DSGVO & Consent
Wer darf per E-Mail, wer per Telefon, wer gar nicht — und was zu löschen ist, löscht sich nach Regel.
Halten Sie je Kunde fest, über welchen Kanal er kontaktiert werden darf — E-Mail, Telefon, Brief —, samt Herkunft der Einwilligung und Double-Opt-in über das Webformular. Und definieren Sie ein Löschkonzept als Regel: Was ein Suchschema trifft, wird automatisch zur Löschung vorgesehen.
Datenschutz scheitert im Vertrieb selten am Vorsatz und fast immer an der Umsetzung im Alltag. Darf ich diesen Interessenten anrufen oder hat er nur der E-Mail zugestimmt? Woher kam die Einwilligung eigentlich? Und was ist mit den Kontakten, die seit Jahren tot sind und die man eigentlich löschen müsste? Diese Fragen im Kopf oder in Nebenlisten zu führen, geht schief — und im Zweifel steht man ohne Nachweis da.
Die DSGVO-Funktionen im ameax CRM lassen den Datenschutz mitlaufen: Einwilligungen je Kanal am Kunden, mit Herkunft, dazu ein Löschkonzept, das nach Regel arbeitet.
Was ist eine kanalbezogene Einwilligung?
Die getrennte Zustimmung dafür, über welchen Weg — E-Mail, Telefon, Brief — ein Kunde kontaktiert werden darf.
Was ist ein Löschkonzept?
Eine Regel, die festlegt, welche Daten wann zu löschen sind — hier als wiederverwendbare Suche umgesetzt.
Datenschutz, der mitläuft
Der beste Datenschutz ist der, an den man nicht denken muss, weil er im System steckt. Statt Einwilligungen und Löschfristen als zusätzliche Bürde neben der Arbeit zu führen, gehören sie an den Ort, an dem gearbeitet wird — an den Kunden und in die Regeln des CRM. So ist die richtige Information da, wenn sie gebraucht wird: vor dem Anruf, vor der Mail, vor der Aufbewahrung.
Einwilligung je Kanal
Zustimmung ist nicht gleich Zustimmung. Ein Kunde kann der E-Mail zugestimmt haben, dem Werbeanruf aber nicht. Darum hält ameax die Einwilligung getrennt je Kanal fest:
- E-Mail — darf ich ihm schreiben?
- Telefon — darf ich ihn anrufen?
- Brief — darf ich ihm postalisch schreiben?
So sieht jeder vor dem Kontakt, was erlaubt ist — statt sich auf das Gedächtnis oder eine Nebenliste zu verlassen. Der Kanal, für den keine Zustimmung vorliegt, bleibt tabu, und das steht dort, wo man ohnehin hinschaut: am Kunden.
Woher die Einwilligung stammt
Eine Einwilligung ist nur so viel wert wie ihr Nachweis. Darum vermerkt ameax zur Zustimmung auch ihre Herkunft — etwa ein Webformular oder ein Webformular mit Double-Opt-in. Bei letzterem passiert nach dem Eintrag zunächst nichts; erst der Klick auf den Bestätigungslink macht die Einwilligung gültig und dokumentiert sie mit ihrer Quelle am Kunden.
Genau dieses Verfahren steuert auch die automatischen E-Mail-Strecken des Automailers: Ohne bestätigte Einwilligung startet keine Strecke. So ist die Zustimmung nicht nur vorhanden, sondern belegbar — mit dem Weg, auf dem sie zustande kam.
Löschen, was nicht mehr sein darf
Daten aufzubewahren, die man nicht mehr aufbewahren darf, ist so heikel wie fehlende Einwilligungen — und wird im Alltag am ehesten vergessen. ameax macht daraus eine Regel statt Handarbeit: Die automatische Löschung beruht auf einem Suchschema, einer gespeicherten Suche.
Sie definieren einmal, was gelöscht werden soll — etwa „Interessenten ohne Kontakt seit drei Jahren und ohne Einwilligung" —, und was diese Suche trifft, wird zur Löschung vorgesehen. Weil die Regel dieselbe mächtige Suche nutzt wie überall im CRM, lässt sie sich so präzise fassen, wie Ihr Löschkonzept es verlangt — und läuft dann wiederkehrend, statt dass jemand von Hand aufräumt.
Im Kopf behalten oder im System?
| Frage | Im Kopf und in Nebenlisten | Mit DSGVO im CRM |
|---|---|---|
| Darf ich anrufen? | hoffen, dass es passt | Einwilligung je Kanal am Kunden |
| Woher die Zustimmung? | meist unklar | Herkunft vermerkt |
| Neue Einwilligung | manuell nachtragen | Webformular mit Double-Opt-in |
| Alte Daten löschen | wird vergessen | Regel über ein Suchschema |
| Nachweis im Zweifel | fehlt | dokumentiert am Kunden |
| Aufwand | ständige Handarbeit | läuft mit |
Kurz gesagt
Datenschutz scheitert an der Umsetzung, nicht am Willen: Einwilligungen im Kopf, Herkunft unklar, alte Daten, die niemand löscht. Im Zweifel steht man ohne Nachweis da.
Die DSGVO-Funktionen lassen ihn mitlaufen: Einwilligung getrennt je Kanal, mit belegter Herkunft und Double-Opt-in, dazu eine automatische Löschung nach Regel. Sie richten es einmal ein — den Rest hält das System im Blick. Die rechtliche Bewertung ersetzt es nicht, aber die Umsetzung im System nimmt es Ihnen ab.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Wie hält ameax Einwilligungen fest?
Kanalbezogen am Kunden: getrennt für E-Mail, Telefon und Brief ist hinterlegt, über welchen Weg er kontaktiert werden darf. So sieht jeder vor dem Kontakt, was erlaubt ist — statt sich auf das Gedächtnis zu verlassen.
Wird auch festgehalten, woher die Einwilligung kommt?
Ja. Zur Einwilligung wird ihre Herkunft vermerkt — etwa ein Webformular oder ein Webformular mit Double-Opt-in. So ist nachvollziehbar, worauf die Zustimmung beruht, was im Zweifel zählt.
Wie funktioniert Double-Opt-in?
Über das Webformular: Trägt sich jemand ein, wird zunächst nichts versendet; erst nach Klick auf den Bestätigungslink gilt die Einwilligung und wird mit ihrer Herkunft am Kunden dokumentiert. Dasselbe Verfahren steuert die automatischen E-Mail-Strecken des Automailers.
Kann ich Daten regelbasiert automatisch löschen?
Ja. Sie definieren eine Löschregel über ein Suchschema — eine gespeicherte Suche. Was die Suche trifft, etwa Interessenten ohne Kontakt seit mehreren Jahren und ohne Einwilligung, wird automatisch zur Löschung vorgesehen. So wird aus dem Löschkonzept eine wiederkehrende Regel statt Handarbeit.
Ist das ein fertiges DSGVO-Komplettpaket?
Es sind die Bausteine, die im Alltag zählen: kanalbezogene Einwilligung mit Herkunft, Double-Opt-in und regelbasierte Löschung. Welche Datensätze gelöscht werden, definieren Sie über die Regel. Es ersetzt nicht die rechtliche Bewertung, nimmt ihr aber die Umsetzung im System ab.
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