Controlling-Auswertungen

Es gibt Fragen, die im Vertrieb niemand stellt und die zum Jahresende plötzlich alle beschäftigen. Wie viel von dem, was wir dieses Jahr in Rechnung gestellt haben, gehört wirtschaftlich überhaupt in dieses Jahr? Wie lange brauchen unsere Kunden wirklich, bis sie zahlen? Welche Kunden sind still kleiner geworden?

Für diese Fragen bringt die Faktura eigene Auswertungen mit — sie entstehen nicht erst beim Steuerberater, sondern aus den Belegen, die ohnehin im System liegen.

Rechnungsausgangsbuch

Das Journal listet Ihre Ausgangsrechnungen mit allem, was zur Zuordnung nötig ist: Belegnummer und Belegdatum, Belegtyp und Belegstatus, Kunde mit Adresse und Land, Betreuergruppe, Zahlart und Bankkonto.

Zwei Spalten machen daraus mehr als eine Liste:

• Zahlungsdauer — wie lange es tatsächlich gedauert hat. Nicht das vereinbarte Ziel, sondern die Wirklichkeit.
• Überfällig — was über der Frist liegt.

Gruppiert nach Zahlart oder Betreuergruppe beantwortet dasselbe Journal damit eine Frage, für die sonst eine zweite Auswertung nötig wäre: Wo dauert es länger, und woran hängt das? Wer Lastschrift und Überweisung nebeneinander sieht, hat das Argument für das nächste Kundengespräch direkt zur Hand — die Mechanik dazu steht unter SEPA-Lastschrift.

Rechnungsabgrenzung, taggenau

Das ist die inhaltlich stärkste der Controlling-Auswertungen, und sie beantwortet eine Frage, die viele Systeme dieser Größe gar nicht stellen.

Grundlage ist der Leistungszeitraum, den ein Beleg trägt — von wann bis wann die berechnete Leistung erbracht wird. Sie geben einen Abgrenzungszeitraum vor, etwa das Geschäftsjahr, und ameax rechnet je Beleg den Anteil aus, der in diesen Zeitraum fällt:

Abgrenzungsbetrag netto = Nettobetrag × Abgrenzungstage ÷ Leistungstage

Gerechnet wird taggenau, jeweils einschließlich Start- und Endtag, und der Abgrenzungszeitraum wird auf den Leistungszeitraum des Belegs beschnitten — ein Beleg trägt also nie mehr bei, als er umfasst.

Ein Beispiel: Eine Wartungsrechnung über 12.000 Euro netto für den Zeitraum 1. Juli bis 30. Juni. Fragen Sie das Kalenderjahr ab, erscheint sie mit rund 6.000 Euro — nicht mit 12.000, obwohl sie im Juli vollständig gestellt wurde.

In der Auswertung stehen Abgrenzungsbeginn, Abgrenzungsende und Abgrenzungsbetrag netto neben den Kunden- und Belegfeldern; die Zwischensummen der Gruppierung addieren die anteiligen Beträge. Damit lässt sich in einem Durchgang beantworten, welcher Teil der gestellten Rechnungen wirtschaftlich in die betrachtete Periode gehört.

Grundlage für die Zusammenfassende Meldung

Wer innerhalb der EU steuerfrei liefert, muss diese Umsätze je Kunde und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer melden. Die Auswertung stellt dafür die Zahlen zusammen: Sie zeigt alle Belege mit steuerfreier innergemeinschaftlicher Lieferung — Rechnungen, Lastschriftbelege, Stornobelege, Gutschriften, Lieferantengutschriften und Verkaufsbelege — samt der USt-IdNr. aus den Rechnungsdaten des Kunden, sortiert nach Kunden- und Belegnummer.

Wichtig zur Einordnung: ameax liefert die Grundlage, nicht die Abgabe. Die Meldung selbst geben Sie oder Ihr Steuerberater ab. Der Nutzen liegt darin, dass die Zahlen nicht von Hand aus Belegstapeln zusammengesucht werden müssen — und dass Stornos und Gutschriften von vornherein mit drin sind.

Umsatz, Wachstum, Artikelabsatz

Neben den drei Klassikern steht eine Reihe von Auswertungen, die sich an denselben Belegen bedienen:

Das Umsatzwachstum verdient besondere Aufmerksamkeit, weil es die stillen Fälle findet. Ein Kunde, der abspringt, fällt auf. Ein Kunde, der über zwei Jahre um vierzig Prozent zurückgeht, fällt niemandem auf — er ist ja weiterhin Kunde. Die prozentuale Entwicklung je Kunde macht genau das sichtbar, und zwar früh genug, um noch etwas zu tun.

Ergänzend beantwortet dieselbe Frage im Dashboard die Kunden-Abweichungsanalyse, siehe Hub-Dashboards.

Was alle Auswertungen gemeinsam haben

Keine dieser Auswertungen ist ein starrer Bericht. Alle sitzen auf demselben Auswertungsrahmen:

• Filter je Beleg, Kunde und Zeitraum, kombinierbar.
• Spalten ein- und ausblendbar, einschließlich eigener Zusatzfelder.
• Gruppierung mit Zwischensummen und Gesamtsumme.
• Speichern als benannte Auswertung, privat, freigegeben oder als Standard.
• CSV-Export — für die Übergabe an den Steuerberater.
• Rechte je Auswertung, dazu die Sichtbarkeit der Belege.

Für die laufende Buchhaltung gibt es zusätzlich den Export für die Finanzbuchhaltung. Offene Forderungen mit Mahnakte und Verzugszinsen behandelt die Lösungsseite Lastschrift, Mahnwesen und Verzugszinsen, das Abo-Geschäft mit Bestand und Forecast die Seite Abo-Rechnungen.

Beim Steuerberater nachfragen oder selbst sehen?

Zahlen, die vorher nur der Abschluss kannte

Der Unterschied ist weniger die einzelne Auswertung als der Zeitpunkt. Periodengerechter Umsatz, EU-Lieferungen und Zahlungsverhalten sind Größen, die traditionell erst im Rückblick entstehen — und deshalb keine Entscheidung mehr beeinflussen.

Wenn dieselben Zahlen im laufenden Jahr abrufbar sind, ändert das die Fragen, die man stellen kann: nicht mehr, wie das Jahr war, sondern was bis Dezember noch passieren muss.