Forecast und Pipeline

Die Frage der Vertriebsleitung ist immer dieselbe: Was kommt im nächsten Quartal herein? Die übliche Antwort ist eine Liste offener Angebote, addiert zu einer Summe, die niemand ernst nimmt — weil jeder weiß, dass nicht alles kommt. Also wird pauschal halbiert. Das ist kein Forecast, das ist eine Vermutung mit Nachkommastellen.

ameax rechnet stattdessen jede Verkaufschance einzeln mit ihrer eigenen Wahrscheinlichkeit — und legt offen, woher diese Wahrscheinlichkeit stammt.

Was der gewichtete Forecast rechnet

Jede aktive Verkaufschance mit einem Abschlussdatum geht in die Rechnung ein. Ihr Betrag wird mit ihrer Wahrscheinlichkeit multipliziert, die Ergebnisse werden auf der Zeitachse des Abschlussdatums summiert. Heraus kommt eine Kurve über Wochen, Monate, Quartale oder Jahre.

Drei Messgrößen stehen zur Wahl, und der Wechsel zwischen ihnen ist ein Klick:

• Gewichteter Betrag — die realistische Erwartung. Standard im Dashboard.
• Betrag — das volle Pipeline-Volumen, ungewichtet. Zeigt, wie viel überhaupt im Spiel ist.
• Anzahl — wie viele Chancen in der Periode auflaufen. Deckt auf, ob eine Zahl von vielen kleinen oder einer einzigen großen Chance getragen wird.

Ausgeschlossen sind gewonnene, verlorene und passiv gestellte Chancen sowie solche ohne Abschlussdatum — der Forecast zeigt ausschließlich, was noch offen ist.

Überfällige Chancen bleiben drin. Eine Chance, deren Abschlussdatum verstrichen ist, verschwindet nicht aus der Auswertung, sondern erscheint in dem Quartal, in dem ihr Datum tatsächlich liegt. Ein Balken in der Vergangenheit ist damit kein Fehler, sondern eine Aufgabe: Diese Chancen brauchen ein neues Datum oder eine Entscheidung.

Woher die Wahrscheinlichkeit kommt

Ein gewichteter Forecast ist nur so viel wert wie seine Wahrscheinlichkeiten. Deshalb ist in ameax festgelegt, woher sie stammen — Sie entscheiden einmal in den Einstellungen, welcher der drei Wege gilt:

1. Aus der Verkaufsphase. Jede Phase Ihres Vertriebsprozesses — etwa Identifikation, Gewinnung, Qualifikation, Angebot, Verkauf — trägt einen Fortschrittswert. Wechselt eine Chance die Phase, wird die Wahrscheinlichkeit automatisch gesetzt. Das gilt auch dann, wenn der Wechsel über einen Prozess-Button ausgelöst wird. Ihre Phasen sind Stammdaten, Bezeichnungen und Werte legen Sie selbst fest.
2. Aus einem Bewertungsfeld. Ein eigenes Feld mit abgestuften Auswahlwerten, hinter denen jeweils ein Prozentwert liegt. Der Zuständige wählt eine Stufe, die Wahrscheinlichkeit ergibt sich daraus. Dieser Weg hat Vorrang vor der Verkaufsphase.
3. Von Hand. Ein Wert zwischen 0 und 100, auf Wunsch mit Vorbelegung und als Pflichtfeld, damit keine Chance ohne Einschätzung im Forecast landet.

Unabhängig vom Weg wird jede Änderung als Revision festgehalten. Es lässt sich also nachvollziehen, wann eine Chance von 30 auf 70 Prozent gesprungen ist — und wann wieder zurück. Genau daran erkennt man Forecasts, die kurz vor Quartalsende schöngerechnet werden.

Die Innovenda-Methode hinter der Zahl

Wer die Wahrscheinlichkeit nicht schätzen, sondern begründen will, nutzt die Innovenda-Methode. Sie bewertet jede Chance in sieben Faktoren auf einer Skala von 0 bis 7 — und zwar nicht als abstrakte Note, sondern über ausformulierte Aussagen. Beim Faktor „Beziehungen“ reicht die Skala von „Die Entscheider sind noch unbekannt“ bis „Alle Entscheider sind auf unserer Seite“. Der Bewerter wählt keine Zahl, er wählt eine Beschreibung seiner Lage.

Aus den sieben Faktoren berechnet das System automatisch zwei Kennzahlen:

Diese Trennung ist der eigentliche Gewinn. Ein Projekt kann eine hervorragende Auftragschance haben und trotzdem nie kommen, weil beim Kunden kein Handlungsbedarf besteht — zwei verschiedene Probleme, die zwei verschiedene Antworten verlangen. Eine einzige Prozentzahl verwischt das.

Dazu kommt ein Detail, das in der Praxis den Unterschied macht: Zu jedem Faktor hinterlegt der Bewerter eine Quelle — Wissen, Vermuten oder Raten. Damit steht neben der Einschätzung auch, wie belastbar sie ist. Wer eine Chance mit „Alle Entscheider sind auf unserer Seite“ bewertet und als Quelle „Raten“ angibt, sagt der Vertriebsleitung mehr als jede Zahl.

Der Verlauf aller sieben Faktoren lässt sich über die Zeit ansehen. Man erkennt daran, ob eine Chance wirklich reift — oder ob nur die Zahlen wandern, während sich in der Sache nichts bewegt.

Im Forecast dienen die berechneten Kennzahlen als Segmentierung: Sie teilen die Pipeline nach kalkulierter Chance, Realisierungschance oder Auftragschance auf und sehen, welcher Teil des erwarteten Umsatzes auf welcher Substanz steht.

Zeitraster, Messgröße, Segmentierung

Der Forecast ist keine feste Grafik, sondern eine Auswertung mit drei frei wählbaren Achsen:

• Zeitraster — Woche, Monat, Quartal oder Jahr. Quartal ist voreingestellt.
• Darstellung — kumuliert, wenn Sie das Erreichen einer Jahreszahl verfolgen; autark, wenn Sie einzelne Perioden vergleichen.
• Segmentierung — Wahrscheinlichkeitsklasse (niedrig 0–32, mittel 33–65, hoch 66–100 Prozent), einzelne Verkaufschance, Kundenkategorie, dazu mit der Bewertung: kalkulierte Chance, Realisierungschance, Auftragschance, Verkaufsphase und jedes segmentfähige Zusatzfeld.

Dass ein selbst angelegtes Zusatzfeld als Segment zur Verfügung steht, ist der Punkt, an dem die Auswertung zu Ihrer Auswertung wird: Wer eine Branche, eine Vertriebsregion oder eine Produktlinie als Feld führt, kann seinen Forecast danach aufteilen, ohne dass jemand etwas programmieren müsste.

Die Klassengrenzen für niedrig, mittel und hoch sind dieselben, nach denen Sie auch in der Verkaufschancen-Liste filtern. Was Sie in der Auswertung sehen, finden Sie in der Liste unter demselben Filter wieder — ohne Abweichung. Unter der Kurve steht die Liste der Chancen, jeweils mit ihrer nächsten Wiedervorlage: Von der Zahl im Diagramm sind es zwei Klicks zur nächsten konkreten Handlung.

Derselbe Forecast im Dashboard

Neben der analytischen Ansicht steht der Forecast als Baustein im Dashboard zur Verfügung — dieselbe Rechnung, fünf Darstellungen:

Die Matrix beantwortet die Frage, die in jeder Vertriebsbesprechung fällt: Wer trägt welches Quartal? Statt einer Gesamtsumme steht dort jede Zeile für einen Mitarbeiter oder ein Team, jede Spalte für eine Periode.

Gefiltert wird nach Abschlusszeitraum, Verkaufsphase, zuständigem Mitarbeiter, Betreuer, Abteilung und Benutzergruppe. Dabei gilt dieselbe Sichtbarkeitslogik wie in der Verkaufschancen-Liste: Jeder sieht die Chancen, die er sehen darf. Für Leitungs-Dashboards lässt sich ein einzelner Baustein bewusst auf die Gesamtsicht stellen.

Pipeline-Liste oder Forecast?

Aus Einschätzungen wird eine Planungsgrundlage

Ein Forecast wird nicht dadurch besser, dass er komplizierter rechnet, sondern dadurch, dass seine Eingangsgrößen nachvollziehbar sind. In ameax hat jede Zahl eine Herkunft: die Phase, in der die Chance steht, die Bewertung, die jemand vorgenommen hat, die Revision, die den letzten Sprung festhält.

Damit lässt sich über den Forecast diskutieren, statt ihn zu glauben. Und weil dieselbe Auswertung als Dashboard-Baustein, als Matrix je Mitarbeiter und als bewertete Chance im Kundendatensatz auftaucht, sehen Vertrieb und Leitung dieselben Zahlen — nicht zwei Stände, die am Monatsende abgeglichen werden müssen.