Hub — Dashboards über alle Module

Die meisten Dashboards scheitern nicht an der Grafik, sondern an der Herkunft der Zahlen. Der Vertriebsbericht kommt aus dem CRM, der Umsatz aus der Faktura, die Auslastung aus den Vorgängen — drei Exporte, drei Stände, und in der Besprechung diskutiert man darüber, welche Zahl stimmt, statt über das, was die Zahl bedeutet.

Der Hub setzt eine Ebene tiefer an: Alle Bausteine lesen dieselbe Datenbank mit denselben Berechtigungen. Was Sie im Dashboard sehen, finden Sie in der Liste darunter wieder.

Ein Baustein, sechs Darstellungen

Das ist der Unterschied zu einer Sammlung von Grafiken. In einem üblichen Dashboard ist jede Kachel ein eigenes Stück Software mit eigener Abfrage — und wenn KPI und Diagramm auseinanderlaufen, sucht man tagelang nach dem Grund. Im Hub gibt es je Baustein genau eine Definition. Die Darstellung ist eine Einstellung, keine zweite Auswertung.

Praktisch heißt das: Sie setzen den Zeitraum auf das laufende Quartal und filtern auf eine Abteilung — und Kennzahl, Diagramm und Tabelle ändern sich gemeinsam, weil sie aus derselben Abfrage stammen.

• Kennzahl — der Einzelwert, groß und lesbar: Summe, Anzahl, Durchschnitt.
• Diagramm — Balken oder Linie im Zeitverlauf, gestapelt oder gruppiert im Vergleich.
• Tabelle — die Zahlen je Periode oder Gruppe, wenn es auf den Wert ankommt.
• Liste — die einzelnen Datensätze, mit Sprung in den Kunden oder Vorgang.
• Matrix — Kreuztabelle, etwa Mitarbeiter in den Zeilen und Quartale in den Spalten.
• Planzahl — der Ist-Wert gegen einen Zielwert, mit Tempo-Marke und Hochrechnung.

Welche Darstellungen ein Baustein anbietet, hängt von seinen Daten ab. Der Verkaufschancen-Forecast kann alle sechs, die Top-Produkte sinnvollerweise nur Diagramm und Tabelle.

Die 20 Bausteine

Sie stammen aus drei Bereichen — und genau daran zeigt sich, warum ein Dashboard über Module hinweg mehr ist als eine hübschere Startseite.

Zwei davon lohnen einen zweiten Blick, weil sie Fragen beantworten, die sonst niemand stellt. Die Kunden-Abweichungsanalyse vergleicht den Umsatz je Kunde zwischen zwei Perioden — sie findet den Bestandskunden, der still weniger kauft, bevor er ganz weg ist. Die Auswertung der Prozess-Buttons misst, wie oft welcher Prozessschritt ausgelöst wurde und wie lange er dauerte: Sie sehen, wo Ihr eigener Ablauf hakt, nicht nur wie viel am Ende herauskam.

Gefiltert wird über einen gemeinsamen Satz: Zeitraum, Benutzer, Betreuer, Abteilung, Belegart, Zahlart, Vorgangsstatus. Dazu kommen Ihre eigenen Felder — legt ein Kunde ein Zusatzfeld an, steht es als Filter zur Verfügung, ohne dass jemand etwas dafür programmieren müsste.

Wer was sieht — und mit welchen Daten

Bei Dashboards scheitert die Einführung selten an der Technik, sondern an der Frage, wer welche Zahl sehen darf. Der Hub trennt das in zwei Ebenen, und diese Trennung ist der Grund, warum ein Dashboard für alle funktioniert.

1. Wer sieht den Baustein? Der Zugriff wird je Dashboard und je einzelnem Baustein an Benutzer oder Teams vergeben. Ein Dashboard kann also für alle offen sein und trotzdem einen Baustein enthalten, den nur die Geschäftsführung sieht. Das Recht, ein Dashboard zu verwalten, ist vom Recht, es anzusehen, getrennt.
2. Welche Daten stehen darin? Innerhalb eines Bausteins greift die Berechtigungslogik des jeweiligen Moduls — dieselbe, die auch in der Kunden- oder Verkaufschancen-Liste gilt: eigene und fremde Datensätze, zuständiger Benutzer, Betreuergruppe. Zehn Mitarbeiter sehen denselben Baustein und jeder seine eigenen Zahlen.

Für Leitungs-Dashboards lässt sich ein einzelner Baustein bewusst auf die Gesamtsicht stellen. Das ist eine Einstellung am Baustein, keine Rechteänderung am Benutzer — die Vertriebsleitung bekommt ihre Gesamtsicht, ohne dass jemand mehr Rechte im übrigen System erhält.

Teilen per Link, ohne Zugang

Ein Dashboard lässt sich über einen Link weitergeben, der ohne Anmeldung funktioniert — an den Beirat, die Bank, einen Gesellschafter oder den Steuerberater.

Entscheidend ist, was dieser Link zeigt: einen festgehaltenen Stand, nicht die laufende Datenbank. Beim Erzeugen werden die Zahlen aller Bausteine gespeichert; wer den Link später öffnet, sieht genau diesen Stand. Das ist kein Kompromiss, sondern für den Zweck das Richtige — ein Bericht, über den in zwei Wochen gesprochen wird, soll dieselben Zahlen zeigen wie am Tag des Versands.

• Gültigkeit — zwischen einem und 365 Tagen, Voreinstellung sieben.
• Widerruf — jeder Link lässt sich vorzeitig sperren oder löschen; alle Links eines Dashboards stehen in einer Übersicht.
• Zufälliges Token — der Link ist nicht erratbar, abgelaufene Links werden aufgeräumt.

Dashboards weitergeben

Ein ganzes Dashboard oder ein einzelner Baustein lässt sich als JSON-Datei exportieren und an anderer Stelle wieder importieren — mit allen Filtern, Darstellungen und Einstellungen.

Das klingt technisch, löst aber ein praktisches Problem: Wer einmal ein gutes Vertriebs-Dashboard gebaut hat, muss es nicht bei jedem neuen Mandanten neu zusammenstellen. Ein Partner gibt seine erprobte Zusammenstellung an den Kunden weiter, ein Unternehmen verteilt dasselbe Leitungs-Dashboard an mehrere Standorte.

Startseite mit Kacheln oder Hub?

Ein Bild, das trägt

Ein Dashboard ist dann etwas wert, wenn niemand mehr fragt, woher die Zahl kommt. Weil alle Bausteine dieselbe Datenbank mit denselben Berechtigungen lesen, ist der Weg von der Kennzahl zur Liste und von dort in den einzelnen Kunden kurz — und die Diskussion dreht sich um das Ergebnis statt um den Export.

Wer daraus Steuerung machen will, ergänzt Zielwerte: Dieselben Bausteine tragen Planzahlen mit Ist-Wert, Tempo und Hochrechnung. Und wer eine Auswertung braucht, die über das Dashboard hinausgeht — mit eigenen Spalten, gespeicherten Varianten und CSV-Export —, findet sie im klassischen Auswertungssystem, das auf denselben Daten arbeitet.