Was ist eine Abschlagsrechnung?
Mit einer Abschlagsrechnung verlangt der Auftragnehmer eine Zahlung für Leistungen, die er bereits erbracht hat oder die nach einem vereinbarten Zahlungsplan fällig werden. Der Auftrag läuft weiter. Erst die Schlussrechnung rechnet den gesamten Auftrag ab und zieht alle Abschläge wieder ab.
Gängige andere Namen sind Abschlagszahlung (die Zahlung selbst), Akontozahlung oder Zahlung a conto („auf Rechnung“). Steuerlich ist eine Abschlagsrechnung eine Rechnung über eine Anzahlung, deshalb spricht das Umsatzsteuergesetz von „Anzahlungen“ und „Teilentgelten“.
Ein Abschlag ist keine endgültige Bezahlung. Er ist eine vorläufige Zahlung auf die Gesamtvergütung. Stellt sich am Ende heraus, dass weniger geleistet wurde, als über Abschläge bezahlt ist, muss der Auftragnehmer die Differenz erstatten.
Abschlagsrechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung: der Unterschied
| Rechnungsart | Was wird abgerechnet? | Endgültig? |
|---|---|---|
| Abschlagsrechnung | Ein Teil des Gesamtpreises, nach Leistungsstand oder Zahlungsplan | Nein, wird mit der Schlussrechnung verrechnet |
| Vorauszahlungsrechnung | Eine Zahlung, bevor überhaupt geleistet wurde, zum Beispiel für Material | Nein, wird ebenfalls verrechnet |
| Teilrechnung | Eine abgeschlossene, abgenommene Teilleistung, zum Beispiel ein Bauabschnitt, positionsgenau | Ja, für diesen Teil |
| Schlussrechnung | Der gesamte Auftrag, abzüglich aller Abschläge | Ja |
In der Praxis werden die Begriffe oft vermischt. Für die Umsatzsteuer kommt es nicht auf den Namen an, sondern darauf, ob eine Leistung schon ausgeführt ist (Teilrechnung) oder ob Geld vor der Leistung fließt (Abschlag, Anzahlung).
Nicht zu verwechseln ist die Abschlagsrechnung mit der Dauerrechnung: Die gilt für eine wiederkehrende Leistung mit gleichbleibendem Betrag, etwa Miete oder Wartung, und wird nur einmal gestellt.
Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung muss alle Angaben einer normalen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Kunden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Rechnungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
- Art und Umfang der Leistung, auf die der Abschlag gezahlt wird
- Zeitpunkt der Zahlung, wenn er schon feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
- Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag, oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- bei Bauleistungen an Privatpersonen: der Hinweis, dass die Rechnung zwei Jahre aufzubewahren ist
Damit die Abschläge später sauber verrechnet werden können, gehören zusätzlich auf die Rechnung:
- die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ mit laufender Nummer, zum Beispiel „2. Abschlagsrechnung“
- der Bezug auf Auftrag oder Angebot
- der Leistungsstand oder der Abschnitt des Zahlungsplans, auf den sich der Abschlag bezieht
- die bisher gestellten Abschläge
Wie hoch darf eine Abschlagszahlung sein?
Die Höhe richtet sich nach dem Vertrag. Ist dort nichts vereinbart, gilt bei Werkverträgen § 632a BGB: Der Auftragnehmer kann einen Abschlag in Höhe des Wertes der Leistungen verlangen, die er erbracht hat und die nach dem Vertrag geschuldet sind. Er muss sie durch eine Aufstellung nachweisen, die eine schnelle und sichere Beurteilung erlaubt. Ist die Leistung mangelhaft, darf der Kunde einen angemessenen Teil zurückhalten.
Für einige Fälle gibt es feste Regeln:
- Verbraucherbauvertrag (§ 650m BGB): Alle Abschläge zusammen dürfen 90 % der Gesamtvergütung nicht übersteigen. Mit dem ersten Abschlag erhält der Verbraucher eine Sicherheit von 5 % der Vergütung für die rechtzeitige und mangelfreie Fertigstellung.
- VOB/B-Verträge (§ 16 VOB/B): Abschläge in Höhe der nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistung, in möglichst kurzen Abständen. Sie werden 21 Tage nach Zugang der Aufstellung fällig.
Im Geschäft zwischen Unternehmen ist ein Zahlungsplan üblich, der im Angebot steht. Ein Beispiel: 30 % bei Auftragserteilung, 30 % nach Lieferung des Materials, 30 % nach Montage, der Rest mit der Schlussrechnung. Wer den Plan vorher festlegt, vermeidet Streit über die Höhe der einzelnen Abschläge.
Muster: Abschlagsrechnung und Schlussrechnung an einem Beispiel
Ein Auftrag über 50.000 € netto wird nach dem Zahlungsplan oben abgerechnet, mit 19 % Umsatzsteuer. Jede der drei Abschlagsrechnungen sieht so aus:
| 2. Abschlagsrechnung zu Auftrag A-2026-114 | Betrag |
|---|---|
| Abschlag 30 % nach Lieferung des Materials, Auftragssumme 50.000,00 € netto | 15.000,00 € |
| zzgl. 19 % Umsatzsteuer | 2.850,00 € |
| Zahlbetrag | 17.850,00 € |
| Bisher gestellt: 1. Abschlagsrechnung Nr. 2026-0412 vom 02.09.2026 über 15.000,00 € netto |
Nach drei Abschlägen sind 45.000 € netto und 8.550 € Umsatzsteuer bezahlt. Die Schlussrechnung führt die gesamte Leistung auf und zieht die Abschläge mit ihrer Umsatzsteuer ab:
| Schlussrechnung zu Auftrag A-2026-114 | Netto | USt 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| Gesamtleistung laut Auftrag | 50.000,00 € | 9.500,00 € | 59.500,00 € |
| abzüglich 1. Abschlagsrechnung Nr. 2026-0412 | −15.000,00 € | −2.850,00 € | −17.850,00 € |
| abzüglich 2. Abschlagsrechnung Nr. 2026-0468 | −15.000,00 € | −2.850,00 € | −17.850,00 € |
| abzüglich 3. Abschlagsrechnung Nr. 2026-0533 | −15.000,00 € | −2.850,00 € | −17.850,00 € |
| Restbetrag | 5.000,00 € | 950,00 € | 5.950,00 € |
Wichtig ist die Spalte Umsatzsteuer. Weist die Schlussrechnung die volle Steuer von 9.500 € aus, ohne die bereits berechnete Steuer abzuziehen, schuldet der Auftragnehmer die doppelt ausgewiesene Steuer dem Finanzamt (§ 14c UStG), bis er die Rechnung berichtigt.
Umsatzsteuer bei Abschlagszahlungen
Bei Abschlägen gilt die sogenannte Mindest-Istversteuerung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Die Umsatzsteuer entsteht nicht erst mit der Leistung, sondern mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht. Das gilt auch für Unternehmen, die sonst nach vereinbarten Entgelten versteuern. Entscheidend ist der Zahlungseingang, nicht das Datum der Abschlagsrechnung.
Der Kunde darf die Vorsteuer aus einer Abschlagsrechnung abziehen, sobald ihm die Rechnung vorliegt und er gezahlt hat (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG).
In der Schlussrechnung müssen die vereinnahmten Abschläge und die darauf entfallende Steuer abgesetzt werden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Das Muster oben zeigt, wie das aussieht.
Abschlagsrechnung buchen
Weil der Umsatz erst mit der Schlussrechnung entsteht, werden Abschläge nicht als Erlös gebucht, sondern als Anzahlung. In den DATEV-Standardkontenrahmen sind das üblicherweise diese Konten:
| Wer | Vorgang | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|
| Auftragnehmer | Zahlungseingang auf den Abschlag: Bank an erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt | 1718 | 3272 |
| Auftraggeber | Zahlung des Abschlags: geleistete Anzahlungen 19 % Vorsteuer an Bank | 1518 | 1186 |
Mit der Schlussrechnung werden die Anzahlungen aufgelöst: Beim Auftragnehmer wird der gesamte Auftrag als Erlös gebucht und die erhaltenen Anzahlungen dagegen verrechnet. Offen bleibt der Restbetrag. Wie die Buchung im Einzelfall aussieht, hängt von Kontenrahmen und Steuerart ab. Stimmen Sie das mit Ihrer Steuerberatung ab.
Abschlagsrechnungen als E-Rechnung
Abschlagsrechnungen sind Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Für sie gilt deshalb auch die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen in Deutschland:
- seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
- ab 1. Januar 2028: Pflicht zum Versand für alle Unternehmen
Eine Abschlagsrechnung als PDF per E-Mail reicht danach nicht mehr. Sie muss als XRechnung oder ZUGFeRD verschickt werden. Eine erhaltene E-Rechnung können Sie mit unserem E-Rechnung-Viewer kostenlos lesen und prüfen.
Häufige Fragen
Ist bei Abschlagszahlungen Umsatzsteuer fällig?
Ja. Die Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem der Abschlag eingeht, auch wenn die Leistung noch nicht fertig ist. Die Abschlagsrechnung weist sie deshalb gesondert aus.
Was bedeutet „Zahlung a conto“?
„A conto“ heißt „auf Rechnung“. Eine A-conto-Zahlung oder Akontozahlung ist eine Zahlung auf eine noch nicht endgültig abgerechnete Forderung, also eine Abschlagszahlung.
Ist eine Schlussrechnung zwingend nötig?
Ja, wenn Abschläge gezahlt wurden. Abschläge sind vorläufig. Erst die Schlussrechnung stellt fest, was der Auftrag insgesamt kostet, und verrechnet die Abschläge. Umsatzsteuerlich muss sie die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer absetzen.
Was ist eine Teilschlussrechnung?
Eine Teilschlussrechnung rechnet einen in sich abgeschlossenen und abgenommenen Teil eines Auftrags endgültig ab, zum Beispiel ein fertiges Gebäude in einem größeren Bauvorhaben. Anders als ein Abschlag ist sie für diesen Teil final.
Was tun, wenn der Kunde einen Abschlag nicht zahlt?
Ein fälliger Abschlag ist eine eigene Forderung. Der Kunde kommt nach einer Mahnung in Verzug, unter Unternehmen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Dann können Sie Verzugszinsen verlangen, die Sie mit dem Verzugszinsrechner ausrechnen. Bei VOB/B-Verträgen darf der Auftragnehmer nach einer erfolglosen Nachfrist die Arbeit einstellen, bis gezahlt ist.
Abschlagsrechnungen mit Software erstellen
Von Hand ist die Abschlagsrechnung selbst nicht das Problem. Schwierig wird es bei der Schlussrechnung: Welche Abschläge wurden gestellt, welche bezahlt, mit welcher Steuer? Bei mehreren Aufträgen gleichzeitig geht dabei leicht ein Abschlag verloren oder wird doppelt abgezogen.
In der ameax Faktura entstehen Abschlagsrechnungen direkt aus dem Auftrag, nach Prozent oder als fester Betrag. Der Auftrag zeigt jederzeit, was abgerechnet und was noch offen ist. Die Schlussrechnung zieht alle Abschläge mit ihrer Umsatzsteuer automatisch ab. Rechnungen erstellt die Faktura auch als E-Rechnung. Offene Abschläge erscheinen in den offenen Posten und können gemahnt werden.
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