Was ist eine Vertriebssoftware?
Vertriebssoftware begleitet den Interessenten von der ersten Kontaktaufnahme über das Angebot bis in die Verhandlung. Mit dem Abschluss endet ihr Nutzen noch lange nicht. Danach hält sie fest, was den nächsten Auftrag vorbereitet. Dabei fasst sie die Arbeit mehrerer zusammen, vom Außendienst über den Innendienst bis zur Vertriebsleitung.
Im Kern ist sie fast immer ein CRM-System mit dem Schwerpunkt Verkauf. Wie weit dieser Schwerpunkt reicht, ist von Programm zu Programm verschieden: Das eine verwaltet Kontakte und Termine, das nächste rechnet Angebote, das übernächste plant Gebiete und Touren.
Arten von Vertriebssoftware
Welche Aufgabe ein Programm in den Mittelpunkt stellt, bestimmt seinen Zuschnitt. Sieben davon sind verbreitet:
| Art | Aufgabe | Typische Funktionen |
|---|---|---|
| CRM und Kontaktmanagement | Kunden, Ansprechpartner und Verlauf an einem Ort | Kundendaten, Aktivitäten, E-Mail, Termine, Dokumente |
| Pipeline und Forecast | Verkaufschancen bis zum Abschluss verfolgen | Phasen, Wahrscheinlichkeiten, gewichtete Umsatzprognose |
| Akquise und Telefonvertrieb | Neukunden systematisch ansprechen | Wiedervorlagen, Anruflisten, Telefonanbindung, Gesprächsnotizen |
| E-Mail und Kampagnen | viele Kontakte gezielt erreichen | Serienmails, automatische E-Mail-Strecken, Einwilligungen |
| Angebot und Auftrag | Angebote schreiben und in Aufträge überführen | Artikel, Preise, Rabatte, Angebots-PDF, Weiterführen zum Auftrag |
| Außendienst und Gebiete | Kunden vor Ort betreuen | Gebietszuordnung, Umkreissuche, Routenplanung, mobiler Zugriff |
| Auswertungen | den Vertrieb steuern | Umsätze, Zielvorgaben, Aktivitäten je Mitarbeiter, Gewinn- und Verlustgründe |
Tipp: Kleine und mittlere Unternehmen fahren meist besser mit einem System, das mehrere dieser Bereiche abdeckt, als mit fünf Einzelprogrammen. Jede zusätzliche Software bedeutet eine Schnittstelle, einen Vertrag und doppelte Kundendaten.
Welche Funktionen eine Vertriebssoftware braucht
Ob eine Vertriebssoftware im Alltag hilft, entscheidet sich an wenigen Funktionen, und es sind selten die beworbenen. KI-Prognosen, Lead-Scoring mit Dutzenden Kriterien und frei programmierbare Workflows braucht am Anfang fast niemand. Wichtiger ist, dass das Team die Grundfunktionen jeden Tag benutzt. Automatisierungen helfen den Mitarbeitern dabei, etwa eine Schaltfläche für den immer gleichen Schritt oder eine E-Mail-Strecke, die von selbst weiterläuft. Prüfen Sie diese acht bei jedem Anbieter mit echten Daten:
- Kundenakte mit Verlauf: Jedes Telefonat, jede E-Mail und jedes Angebot steht beim Kunden. Wer einen Kunden übernimmt, sieht auf einen Blick, was war.
- Wiedervorlagen: Das System erinnert an Rückrufe, Nachfassen und Termine, auch für Kollegen und Teams. Ohne diese Funktion ist jede Vertriebssoftware nur ein Adressbuch.
- Verkaufschancen: Offene Geschäfte mit Betrag, Phase und Wahrscheinlichkeit. Daraus ergibt sich ein Forecast, der zeigt, welcher Umsatz in den nächsten Monaten zu erwarten ist.
- Telefonie: Wählen per Klick, eingehende Anrufe öffnen den Kunden. Im Telefonvertrieb geht so bei jedem Gespräch die Sucherei weg.
- Serienmails und Mailings: Kunden nach Merkmalen auswählen und gezielt anschreiben, mit Rücksicht auf Einwilligungen.
- Angebote: Direkt aus dem Kundendatensatz erstellen und später ohne Abtippen in den Auftrag überführen.
- Gebiete und Zuständigkeiten: Neue Adressen landen automatisch beim richtigen Betreuer, und jeder sieht die Kunden, für die er zuständig ist.
- Auswertungen: Aktivitäten, Umsätze und Abschlussquoten je Mitarbeiter und Zeitraum, ohne Excel-Export.
Was eine Vertriebssoftware im Alltag abnimmt
Sechs Arbeiten fallen weg oder werden leichter.
- Niemand sucht mehr. Was mit einem Kunden besprochen wurde, steht bei ihm und nicht im Postfach eines Kollegen.
- Zusagen werden verbindlich. Rückrufe und Nachfasstermine stehen im System, nicht im Gedächtnis.
- Übergaben kosten keine Einarbeitung. Bei Urlaub, Krankheit oder Wechsel liest die Vertretung nach, was war.
- Die Ansprache trifft. Eine Auswahl nach Merkmalen streut weniger als eine Aktion an alle.
- Die nächsten Monate werden planbar. Aus den offenen Verkaufschancen entsteht eine Erwartung, mit der Personal und Material geplant werden.
- Es wird sichtbar, wohin die Zeit geht. Welcher Kunde wie viel Betreuung bindet, steht nach einem Jahr in den Auswertungen.
CRM oder Vertriebssoftware: was ist der Unterschied?
In der Praxis verschwimmen die Begriffe. Viele Anbieter nennen ihr Produkt CRM, auch wenn es vor allem den Vertrieb unterstützt, andere nennen es Vertriebssoftware, obwohl es die ganze Kundenbeziehung verwaltet. Eine grobe Abgrenzung:
| CRM-System | Vertriebssoftware | |
|---|---|---|
| Blickwinkel | die ganze Kundenbeziehung | der Verkaufsprozess |
| Nutzer | Vertrieb, Service, Marketing, Geschäftsführung | vor allem Vertrieb und Vertriebsleitung |
| Kernfunktionen | Kundendaten, Kommunikation, Service | Akquise, Pipeline, Angebote, Forecast |
Für die Auswahl ist die Bezeichnung zweitrangig. Entscheidend ist, ob ein CRM für den Vertrieb Ihren Verkaufsprozess abbildet.
Bevor Sie Vertriebssoftware vergleichen
Vor dem Vergleich muss der Vertrieb wissen, wie er selbst arbeitet. Erst dann kann jeder Bereich sagen, was er von der neuen Vertriebssoftware braucht. Der Außendienst nennt andere Dinge als die Vertriebsleitung, und beide nennen Dinge, die in keinem Prospekt stehen. Was dabei zusammenkommt, trennen Sie in zwei Spalten: was die Software können muss, und was schön wäre.
Zwei Punkte gehören in jedem Fall dazu. Erstens die Daten aus dem jetzigen System: Kommen sie mit, oder tippt sie jemand ab? Zweitens alles, was neben dem Monatspreis anfällt, also Einrichtung, Schulung und die Mindestlaufzeit.
Auswahl: neun Fragen an jede Vertriebssoftware
Drei Fehler kommen bei der Auswahl immer wieder vor: zu groß kaufen, nur nach dem Einstiegspreis entscheiden und ohne klare Regeln starten, wer was einträgt. Die folgenden Fragen beugen allen dreien vor.
- Bildet sie Ihren Verkaufsprozess ab? Spielen Sie einen echten Fall durch, vom ersten Anruf bis zum Auftrag.
- Nutzt Ihr Team sie gern? Lassen Sie die Leute testen, die täglich damit arbeiten.
- Wie gut sind die Wiedervorlagen? Für Kollegen, wiederkehrend, mit Benachrichtigung?
- Was kommt später dazu? Angebote, Rechnungen, Projektzeiten: Ein System mit passenden Modulen erspart Schnittstellen.
- Wo liegen die Daten? Hosting in Deutschland und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO sollten selbstverständlich sein.
- Was kostet sie bei doppelter Teamgröße? Ein Preis je Nutzer wächst mit dem Team, ein Paket mit enthaltenen Nutzern nicht im selben Tempo.
- Was fehlt im Einstiegstarif? Dort sind oft genau die Funktionen gestrichen, die im Vertrieb zählen: Verkaufschancen, Telefonie, Auswertungen.
- Wer schult das Team? Einmal zu Beginn reicht selten. Fragen Sie, ob Nachschulungen dabei sind.
- Wer hilft bei Fragen? Der Hersteller, ein Partner oder ein Ticketsystem?
Mit der Entscheidung fängt die Arbeit erst an. Ob das Team die Software am Ende jeden Tag benutzt, entscheidet sich bei der CRM-Einführung.
Häufige Fragen zu Vertriebssoftware
Was ist der Unterschied zwischen Vertriebssoftware und CRM?
Ein CRM verwaltet die gesamte Kundenbeziehung, eine Vertriebssoftware konzentriert sich auf den Verkaufsprozess. Die meisten Vertriebslösungen sind im Kern ein CRM mit Funktionen für Akquise, Verkaufschancen und Angebote.
Lohnt sich eine Vertriebssoftware für kleine Unternehmen?
Ja, sobald mehr als eine Person verkauft oder Angebote regelmäßig nachgefasst werden müssen. Schon ein verlorener Auftrag durch eine vergessene Wiedervorlage kostet oft mehr als ein Jahr Software.
Was kostet eine Vertriebssoftware im Monat?
Das hängt vom Funktionsumfang und von der Teamgröße ab. Was ameax kostet, steht auf der Preisseite.
Reicht Excel als Vertriebssoftware?
Für eine Adressliste ja. Excel erinnert aber an keinen Rückruf, zeigt keinen Gesprächsverlauf und rechnet keinen Forecast. Sobald mehrere Leute verkaufen, entstehen Kopien und Lücken.
Welche Vertriebssoftware ist die beste?
Die, die Ihr Team jeden Tag benutzt. Testen Sie zwei bis drei Systeme mit echten Kunden und echten Angeboten. Nach einer Woche zeigt sich, welches im Alltag funktioniert.
Vertriebssoftware mit ameax
Das ameax AkquiseManager CRM ist für den Vertrieb im Mittelstand gebaut. Die Funktionen von oben finden Sie dort so wieder:
- Kundenakte und Aktivitäten mit Gesprächsverlauf, E-Mail-Postfach und Dokumenten
- Wiedervorlagen für sich, Kollegen oder Teams, auch wiederkehrend
- Telefonie: wählen per Klick, eingehende Anrufe öffnen den Kunden
- Serienmails und Serienbriefe aus einer Selektion, dazu automatische E-Mail-Strecken
- Gebiete und Betreuer: neue Adressen landen automatisch beim richtigen Ansprechpartner
- Aktivitäten und Zielvorgaben je Mitarbeiter
Mit dem Modul Verkaufschancenbewertung kommen Pipeline und Forecast dazu, mit der Faktura Angebote, Aufträge und Rechnungen auf denselben Kundendaten. Gehostet wird ameax in Rechenzentren in Deutschland, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung läuft direkt mit dem Hersteller.
Sie können ameax 30 Tage lang kostenlos testen, mit vollem Funktionsumfang und ohne Zahlungsdaten.