Was ist eine Dauerrechnung?
Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung über eine Leistung, die regelmäßig wiederkehrt und jedes Mal gleich viel kostet. Sie wird einmal ausgestellt und gilt für alle folgenden Zeiträume, bis sich etwas ändert. Der Kunde bekommt also nicht jeden Monat eine neue Rechnung, sondern bezahlt jeden Monat auf Grundlage derselben Dauerrechnung.
Möglich ist das, weil das Umsatzsteuergesetz nicht verlangt, dass jede Rechnung „Rechnung" heißt oder für genau einen Monat gilt. Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Die Angaben dürfen sogar auf mehrere Dokumente verteilt sein (§ 31 Abs. 1 UStDV). Deshalb kann auch ein Mietvertrag mit allen Pflichtangaben als Dauerrechnung dienen.
Typische Einsätze:
- Miete und Pacht von Büros, Lagerflächen, Stellplätzen oder Maschinen
- Leasingraten
- Wartungsverträge und Hausmeisterservice mit monatlicher Pauschale
- Pauschalhonorare, etwa eines Steuerberaters
- Software, Hosting oder Service zum festen Monatspreis
Dauerrechnung, fortlaufende Rechnung, Sammelrechnung: der Unterschied
| Rechnungsart | Wie oft wird sie ausgestellt? | Wofür? |
|---|---|---|
| Dauerrechnung | einmal, gilt bis zur nächsten Änderung | gleichbleibende wiederkehrende Leistung |
| Fortlaufende Rechnung (Abo-Rechnung) | jede Periode neu, mit eigener Nummer | wiederkehrende Leistung, auch mit wechselnden Beträgen |
| Sammelrechnung | einmal am Ende eines Zeitraums | mehrere Lieferungen oder Leistungen zusammengefasst |
| Abschlagsrechnung | mehrmals während eines Auftrags | Teilbeträge vor der Schlussrechnung |
Die Verwechslung liegt nahe: Eine Dauerrechnung ist keine Rechnung, die jeden Monat neu erstellt wird. Wer jeden Monat eine Rechnung schickt, stellt fortlaufende Rechnungen. Das ist ebenso zulässig, aber mehr Aufwand für beide Seiten.
Pflichtangaben einer Dauerrechnung
Für die Dauerrechnung gelten dieselben Pflichtangaben wie für jede Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG:
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- eine einmalige Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistung, zum Beispiel „Wartung der Heizungsanlage, Objekt Lindenstraße 5"
- der Leistungszeitraum, zum Beispiel „monatlich ab 1. Januar 2027"
- das Entgelt je Zeitraum, netto
- Steuersatz und Steuerbetrag je Zeitraum, oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Zwei Besonderheiten erleichtern die Dauerrechnung:
- Eine Nummer reicht. Die einzelnen Zahlungen brauchen keine eigene fortlaufende Nummer. Als Rechnungsnummer genügt auch eine einmalige Nummer aus dem Vertrag, etwa eine Objekt- oder Vertragsnummer (Abschnitt 14.5 Abs. 12 UStAE).
- Der Zeitraum darf sich aus der Zahlung ergeben. Steht im Vertrag nicht, für welchen Zeitraum eine Zahlung gilt, reicht es, wenn er aus dem jeweiligen Zahlungsbeleg hervorgeht, zum Beispiel aus dem Überweisungsauftrag (Abschnitt 14.1 Abs. 18 UStAE).
Sinnvoll ist außerdem ein Satz, der klarstellt, wie lange die Dauerrechnung gilt, und dass sie zusammen mit den Zahlungsnachweisen aufzubewahren ist.
Muster: So sieht eine Dauerrechnung aus
Eine Dauerrechnung sieht aus wie eine normale Rechnung. Der Unterschied steckt im Titel, im Text zur Geltungsdauer und darin, dass die Positionen den Betrag je Zeitraum zeigen. Ein Beispiel für einen Wartungsvertrag mit 19 % Umsatzsteuer:
| Dauerrechnung Nr. DR-2027-0012 | |
|---|---|
| Rechnungssteller | Beispiel Haustechnik GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, USt-IdNr. DE123456789 |
| Rechnungsempfänger | Muster Immobilien GmbH, Lindenstraße 5, 12345 Musterstadt |
| Rechnungsdatum | 15.12.2026 |
| Vertrag | Wartungsvertrag WV-0815 vom 01.12.2026 |
| Leistungszeitraum | monatlich, ab 01.01.2027 bis auf Weiteres |
| Position | je Monat |
|---|---|
| Wartung der Heizungs- und Lüftungsanlage, Objekt Lindenstraße 5 | 320,00 € |
| Hausmeisterservice, Pauschale | 160,00 € |
| Summe netto | 480,00 € |
| zzgl. 19 % Umsatzsteuer | 91,20 € |
| Betrag je Monat | 571,20 € |
Darunter steht ein Text wie dieser:
Diese Dauerrechnung gilt für alle Leistungsmonate ab Januar 2027, bis sie durch eine neue Dauerrechnung ersetzt wird. Der Betrag wird jeweils zum 3. eines Monats per SEPA-Lastschrift eingezogen. Bitte bewahren Sie diese Rechnung zusammen mit den Zahlungsnachweisen auf.
Manche Unternehmen fügen statt „bis auf Weiteres" einen Zahlungsplan mit allen Fälligkeiten eines Jahres an und stellen die Dauerrechnung jährlich neu aus. Beides ist zulässig.
Umsatzsteuer und Vorsteuer bei Dauerrechnungen
Steuerlich ist jeder Monat eine eigene Teilleistung. Die Umsatzsteuer entsteht deshalb Monat für Monat, nicht auf einmal für die gesamte Laufzeit. Der Kunde zieht die Vorsteuer ebenfalls monatlich, mit der Dauerrechnung als Rechnung und dem Zahlungsnachweis für den jeweiligen Monat.
Ändert sich der Steuersatz, muss die Dauerrechnung angepasst werden. Das war zum Beispiel nötig, als die Umsatzsteuer im zweiten Halbjahr 2020 vorübergehend auf 16 % sank. Weist eine Rechnung mehr Umsatzsteuer aus, als geschuldet ist, schuldet der Aussteller den Mehrbetrag trotzdem, bis er die Rechnung berichtigt (§ 14c UStG).
Wann Sie eine neue Dauerrechnung brauchen
Eine Dauerrechnung gilt nur, solange alle Angaben stimmen. Eine neue ist nötig, wenn sich eine Pflichtangabe ändert:
- Der Preis steigt oder sinkt, etwa durch eine Indexierung.
- Eine Leistung kommt hinzu oder fällt weg.
- Der Steuersatz ändert sich.
- Name oder Anschrift einer Vertragspartei ändern sich.
Die neue Dauerrechnung nennt den Zeitpunkt, ab dem sie gilt. Die alte bleibt für die Monate davor gültig.
Dauerrechnung und E-Rechnungspflicht
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie sie im Geschäft mit anderen Unternehmen ab 2027. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Umsatz hatte, hat Zeit bis Ende 2027. Für Dauerrechnungen hat das Bundesfinanzministerium im Schreiben vom 15. Oktober 2025 geregelt, wie das geht:
- Eine E-Rechnung reicht. Bei einem Dauerschuldverhältnis genügt es, einmal für den ersten Zeitraum eine E-Rechnung auszustellen. Darin hängt der Vertrag an, oder aus dem Inhalt geht klar hervor, dass es eine Dauerrechnung ist (Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE).
- Die Rechnungsnummer gehört in die Daten. Sie muss im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Eine einmalige Vertrags- oder Objektnummer genügt (Abschnitt 14.5 Abs. 12 UStAE).
- Bestehende Dauerrechnungen bleiben gültig. Eine zulässig auf Papier oder als PDF ausgestellte Dauerrechnung muss nicht zusätzlich als E-Rechnung kommen, solange sich nichts ändert.
- Bei Änderungen kommt die E-Rechnung. Ändern sich Pflichtangaben, etwa durch eine Mieterhöhung, muss die Änderung in einer neuen E-Rechnung stehen, sobald die E-Rechnungspflicht für Sie gilt.
Für Privatkunden gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Dort bleibt die Dauerrechnung als PDF oder auf Papier.
Dauerrechnung und Lastschrift: abbuchen statt jeden Monat abrechnen
Ihre volle Wirkung entfaltet die Dauerrechnung zusammen mit der SEPA-Lastschrift. Der Kunde prüft die Rechnung einmal und erteilt ein Mandat. Danach wird jeden Monat abgebucht, und seine Buchhaltung verbucht die Abbuchung anhand von Kontoauszug und Dauerrechnung.
Das ist mehr als Bequemlichkeit. Eine monatliche Rechnung geht beim Kunden jeden Monat durch die Rechnungsprüfung: Jemand gibt sie frei, fragt nach und überlegt vielleicht, ob die Leistung noch gebraucht wird. Bei einer Abbuchung auf Grundlage einer Dauerrechnung entfällt dieser monatliche Anlass. Der Vertrag läuft, und das Geld kommt zum Fälligkeitstag.
Geht eine Lastschrift zurück, ist der Betrag wieder offen. Er wird dann gemahnt und überwiesen wie jede andere offene Forderung.
Häufige Fragen
Ist eine Dauerrechnung eine richtige Rechnung?
Ja. Wenn sie alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält, ist sie eine vollwertige Rechnung, und der Kunde kann daraus die Vorsteuer ziehen, jeden Monat für den jeweiligen Zeitraum.
Wie lange gilt eine Dauerrechnung?
So lange, bis sich eine Pflichtangabe ändert, etwa der Preis oder der Steuersatz. Eine feste Höchstdauer gibt es nicht. Viele Unternehmen stellen sie trotzdem jährlich neu aus, damit Kunden und Buchhaltung einen aktuellen Beleg haben.
Braucht jede monatliche Zahlung eine eigene Rechnungsnummer?
Nein. Die Zahlungen brauchen keine eigene fortlaufende Nummer. Die Dauerrechnung hat eine Nummer, und die gilt für alle Zeiträume.
Kann ein Mietvertrag die Dauerrechnung ersetzen?
Ja, wenn er alle Pflichtangaben enthält, also auch Steuernummer, Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, kann sie in einem anderen Dokument stehen, auf das der Vertrag verweist.
Muss eine Dauerrechnung ab 2027 eine E-Rechnung sein?
Im Geschäft mit Unternehmen ja, sobald die Ausstellungspflicht für Sie gilt und Sie eine neue Dauerrechnung ausstellen. Bestehende Dauerrechnungen auf Papier oder als PDF gelten weiter, bis sich etwas ändert.
Was passiert bei einer Preiserhöhung?
Sie stellen eine neue Dauerrechnung mit dem neuen Betrag und dem Datum aus, ab dem er gilt. Die bisherige Dauerrechnung bleibt für die Zeit davor gültig.
Dauerrechnungen mit ameax
In der ameax Faktura ist die Dauerrechnung ein eigener Belegtyp mit eigenem Nummernkreis und eigenen Texten. Zusammen mit der Abo-Verwaltung entsteht daraus der ganze Ablauf: Aus dem Abo legen Sie die Dauerrechnung an, und das Abo erzeugt danach jeden Monat einen Abbuchungsbeleg, der per SEPA-Lastschrift eingezogen und an die Buchhaltung übergeben wird. Ändert sich der Leistungsumfang, entsteht die neue Dauerrechnung wieder aus dem Abo.
Wie das im Detail funktioniert, zeigt die Funktionsseite Dauerrechnung. Sie können ameax 30 Tage lang kostenlos testen.