Sie legen jetzt fest, wie lange die Tonaufnahme einer Sprachnotiz aufbewahrt wird. Nach Ablauf dieser Frist löscht ameax die Audiodatei selbsttätig — der transkribierte Text bleibt erhalten, ebenso die Aktivität mit allem, was daran hängt.
Damit behalten Sie den Inhalt, um den es geht, und tragen die Aufnahme nicht länger mit, als Sie es müssen.
Wo Sie es einstellen
In den Aktivitäten-Einstellungen, Abschnitt „Dokumente und Dateien", steht das Feld:
„Audio-Mitschnitte (Sprachnotizen) automatisch löschen nach Monaten (0 = nie löschen). Der transkribierte Text bleibt erhalten."
Sie tragen eine Zahl in Monaten ein — etwa 6, wenn eine Aufnahme ein halbes Jahr verfügbar bleiben soll. Die Vorgabe ist 0 und bedeutet: nie löschen. Wer nichts ändert, für den bleibt alles wie bisher.
Was genau gelöscht wird
Ausschließlich die Audiodatei der Sprachnotiz. Nicht betroffen sind:
- der transkribierte Text — er bleibt vollständig an der Aktivität
- die Aktivität selbst mit Betreff, Datum und Zuordnung
- andere Dateien an derselben Aktivität — Fotos, PDF-Anhänge, echte Tonaufnahmen, die keine Sprachnotiz sind
Gerechnet wird ab dem Anlagedatum der Aufnahme. Das Aufräumen läuft mit den übrigen nächtlichen Routinen; es gibt nichts anzustoßen und nichts zu überwachen.
Warum das nützlich ist
Eine Sprachnotiz ist im Moment der Aufnahme das schnellste Mittel, ein Gesprächsergebnis festzuhalten. Ihr bleibender Wert steckt aber im Text, nicht im Ton — den liest man später, die Aufnahme hört sich kaum jemand ein zweites Mal an.
Eine Tonaufnahme ist zugleich das Persönlichste, was in einer Aktivität liegen kann: eine Stimme, oft mit Nebengeräuschen und Gesprächspartnern. Sie nur so lange aufzubewahren, wie es einen Grund dafür gibt, ist gute Praxis — und mit dieser Einstellung nun eine Frage von einer Zahl.