
  "agent_id": 7,
  "customer_number": "auto"
}

Die Antwort ist 201 mit der neuen ID und einem Location-Header. "auto" vergibt die nächste Kundennummer, sofern ein Nummernkreis eingerichtet ist. Die Zusatzfelder „Lead-Quelle“ und „Lead-Bewertung“ geben Sie im selben Aufruf unter dem Feldnamen mit, den die OpenAPI-Spezifikation Ihrer Installation ausweist. Danach folgt der Ansprechpartner:

POST https://ihrefirma.ameax.de/api/v2/persons

{
  "customer_id": 4711,
  "first_name": "Julia",
  "last_name": "Beispiel",
  "email": "j.beispiel@muster-metallbau.de",
  "phone": "0261 123456-20",
  "position": "Leitung Instandhaltung"
}

Und die Kundenkennung, die denselben Lead beim nächsten Durchlauf wiederfindet:

POST https://ihrefirma.ameax.de/api/v2/customer-identifiers

{
  "customer_id": 4711,
  "type": "webform",
  "identifier": "anfrage-20260928-0042",
  "active": true
}

Die Kundenkennung ist mehr als eine Formalie. Die API kennt keine Idempotenz-Schlüssel. Wenn n8n einen Durchlauf nach einem Fehler wiederholt, verhindert erst die Suche nach dieser Kennung in Schritt 3, dass der Kunde ein zweites Mal entsteht.

Schritt 6: Kampagne zuordnen

POST https://ihrefirma.ameax.de/api/v2/customer-projects

{
  "customer_id": 4711,
  "project_id": 12,
  "type_id": 31,
  "person_id": 9051,
  "stars": 4
}

project_id 12 ist hier die Beispiel-Kampagne „Neue Anfragen“, type_id 31 ihr Status „Neu“. Die Sterne übernehmen das vom Modell geschätzte Potenzial. Ist der Kunde bereits in der Kampagne, antwortet ameax mit 422 und dem Code already_exists. Das ist kein Fehler im Ablauf, sondern die Information, dass ein Bestandslead erneut angefragt hat; der Workflow holt sich die bestehende Zuordnung mit GET /api/v2/customer-projects?filter[customer_id]=4711&filter[project_id]=12 und setzt ihren Status per PATCH /api/v2/customer-projects/{id} mit {"type_id": 31} zurück auf „Neu“.

Schritt 7: Aktivität „Lead eingegangen“

POST https://ihrefirma.ameax.de/api/v2/actions

{
  "customer_id": 4711,
  "person_id": 9051,
  "project_id": 12,
  "activity_id": 5,
  "date": "2026-09-28 14:30:00",
  "subject": "Lead eingegangen (Webformular): Wartungsvertrag für drei Anlagen",
  "notice": "Bewertung: A\nBegründung: Industriebetrieb, konkreter Bedarf, Start im vierten Quartal.\n\nAnliegen: …\n\nOriginaltext:\n…"
}

Der Betreff darf höchstens 250 Zeichen lang sein. In notice gehören Bewertung, Begründung, Zusammenfassung und der unveränderte Originaltext. So kann der Betreuer jederzeit nachlesen, was tatsächlich angefragt wurde, und muss der Zusammenfassung nicht blind vertrauen. Ein Kampagnenstatuswechsel über die API schreibt übrigens keine eigene Aktivität; diese Aktivität ist deshalb auch die Dokumentation des Eintritts in die Kampagne.

Schritt 8: Wiedervorlage für den Betreuer

POST https://ihrefirma.ameax.de/api/v2/reminds

{
  "customer_id": 4711,
  "person_id": 9051,
  "project_id": 12,
  "user_id": 23,
  "date": "2026-09-29 09:00:00",
  "subject": "Neuer Lead (A): Muster Metallbau, Rückruf zum Wartungsvertrag",
  "priority": 5
}

Die Wiedervorlage hat kein eigenes Textfeld; der Betreff muss deshalb für sich sprechen, die Details stehen in der Aktivität. Die Priorität leiten Sie aus der Bewertung ab: A-Leads mit „Hoch“ (5), B-Leads mit „Normal“ (0). Den user_id entnimmt der Workflow der Zuordnung Betreuergruppe zu Benutzer aus der Vorbereitung. Alternativ geht die Wiedervorlage mit division_id an ein Team. Für Fälle mit mehreren Dublettentreffern legt derselbe Knoten eine Wiedervorlage „Lead prüfen: mögliche Dublette“ für den Innendienst an.

Was in ameax sichtbar wird

Der Workflow arbeitet im Hintergrund, das Ergebnis steht dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet. Am Kunden erscheint die Aktivität „Lead eingegangen“ im Verlauf, mit Bewertung, Begründung und Originaltext. Der Betreuer findet die Wiedervorlage unter seinen offenen Wiedervorlagen im Dashboard und wird, sofern die Benachrichtigung für Wiedervorlagen eingerichtet ist, zusätzlich informiert.

Für die Führung wird der Leadeingang über die Kampagne messbar. Die Auswertungen „Kampagnenstatus je Kunde“ und „Verteilung“ zeigen, wie viele Leads in welchem Status stehen und bei welchem Betreuer sie liegen. Beachten Sie dabei: Ein Statuswechsel über die API schreibt keine Statushistorie. Auswertungen, die auf dem Verlauf der Status beruhen, sehen deshalb nur Wechsel, die in der Oberfläche vorgenommen wurden; die Aktivitäten des Workflows halten den Rest fest. Setzen Sie die Endstatus „Nicht passend“ und „An Vertrieb übergeben“ mit Effekt negativ beziehungsweise positiv auf und lassen Sie dort Gründe zu, liefert die Win/Loss-Analyse zusätzlich, warum Leads ausscheiden. Über die Zusatzfelder filtern Sie in der Kundensuche nach Lead-Quelle und Bewertung und sehen, welcher Kanal die A-Leads bringt. Aktivitäten einer bestimmten Art lassen sich außerdem in den Zielvorgaben als Kennzahl je Mitarbeiter verwenden.

Beim Weg über den Posteingang sehen Sie unter /c/webhookmessage jede eingegangene Nachricht mit ihrem Status und können vorgeschlagene Zuordnungen prüfen und übernehmen.

Einwilligung und Datenschutz beim Leadeingang

Eine Anfrage zu beantworten ist etwas anderes, als jemanden in Werbestrecken aufzunehmen. Wer über ein Formular einen Rückruf zu einem Wartungsvertrag erbittet, erwartet genau diesen Rückruf. Wer den Kontakt danach regelmäßig per E-Mail anschreiben will, braucht dafür eine eigene Grundlage, bei E-Mail-Werbung in aller Regel eine ausdrückliche Einwilligung. Prüfen Sie Ihre konkrete Konstellation im Einzelfall, diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.

ameax hält Einwilligungen je Kanal am Kunden fest, für E-Mail, Telefon und Brief, mit ihrer Herkunft. Erfasst werden sie über das ameax-Webformular mit Double-Opt-in oder manuell. Wenn Sie Einwilligungen für spätere Mailings einholen wollen, ist das Webformular von ameax deshalb der naheliegende Weg: Es kann bei der Absendung einen Prozess-Button auslösen, Empfänger in einen Automailer eintragen und schreibt nach bestätigtem Double-Opt-in die Einwilligung am Kunden fest. Details dazu auf der Seite DSGVO und Consent.

Zum Sprachmodell: Im Workflow gehen Name, Kontaktdaten und Anfragetext an den Dienst, den Sie im KI-Knoten einstellen. Wählen Sie den Anbieter und den Umfang der übermittelten Daten bewusst, und schicken Sie nur, was für Extraktion und Bewertung nötig ist. Beim Webhook-Posteingang läuft die Extraktion über die KI-Verbindung, die in Ihrer ameax-Installation eingerichtet ist.

Best Practices und Stolperstellen

• Erst suchen, dann anlegen, und zwar immer. Die REST-API verhindert keine Dubletten. Ein Workflow ohne Suchschritt erzeugt bei jeder zweiten Anfrage eines Bestandskunden einen neuen Datensatz, und das Aufräumen kostet mehr als der Workflow gespart hat.
• Die Quelle als Kennung speichern. Eine Kundenkennung mit der ID aus dem Quellsystem macht Wiederholungen harmlos. Ohne sie legt ein erneut ausgeführter Durchlauf alles doppelt an.
• Das Modell nichts erfinden lassen. Leere Felder sind besser als plausible, aber falsche Telefonnummern. Schreiben Sie das ausdrücklich in den Prompt und prüfen Sie im Workflow, dass mindestens Firmenname oder Nachname vorhanden sind.
• Den Originaltext mitschreiben. Die Zusammenfassung ist für den schnellen Überblick, der Originaltext für die Entscheidung. Beides gehört in die Aktivität.
• Kriterien für die Bewertung vorher festlegen. Eine Bewertung „nach Gefühl des Modells“ ist nicht auswertbar. Drei bis vier klare Kriterien mit festen Punkten machen das Ergebnis nachvollziehbar und lassen sich später anhand der tatsächlichen Abschlüsse nachjustieren.
• Unsicherheit an Menschen geben. Mehrere Dublettentreffer, fehlende PLZ oder eine Bewertung, die das Modell selbst als unsicher begründet, gehen als Prüf-Wiedervorlage an den Innendienst. Das ist dieselbe Logik, die der Posteingang mit dem Status „suggested“ verfolgt.
• IDs zentral hinterlegen. Kampagne, Status, Aktivitätsart und Benutzer-Zuordnung gehören in einen einzigen Konfigurationsknoten am Anfang. Ändert sich eine ID in den Einstellungen, passen Sie eine Stelle an statt sieben.
• Fehlerantworten auswerten. ameax antwortet bei Fehlern im Format application/problem+json mit einer Liste der betroffenen Felder und liefert in jeder Antwort eine X-Request-Id. Loggen Sie beides im Fehlerzweig des Workflows, dann lässt sich jeder gescheiterte Lead nachvollziehen.

Fazit

Der automatisierte Leadeingang nimmt Ihrem Team das Abtippen, Suchen und Zuordnen ab und lässt ihm die Entscheidung. Wenn Sie vor allem sauber erfassen wollen, ist der Webhook-Posteingang von ameax der kürzeste Weg: Extraktion, Zuordnung und Anlage mit Standardbetreuer passieren in ameax selbst. Wenn Sie qualifizieren, Kampagnen befüllen und Wiedervorlagen steuern wollen, baut ein n8n-Workflow auf der REST-API genau das, mit Dublettensuche und Gebietszuordnung als festen Schritten. Wie es danach mit Leads weitergeht, die noch nicht kaufbereit sind, zeigt Lead Nurturing mit KI; wie ein Voice-Agent Leads telefonisch vorqualifiziert, beschreibt KI-Telefonkampagnen mit Voice-Agenten. Die vollständige Schnittstellenreferenz finden Sie unter API.