Gebietsmanagement & Lead-Verteilung
Neue Kunden landen von selbst beim richtigen Betreuer — nach Gebiet oder fair nach Quote verteilt.
Jeder Kunde gehört zu einer Betreuergruppe. Neue Kunden ordnet ameax automatisch zu: nach Postleitzahl-Gebiet oder gewichtet nach Quote. Betreuergruppen bilden einen Baum, jeder sieht nur seine Kunden, Vorgesetzte das ganze Gebiet. So bleibt der Vertrieb sauber aufgeteilt, ohne dass jemand Leads von Hand verteilt.
Sobald mehr als eine Person im Vertrieb arbeitet, stellt sich dieselbe Frage bei jedem neuen Kunden: Wer ist zuständig? Verteilt man das von Hand, entstehen Lücken und Streit — der eine bekommt die Ballungsräume, der andere die Fläche, und ein Inbound-Lead bleibt liegen, weil sich niemand zuständig fühlt. Und wächst das Team, wird aus der Zuordnung eine tägliche Verwaltungsaufgabe.
Das Gebietsmanagement im ameax CRM nimmt diese Frage aus dem Alltag: Jeder Kunde gehört zu einer Betreuergruppe, und neue Kunden werden automatisch zugeordnet — nach Gebiet oder fair nach Quote.
Was ist eine Betreuergruppe?
Die Einheit, der ein Kunde im Vertrieb zugeordnet ist — ein Außendienstgebiet, ein Team, eine Region. Betreuergruppen bilden einen Baum, und Benutzer gehören einer oder mehreren Gruppen an.
Was heißt automatische Lead-Verteilung?
Dass ein neuer Kunde beim Anlegen oder Import ohne Zutun der richtigen Betreuergruppe zugeordnet wird — nach seiner Postleitzahl oder nach einer hinterlegten Quote.
Jeder Kunde beim richtigen Betreuer
Der Kern ist eine einzige Zuordnung am Kunden: seine Betreuergruppe. An ihr hängt alles Weitere — wer den Kunden sieht, wer ihn in seinen Listen und Auswertungen hat, wessen Ziele er zählt. Weil diese Zuordnung automatisch entsteht, muss niemand mehr Leads von Hand verteilen, und keiner bleibt liegen.
Zwei Wege führen zur Zuordnung, und Sie wählen den, der zu Ihrem Vertrieb passt: nach Gebiet (Postleitzahl) für den klassischen Außendienst, oder nach Quote, wenn eingehende Leads fair auf ein Team verteilt werden sollen.
Betreuergruppen im Baum
Betreuergruppen sind hierarchisch: Region über Gebiet über Außendienstler. Diese Baumstruktur ist mehr als Ordnung — sie steuert die Sichtbarkeit (dazu unten) und die Auswertungen, die sich entlang des Baums verdichten lassen. Jede Gruppe trägt eine Farbe, sodass die Zuordnung in Listen auf einen Blick erkennbar ist.
Ein Kunde kann dabei zwei Betreuer haben — etwa einen im Außendienst und einen im Innendienst. Beide zählen für die Sichtbarkeit und die Auswertung. So bildet die Zuordnung auch geteilte Verantwortung ab, ohne dass sich die Wege ins Gehege kommen.
Automatisch nach Postleitzahl
Der klassische Fall im Außendienst: Gebiete sind über Postleitzahlen geschnitten. Sie hinterlegen je Betreuergruppe ihre PLZ-Gebiete — auf zwei Arten:
- Als Präfix. „80" deckt alle Postleitzahlen ab, die mit 80 beginnen. Ein feineres „801" überschreibt gezielt einen Teil davon — so bauen Sie grobe Gebiete und schneiden einzelne Ausnahmen heraus.
- Als Bereich von–bis. Ein durchgehender Postleitzahl-Bereich je Gruppe.
Legt jemand einen Kunden an oder importiert eine Liste, sucht ameax anhand der Postleitzahl das passende Gebiet und setzt die Betreuergruppe — länderabhängig, für DE, AT, CH und weitere. Die komplette PLZ-Zuordnung lässt sich exportieren und wieder importieren, sodass Sie Gebietsänderungen in einer Tabelle pflegen und zurückspielen können.
Oder fair nach Quote verteilt
Nicht jeder Vertrieb ist nach Gebiet geschnitten. Kommen Leads zentral herein — über die Website, eine Kampagne, einen Einkauf — sollen sie oft gleichmäßig auf ein Team verteilt werden. Dafür gibt es die Verteilung nach Quote.
Jede Betreuergruppe bekommt ein Gewicht. Bei jedem neuen Kunden wählt ameax die Gruppe, die gerade am weitesten unter ihrer Sollquote liegt — über die Zeit trifft die tatsächliche Verteilung damit genau die hinterlegten Verhältnisse. Wer doppeltes Gewicht hat, bekommt doppelt so viele; wer gerade viel bekommen hat, tritt zurück. Auf Wunsch verteilt ameax nur innerhalb einer gespeicherten Selektion und nur eine begrenzte Anzahl — etwa für eine einmalige Kampagnenaufteilung.
Jeder sieht seine Kunden
Die Betreuerzuordnung ist zugleich die Grundlage der Sichtbarkeit. Standardmäßig sieht jeder Benutzer nur die Kunden seiner Betreuergruppe — der Außendienstler sein Gebiet, nicht das der Kollegen. Weil die Gruppen einen Baum bilden, sieht eine übergeordnete Ebene automatisch mehr: Eine Regionalleitung sieht die Kunden des gesamten Teilbaums, ohne dass man ihr jede Gruppe einzeln freischalten müsste.
Dasselbe gilt für Listen und Auswertungen: Ein Filter auf eine Gruppe schließt ihren ganzen Teilbaum ein. Und wenn jemand alles sehen soll — die Geschäftsführung, der Innendienst —, gewährt ein eigenes Recht den Zugriff auf sämtliche Kunden.
Von Hand verteilen oder automatisch?
| Frage | Von Hand verteilt | Mit Gebietsmanagement |
|---|---|---|
| Neuer Kunde | wer ist zuständig? | automatisch zugeordnet |
| Außendienst-Gebiete | Liste im Kopf | PLZ-Gebiete, Präfix oder Bereich |
| Eingehende Leads | ungleich verteilt | fair nach Quote |
| Wer sieht wen? | alle sehen alles | je Gruppe, Baum nach oben offen |
| Team wächst | mehr Handarbeit | Gewicht ändern, fertig |
| Gebiet ändern | Kunden einzeln umhängen | Massenbearbeitung nach PLZ |
Kurz gesagt
Wer im Team verkauft, muss bei jedem Kunden wissen, wer zuständig ist — und das von Hand zu klären, kostet Zeit und schafft Lücken. Mal fehlt das Gebiet, mal die faire Aufteilung, mal der Überblick, wer was sehen darf.
Das Gebietsmanagement löst alle drei auf einmal: Kunden werden automatisch zugeordnet — nach PLZ-Gebiet oder nach Quote —, die Betreuergruppen bilden einen Baum, und die Sichtbarkeit folgt ihm. Sie legen die Regel einmal fest, die Zuordnung passiert von selbst.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Wie wird ein neuer Kunde automatisch einem Betreuer zugeordnet?
Beim Anlegen, beim Import und bei der Massenbearbeitung ordnet ameax den Kunden automatisch einer Betreuergruppe zu — wahlweise nach seiner Postleitzahl oder gewichtet nach Quote. Auch ein Webformular kann den Besucher eine Betreuergruppe wählen lassen. Sie müssen Leads nicht von Hand verteilen.
Wie funktioniert die PLZ-Gebietszuordnung?
Sie hinterlegen je Betreuergruppe Postleitzahl-Gebiete — entweder als Präfix (etwa „80“ für alle 80xxx, mit der Möglichkeit, „801“ feiner zu überschreiben) oder als Bereich von–bis. Zu einem Kunden sucht ameax das passende Gebiet und setzt die Betreuergruppe. Die Zuordnung ist länderabhängig und lässt sich exportieren und importieren.
Was bedeutet die Verteilung nach Quote?
Jede Betreuergruppe bekommt ein Gewicht. Neue Kunden verteilt ameax so, dass die tatsächliche Verteilung über die Zeit den hinterlegten Gewichten entspricht — der jeweils am weitesten unter seiner Quote liegende Betreuer bekommt den nächsten Kunden. Optional nur innerhalb einer gespeicherten Selektion und begrenzt auf eine Anzahl.
Kann ein Kunde zwei Betreuer haben?
Ja. Neben dem Hauptbetreuer lässt sich ein zweiter Betreuer je Kunde führen — etwa Außendienst und Innendienst. Beide fließen in die Sichtbarkeit und die Auswertungen ein.
Wer sieht welche Kunden?
Standardmäßig sieht jeder Benutzer nur die Kunden seiner Betreuergruppe. Betreuergruppen bilden einen Baum, sodass eine übergeordnete Ebene — etwa eine Regionalleitung — die Kunden des gesamten Teilbaums sieht. Ein eigenes Recht gewährt bei Bedarf den Zugriff auf alle.
Werden bestehende Kunden bei einer Gebietsänderung neu zugeordnet?
Nicht automatisch rückwirkend. Ändert sich ein Gebiet oder die Verteilung, weisen Sie bestehende Kunden über die Massenbearbeitung neu zu — nach PLZ oder nach Quote, für eine ausgewählte Menge auf einmal.
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