Statistiken und gespeicherte Auswertungen

Die Frage ist selten, ob eine Zahl im System steht — sie steht dort. Die Frage ist, ob man in fünf Minuten an sie herankommt, ohne jemanden zu fragen. Wo das nicht geht, entstehen die bekannten Ersatzlösungen: ein Export, eine Tabelle auf dem Laufwerk, eine Formel, die nur einer versteht, und ein Zahlenstand, der schon beim Öffnen veraltet ist.

Im ameax CRM sitzen alle Auswertungen auf demselben Rahmen — deshalb ist das, was Sie in einer Auswertung gelernt haben, in jeder anderen sofort anwendbar.

Ein Rahmen für alle Auswertungen

Über 70 Reports und Cockpits stehen bereit, in 14 Bereichen. Entscheidend ist aber nicht die Zahl, sondern dass sie alle dasselbe können, weil sie auf einer gemeinsamen Grundlage aufsetzen:

• Filter — je Bereich ein vorbereiteter Satz: Kunde, Verkaufschance, Kampagne, Ansprechpartner, Aktivität, Artikel, Objekt, Wiedervorlage. Kombinierbar, bis genau die Menge übrig bleibt, um die es geht.
• Spalten — ein- und ausblendbar, einschließlich Ihrer eigenen Zusatzfelder.
• Gruppierung — mit Zwischensummen und Gesamtsumme.
• Speichern — als benannte Auswertung, privat, freigegeben oder als Standard.
• CSV-Export — direkt aus der Auswertung.
• Rechte — je Auswertung eigenes Recht, dazu die Sichtbarkeit der Daten.

Wer einmal verstanden hat, wie eine Auswertung funktioniert, kann alle bedienen. Das ist in der Praxis mehr wert als eine weitere Grafik.

Auswertungen speichern und freigeben

Eine gute Auswertung entsteht selten beim ersten Versuch. Man filtert, verwirft, filtert erneut — und genau dieses Ergebnis will man nicht jeden Montag neu zusammenbauen. Beim Speichern legen Sie vier Dinge fest:

1. Titel — unter welchem Namen die Auswertung erscheint.
2. Allgemein oder privat — eine allgemeine Auswertung steht allen zur Verfügung. Bleibt sie privat, können Sie beim Speichern einzelne Kollegen ankreuzen, die sie ebenfalls sehen dürfen.
3. Standard-Auswertung — wird beim Öffnen des Bereichs automatisch geladen. So sieht ein Team beim Einstieg immer dieselbe Sicht.
4. Favorit — für den schnellen Zugriff auf das, was Sie täglich brauchen.

Eine bestehende Auswertung lässt sich überschreiben, wobei die bisherigen Einstellungen zum Vergleich eingeblendet werden — man sieht also, was man ersetzt, bevor man es tut.

Der Nutzen zeigt sich in der Besprechung: Wenn alle dieselbe gespeicherte Auswertung öffnen, diskutiert niemand mehr über abweichende Filter. Es gibt nur eine Sicht, und sie hat einen Namen.

Spalten, Gruppierung, Export

Über die Spalten-Konfiguration bestimmen Sie, welche Felder die Auswertung zeigt. Dabei stehen nicht nur die Standardfelder zur Verfügung, sondern auch Ihre eigenen Zusatzfelder — was Sie im System erfassen, können Sie auch auswerten. Die Auswahl gehört zur gespeicherten Auswertung, jede Variante behält also ihre eigene Spaltenzusammenstellung.

Die Gruppierung fasst gleiche Werte zusammen und bildet Zwischensummen sowie eine Gesamtsumme. Aus einer Liste von Datensätzen wird damit eine Aussage: Umsatz je Betreuer, Aktivitäten je Art, Chancen je Status.

Der CSV-Export steht direkt auf der Auswertung. Wichtig ist die Reihenfolge: Erst filtern, gruppieren und Spalten wählen, dann exportieren — Sie geben eine fertige Auswertung weiter, keinen Rohdatenberg, der beim Empfänger erneut aufbereitet werden muss.

Die Auswertungen im Überblick

Die folgende Liste ist der Bestand, nicht eine Auswahl. Welche Einträge ein Benutzer tatsächlich sieht, hängt von seinem Modulumfang und seinen Rechten ab.

Einige Einträge lohnen den zweiten Blick, weil sie Fragen beantworten, die selten jemand stellt. Kunden Mit/Ohne und keine Aktivitäten suchen nicht das Vorhandene, sondern das Fehlende — den Kunden ohne Kontakt, die Chance ohne Wiedervorlage. Objekte Mehrfachauswertung zeigt, welche Objektarten gemeinsam oder gerade nicht gemeinsam bei einem Kunden vorkommen. Und die Adress-Dubletten sind hier eine Auswertung, keine einmalige Bereinigungsaktion.

Wer welche Auswertung sieht

Auswertungen sind der Ort, an dem Zahlen sichtbar werden, die nicht jeden angehen. Deshalb greifen zwei Ebenen:

• Die Auswertung selbst — jede hat ein eigenes Recht und ist an ihr Modul gebunden. Ohne Faktura keine Faktura-Auswertungen, ohne Recht kein Login-Protokoll. Was jemand nicht sehen darf, steht auch nicht im Menü.
• Die Daten darin — innerhalb einer Auswertung gilt dieselbe Sichtbarkeit wie in den Listen: eigene und fremde Datensätze, zuständiger Benutzer, Betreuergruppe.

Damit lässt sich dieselbe gespeicherte Auswertung an das ganze Team geben, ohne dass jemand Zahlen sieht, die ihn nichts angehen.

Export nach Excel oder Auswertung im System?

Nicht mehr Berichte, sondern ein System dahinter

Der Unterschied zwischen einer Software mit vielen Berichten und einer mit einem Auswertungssystem zeigt sich erst nach ein paar Monaten: Im ersten Fall wächst die Liste der Berichte, die niemand mehr kennt. Im zweiten wächst die Liste der gespeicherten Auswertungen, die jemand mit Absicht angelegt und benannt hat.

Wer dieselben Zahlen zusätzlich als Dashboard braucht — als Kennzahl, Diagramm oder Matrix, gemeinsam gefiltert und teilbar per Link —, findet sie im Hub, der auf denselben Daten und denselben Rechten arbeitet.