SEPA-Lastschrift

Wer wiederkehrend abrechnet oder Stammkunden hat, kennt das Warten: Rechnung raus, und dann liegt es am Kunden, wann überwiesen wird. Beim Lastschriftverfahren drehen Sie das um — Sie holen das fällige Geld selbst. Nur hängt daran mehr, als eine IBAN zu kennen: gültige Mandate, das richtige Verfahren, Vorlauffristen, die Vorabankündigung, und am Ende eine Datei, die Ihre Bank auch akzeptiert.

Die SEPA-Lastschrift der ameax Faktura nimmt Ihnen diese Kette ab: Mandate mit ihrem ganzen Lebenslauf, Fristen je Verfahren, Vorabankündigung auf dem Beleg und eine fertige, geprüfte SEPA-Datei für die Bank.

Geld holen, ohne zu mahnen

Der Reiz des Verfahrens ist einfach: Aus offenen Rechnungen wird eingezogenes Geld, ohne dass Sie hinterhertelefonieren. Der Aufwand steckt in den Regeln drumherum — und genau die übernimmt ameax. Sie verwalten die Mandate, wählen die fälligen Belege, und das System kümmert sich um Verfahren, Fristen, Vorabankündigung und die bankfertige Datei.

Mandate mit eingebautem Lebenslauf

Ein Mandat ist in ameax kein statisches Feld, sondern hat einen Lebenslauf. Je Kunde hinterlegen Sie IBAN, BIC, Verfahren und das Unterschriftsdatum; die Mandatsnummer vergibt ameax. Von da an führt das System mit:

• Den Status — aktiv, inaktiv, widerrufen oder abgelaufen.
• Die erste Verwendung — damit unterscheidet ameax die erstmalige von der wiederkehrenden Lastschrift.
• Die Gültigkeit — ein Mandat läuft 36 Monate nach der letzten Nutzung aus. ameax weiß, wann es abläuft.
• Den Widerruf — der Kunde kann zu einem Datum widerrufen; das Mandat wird entsprechend gesetzt.

Bestehende Mandate müssen Sie nicht abtippen — sie lassen sich importieren. So haben Sie von Anfang an einen sauberen Mandatsbestand, dem man ansieht, welches Mandat noch trägt und welches nicht.

CORE, COR1, B2B — Fristen automatisch

SEPA kennt mehrere Verfahren, und jedes hat eigene Regeln. ameax unterstützt alle drei gängigen:

• CORE — die Basis-Lastschrift für Privat- und Geschäftskunden.
• COR1 — die verkürzte Basis-Lastschrift mit kürzerer Vorlaufzeit.
• B2B — die Firmen-Lastschrift zwischen Unternehmen.

Der Unterschied ist nicht nur ein Etikett: Jedes Verfahren hat eigene Vorlauffristen, und ob es die erste oder eine wiederkehrende Lastschrift ist, spielt ebenfalls hinein. ameax berechnet daraus die Fälligkeit automatisch — Sie müssen nicht im Kopf haben, wie viele Bankarbeitstage vor dem Einzug welches Verfahren braucht.

Ein Sammellauf, eine fertige Bank-Datei

Statt jede Lastschrift einzeln zu erzeugen, bündeln Sie die fälligen Belege im Zahlungsverkehr zu einem Sammellauf. ameax gruppiert sie nach Verfahren und Sequenz und erzeugt daraus die SEPA-XML-Datei im Format pain.008 — gegen das Bankschema geprüft, damit sie beim Einreichen nicht abgewiesen wird.

Diese Datei laden Sie in Ihr Bankprogramm oder Online-Banking. Der Zahlungsverkehr trennt dabei sauber, was übertragungsbereit und was bereits abgeschlossen ist, und einzelne Lastschriften lassen sich zurückstellen. Überweisungen gehen denselben Weg — als pain.001-Datei.

Vorabankündigung und Skonto

Zwei Details, die im Alltag zählen. Erstens die Vorabankündigung: SEPA verlangt, dass Sie den Kunden vor dem Einzug informieren. ameax stellt den Text mit Betrag, Mandatsnummer, Gläubiger-Identifikation, IBAN, BIC und Fälligkeitsdatum bereit — fertig für den Beleg.

Zweitens das Skonto für Lastschriftzahler: Je Zahlungsbedingung lässt sich ein eigener Skontosatz für die Zahlung per Lastschrift hinterlegen — zusätzlich zum normalen Skonto. So geben Sie Kunden einen Anreiz, Ihnen den Einzug zu erlauben, und sparen sich das Hinterherlaufen.

Wenn die Lastschrift zurückkommt

Nicht jeder Einzug klappt: Ein Konto ist nicht gedeckt, ein Mandat wurde widerrufen, der Kunde widerspricht — die Bank gibt die Lastschrift zurück. Eine solche Rücklastschrift von Hand sauber nachzuvollziehen ist lästig, weil gleich mehrere Dinge zusammenkommen: Die Zahlung war ja schon verbucht, die Bank berechnet Gebühren, und die Forderung ist trotzdem wieder offen.

ameax erledigt das in einem Schritt. Am betroffenen Beleg lösen Sie die Rücklastschrift aus, und das System zieht die Konsequenzen:

• Die Zahlung wird zurückgenommen. Der Beleg gilt wieder als offen — aus „bezahlt" wird „offener Posten", die Forderung lebt auf und taucht wieder in den offenen Posten auf.
• Die Rücklastschrift-Kosten der Bank werden als eigener Posten gebucht.
• Eine eigene Gebühr, die Sie dem Kunden für den Rückläufer weiterberechnen, kommt hinzu — mit einem hinterlegten Standardsatz, den Sie nicht jedes Mal neu eintippen.

Die Rücklastschrift muss dabei nicht einmal von Hand entdeckt werden: Beim Import des Kontoauszugs lässt sie sich erkennen und zuordnen. Und ein Rücklastschriftbeleg dokumentiert den Vorgang mit Datum — bis hin zum Schreiben an den Kunden. So bleibt die offene Forderung sichtbar und geht nicht unter, nur weil die Lastschrift einmal geplatzt ist.

Auf Überweisung warten oder einziehen?

Kurz gesagt

Lastschrift heißt: nicht auf Zahlung warten, sondern fälliges Geld holen. Der Aufwand liegt nicht im Einzug selbst, sondern in den Regeln — gültige Mandate, das passende Verfahren, Fristen, Vorabankündigung, eine Datei, die die Bank akzeptiert.

Die SEPA-Lastschrift in ameax trägt genau diese Regeln: Mandate mit Status und Gültigkeit, Verfahren CORE, COR1 und B2B mit automatischer Fälligkeit, Vorabankündigung auf dem Beleg und ein Sammellauf, der die geprüfte pain.008-Datei erzeugt. Sie ziehen ein — das System sorgt dafür, dass es formal stimmt.